Pourquoi devriez-vous intégrer des logiciels ?

De nos jours, il est normal d’avoir et d’utiliser au moins un logiciel dans une entreprise, n’est-ce pas ? Il y a quelques années, ce n’était pas si évident ; maintenant, c’est obligatoire. Même par le passé, les entreprises qui disposaient de logiciels puissants les considéraient comme un avantage concurrentiel ; aujourd’hui, ce n’est plus un avantage ; c’est une nécessité. De plus, l’intégration de logiciels est la nécessité d’aujourd’hui.

Il est important de noter que 17 % des vendeurs citent le manque d’intégration avec d’autres outils comme le plus grand défi de leurs emplois. Cette statistique souligne l’importance critique de l’intégration de logiciels dans les opérations commerciales modernes.

Logiciels et matériel informatique

Il y a quelque temps, il était nécessaire d’avoir vos propres serveurs, où vous conserviez vos systèmes, vos informations et vos données. De cette façon, vous étiez ’ sûr ’ que tout était sous votre contrôle, dans un endroit que vous possédiez.

Cette pratique était la plus courante. Il y avait des logiciels installables bien connus disponibles uniquement sur les PC. Même jusqu’à aujourd’hui, de nombreuses entreprises (de toutes tailles) continuent d’utiliser des logiciels installables et sur site en raison de politiques de sécurité internes, ou simplement parce que changer ce type de systèmes dans de grandes structures bureaucratiques est quelque peu complexe et chronophage.

L’utilisation de logiciels sur site installés localement nécessite du MATÉRIEL INFORMATIQUE. Et le matériel informatique (en plus du logiciel) est aussi un investissement. Vous devez garder à l’esprit que l’équipement que vous utilisez aujourd’hui deviendra obsolète et vous serez obligé de le mettre à niveau.

La nouvelle ère

Aujourd’hui, grâce aux célèbres plateformes de communication cloud ou aux solutions logicielles en tant que service (SaaS), vous n’aurez jamais, jamais à vous soucier de maintenir votre baie de serveurs à jour avec des serveurs coûteux, et mieux encore, vous n’aurez pas à vous soucier de la sécurité.

Comment est-ce possible ? Eh bien, pour le dire simplement, certaines entreprises offrent le service de fonctionner comme votre serveur, mais dans le cloud (via Internet). Donc, au lieu de vous soucier du matériel informatique, vous leur confiez la responsabilité ; et pour la sécurité aussi, en utilisant des CERTIFICATS HAUTEMENT réputés. Dans la plupart des cas, ces entreprises sont Google Cloud et Amazon Web Services.

Qu’est-ce que l’intégration de logiciels en premier lieu ?

Donc, au moment où vous décidez de déplacer vos opérations vers un environnement logiciel basé sur le cloud, il y a de nombreux systèmes parmi lesquels vous pouvez choisir. Et de nombreuses nouvelles opportunités s’offrent à vous. L’une de ces opportunités s’appelle intégration de logiciels.

Elle vous permet de connecter les outils et systèmes que vous utiliseriez normalement séparément dans une seule plateforme. Grâce à leur connexion, vous permettez à différentes solutions et applications d’échanger des données et de communiquer les unes avec les autres. Toutes les données sont stockées au même endroit ; votre équipe n’a pas besoin de se connecter à différents systèmes pour faire le même travail ou trouver les informations dont elle a besoin.

De nombreuses tâches manuelles ou fastidieuses sont automatisées et les processus métier unifiés. Vous pouvez tirer le meilleur parti de votre logiciel et exploiter la puissance de la synergie en combinant leurs meilleures fonctionnalités.

Comment les systèmes communiquent-ils ?

D’accord, alors comment ces systèmes peuvent-ils communiquer les uns avec les autres ? C’est le principal défi d’avoir plusieurs logiciels. Et c’est là que l’utilisation réelle des API (Application Programming Interfaces) entre en jeu.

Les API sont définies comme des ensembles de procédures et de fonctions qui permettent à différents systèmes et applications d’accéder aux données ou aux fonctionnalités d’un autre logiciel ou solution. Une API est une connexion programmable entre de nombreux outils qui spécifie quelles données peuvent être déplacées d’une entité à une autre. De cette façon et grâce à la technologie, vous pouvez automatiser de nombreux, nombreux processus que vous menez dans vos organisations en utilisant différentes solutions.

Regardons quelques exemples :

• Quand un prospect devient un client (cela se produit dans un CRM), vous voulez que le système déclenche une action dans l’ERP, prépare une facture électronique et l’envoie à l’email du nouveau client.
• Chaque fois que vous ajoutez un nouveau produit à votre ERP et que le stock est supérieur à 0, vous voulez que le système l’ajoute sur eBay et Amazon au même prix, et que chaque changement de prix se fasse automatiquement.
• Quand quelqu’un termine une tâche, le système de gestion de projet devrait informer la personne responsable suivante qu’elle doit commencer la tâche suivante. À la fin de ce processus, le système devrait vous envoyer un email automatique avec un PDF du résumé de ce qui a été fait et du temps passé par chacune des personnes sur leurs tâches.

Et il y a des milliers et des milliers d’autres exemples.

Quels types de logiciels ou systèmes pouvez-vous intégrer ?

Comme mentionné ci-dessus, peu à peu, les entreprises réalisent qu’elles ont besoin de logiciels basés sur le cloud. Mais généralement, elles ont besoin de plusieurs types de logiciels, chacun servant un objectif principal. Un logiciel qui fait tout ce dont vous avez besoin n’existe probablement pas. Et s’il en existe un, ce n’est pas un bon.

Si vous dirigez une petite entreprise, vous pouvez trouver un logiciel qui offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Mais ce que je veux dire, c’est qu’un logiciel global qui couvre tout ce dont la plupart des entreprises ont besoin n’existe pas. Vous devez l’intégrer avec d’autres outils pour étendre ses fonctionnalités et capacités.

Ce sont les principaux types de systèmes utilisés dans les entreprises de toutes tailles :

ERP (Enterprise Resource Planning)

C’est l’acteur principal au sein de chaque organisation qui l’utilise. Les entreprises utilisent l’ERP pour stocker les données de nombreuses activités commerciales, où vous avez également la gestion générale des coûts, des dépenses, des paiements, des collections, de la gestion des dépenses, ainsi que d’autres choses comme la production, la logistique, etc.

Logiciel d’assistance

Le logiciel d’assistance est une solution qui vous permet de fournir à vos clients tous les types d’assistance via différents canaux. Il devrait inclure la communication par email, un centre d’appels, un chat en direct et la possibilité de gérer les interactions sur les réseaux sociaux. Tout rassemblé sous un même toit et accessible dans une boîte de réception partagée.

CRM (Customer Relationship Management)

C’est un logiciel qui vous permet d’établir des relations avec vos prospects avant qu’ils ne deviennent des clients, et pendant qu’ils sont vos clients. Il peut également être utilisé par vos vendeurs pour gérer les processus de vente. (Exemple : HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Logiciel conçu pour aider à automatiser les processus métier internes et les flux de travail. Le logiciel BPM est couramment utilisé par les entreprises de taille moyenne à grande. Ces systèmes ont tendance à se concentrer sur l’analyse et l’amélioration à long terme et continues et permettent aux utilisateurs de contrôler la clarté des processus et d’être de plus en plus productifs. (Exemple : KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

Un système CMS qui nous permet de créer et de gérer le contenu de notre site web, blog, pages de destination.

HRS (Human Resources System)

Système conçu principalement pour gérer les processus de ressources humaines nécessaires au sein d’une organisation, documenter les accords avec chacun des employés, organiser les congés, et plus. Pourrait être aussi tout autre logiciel RH, comme Toggl ou Sparkbay.

Ce ne sont que quelques exemples de types de logiciels utilisés par les entreprises. Ils sont énumérés principalement pour souligner combien de solutions différentes sont disponibles et à quels objectifs différents elles servent. Chacun de ces systèmes peut être vraiment complexe en lui-même, et ils nécessiteront toujours certains modules complémentaires ou extensions.

Quels sont les avantages des intégrations de logiciels

1. Accessibilité et synchronisation des données

Toutes les données des systèmes intégrés sont automatiquement enregistrées dans une plateforme choisie, formant ainsi une base de données cohérente et propre. Cela se produit en temps réel. Toutes les informations nécessaires sont à portée de main.

2. Réduction des coûts et du temps économisé

Mesurez-vous combien de temps vos employés consacrent à des tâches manuelles comme prendre des notes après un appel, remplir des formulaires dans votre CRM, copier les accords conclus par email dans votre BPM ? Combien de temps leur faut-il pour trouver les données dont ils ont besoin ?

Si vous introduisez les bonnes intégrations de logiciels, vos agents du service client ou vos représentants commerciaux auront le temps de se concentrer sur des tâches plus importantes qui génèrent des revenus (conclure des affaires, vente croisée). Leur travail sera plus efficace.

Les données montrent que les employés consacrent 19 % de leur temps à la recherche de ressources, de documents et d’informations nécessaires pour faire leur travail.

3. Interaction entre différentes parties de l’entreprise

Les intégrations de logiciels facilitent la visibilité des activités et des interactions entre différents départements et équipes au sein de l’entreprise. Tout le monde est mieux informé car les données sont disponibles pour tous.

4. Analyse historique à partir d’un seul endroit

Les données collectées au fil du temps sur différentes plateformes intégrées peuvent être analysées à partir d’un seul endroit.

5. Définition et exécution de nouveaux KPI

En ayant accès à plus de données et d’informations, vous pouvez définir de nouveaux objectifs basés sur de nouveaux indicateurs pertinents pour l’entreprise.

6. Prise de décision basée sur le comportement des utilisateurs

L’intégration entre les plateformes vous permet de vous concentrer sur les utilisateurs et leur comportement, car toutes les données sur vos clients et prospects sont disponibles au même endroit. Vous pouvez fournir un support personnalisé aux bonnes personnes, au bon moment, personnaliser votre communication ou vos campagnes. Il n’y a pas de meilleure façon d’offrir une expérience client omnicanal.

7. Détermination de la rentabilité des campagnes exécutées sur différents médias

Puisque le calcul de la rentabilité des campagnes menées est intégré, il est plus facile de rejeter ce qui ne fonctionne pas et d’optimiser ce qui est utile de manière rapide et efficace.

8. Moins d’erreurs

Le travail manuel est sujet aux erreurs ; de nombreuses erreurs peuvent survenir lorsque les employés déplacent les données d’avant en arrière via différentes plateformes. L’intégration de logiciels réduit la quantité de données dispersées et chevauchantes. Cela rend plus sûr de prendre des décisions basées sur les données.

Connectez LiveAgent avec vos outils et solutions préférés

LiveAgent offre des intégrations avec plus de 30 outils et types de logiciels pour que vous puissiez offrir à vos clients un service client exceptionnel. Intégrez votre centre d’assistance complet LiveAgent avec votre CRM, CMS, vos plateformes de commerce électronique préférées, vos outils de marketing par email, la facturation et vos solutions de gestion de projet.