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Assistance

4 indications que Outlook ne suffira pas comme boîte de réception partagée

Andrej Csizmadia

Andrej Csizmadia

Dernière modification le March 4, 2021 à 3:50 pm

L’une des premières mesures que les entrepreneurs prennent lorsqu’ils créent une nouvelle entreprise est de créer une adresse électronique comme hello@company.com pour communiquer avec leurs clients et partenaires. Si vous êtes une entreprise individuelle et que vous utilisez Gmail ou Outlook pour gérer vos demandes d’assistance, tout devrait bien se passer. Les deux vous permettent de répondre facilement, de supprimer et de tagger des e-mails, de connecter plusieurs adresses e-mail et bien plus encore.

Environ 40 % de nos clients commencent à utiliser LiveAgent après avoir utilisé une boîte de réception partagée. La raison la plus fréquente pour laquelle ils passent d’une boîte de réception Outlook ou Gmail à LiveAgent est tout simplement parce que leur entreprise grandit. Les problèmes de gestion des e-mails apparaissent généralement lorsqu’il y a plus d’une personne dans l’équipe. Le nombre d’e-mails commence à augmenter et l’attribution des e-mails aux membres de l’équipe est inexistante. C’est alors que les entreprises se rendent compte qu’il est temps de changer.

4 indications que Outlook ne suffira pas comme boîte de réception partagée

Prenons du recul et voyons pourquoi il est temps d’améliorer les capacités de votre boîte de réception partagée. En d’autres termes, passez à LiveAgent !

1. Trop d’agents dans votre équipe

Comme il n’est pas possible d’attribuer des e-mails à des personnes en particulier, il arrive souvent qu’elles travaillent à leur insu sur le même e-mail client, en répondant souvent différemment. La “détection de collision d’agents” de LiveAgent vous permet de voir qui répond à un e-mail et même de voir ce qu’ils tapent en temps réel. LiveAgent montre à vos clients que votre équipe est bien organisée et cohérente.

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2. E-mails manqués

Les restrictions de la configuration d’une boîte de réception partagée peuvent entraîner des problèmes pour votre équipe service client. Les e-mails sont perdus, oubliés ou supprimés accidentellement et personne n’est responsable. Votre équipe service client se développe au fur et à mesure que l’entreprise se développe et ces situations sont de plus en plus fréquentes ? Il est essentiel de créer un flux de travail pour automatiser les tâches simples. LiveAgent conserve l’historique complet de vos e-mails.

3. Pas de priorités ou de dossiers

Tous vos clients méritent une attention et des réponses rapides, mais ce n’est un secret pour personne que vos meilleurs clients représentent une part importante de votre activité. C’est pourquoi ils méritent une attention particulière. Une boîte de réception partagée ne vous permet pas de donner la priorité à certains e-mails, vous pouvez donc perdre facilement un e-mail d’un de vos clients importants. La définition des priorités est étroitement liée aux fonctionnalités de la boîte aux lettres et à l’attribution de balises et d’accords de niveau de service (SLA). Utilisez LiveAgent dès maintenant et améliorez votre service client.

4. Atteignez vos clients par Facebook, Twitter ou téléphone

La clé du succès réside dans la rapidité des réponses fournies par le service client. Si vous ne répondez pas assez vite à leurs e-mails, ils vous appelleront ou vous contacteront sur Twitter ou Facebook. Si vous n’avez aucun moyen de regrouper les demandes provenant de plusieurs canaux d’assistance, vos agents peuvent être désorientés. Si vous disposez d’un logiciel d’assistance, vous connaîtrez chaque client où que vous le rencontriez, et vous verrez l’état d’avancement de sa demande sur chaque canal d’assistance.

Une version plus intelligente que Outlook

La boîte de réception commune de LiveAgent garantit qu'aucun travail n'est dupliqué ou effacé en envoyant des avertissements lorsqu'un agent tente de répondre à un ticket sur lequel on travaille déjà.

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Andrej Csizmadia

Andrej Csizmadia

Growth Marketer

Andy is Growth Marketer at LiveAgent. Previously, he studied International Relations and Business Diplomacy and was active as a volunteer in the world's largest student run organization, AIESEC. Running, music and reading books are his favourite free-time activities.

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