Le guide ultime pour construire une base de connaissances interne efficace

Dans le dédale des opérations commerciales quotidiennes, les connaissances collectives d’une entreprise peuvent être soit son outil le plus puissant, soit son plus grand obstacle. Une base de connaissances interne, lorsqu’elle est construite efficacement, peut donner à chaque membre de l’équipe les informations dont il a besoin à portée de main, en stimulant l’efficacité et l’innovation. Mais comment construire un tel outil qui répond aux besoins de votre organisation, qui est intuitif pour votre équipe et qui résiste à l’épreuve des demandes évolutives ?

Ce guide est votre réponse. En naviguant à travers les couches complexes de création de contenu, de catégorisation et d’engagement des utilisateurs, nous vous présenterons un plan détaillé en 7 étapes pour créer une base de connaissances qui devient véritablement le centre névralgique de votre organisation. Attachez votre ceinture et embarquons ensemble dans ce voyage enrichissant.

Qu’est-ce qu’une base de connaissances interne ?

Une base de connaissances interne est un référentiel numérique centralisé adapté aux besoins uniques d’une organisation. Elle contient une richesse d’informations essentielles de l’entreprise, des tutoriels étape par étape et des meilleures pratiques aux processus détaillés et aux protocoles.

L’objectif d’une telle plateforme est de s’assurer que les employés peuvent accéder rapidement et de manière autonome aux connaissances dont ils ont besoin, favorisant ainsi l’efficacité et la cohérence dans toute l’organisation.

Considérez le scénario d’un nouveau directeur marketing ayant besoin de comprendre les directives de marque de l’entreprise. Au lieu de contacter des collègues ou de fouiller dans plusieurs fichiers, il peut facilement consulter la base de connaissances interne. En quelques instants, il a une compréhension claire des palettes de couleurs, de la typographie, de l’utilisation du logo et bien plus encore, garantissant que tous ses travaux ultérieurs s’alignent parfaitement avec l’identité de marque de l’entreprise.

Une telle plateforme non seulement augmente la productivité, mais garantit également que les connaissances collectives et l’expertise de l’organisation restent cohérentes, organisées et facilement accessibles, indépendamment des changements de personnel ou de l’évolution des besoins commerciaux.

7 signes que votre entreprise a besoin d’une base de connaissances interne

Une statistique stupéfiante révèle que les employés gaspillent environ 20 % de leur temps – environ un jour par semaine – à rechercher des informations internes ou à demander de l’aide à des collègues. Cette inefficacité peut considérablement entraver la productivité et l’innovation. Mais comment savez-vous si votre entreprise souffre de l’absence d’un référentiel de connaissances centralisé ? Voici sept signes révélateurs indiquant le besoin d’une base de connaissances interne :

• Questions récurrentes : Si des départements comme les RH, l’informatique ou la direction font constamment face à un flot de questions répétitives de la part des employés sur les processus ou les outils de l’entreprise, c’est un indicateur clair de lacunes informationnelles.
• Processus incohérents : Les disparités notables dans la façon dont différentes équipes ou membres exécutent les tâches peuvent indiquer un manque de références ou de directives standardisées.
• Processus d’intégration long : Si l’intégration complète des nouveaux venus et leur productivité prennent un temps excessif en raison de défis d’accès aux connaissances, c’est un signal d’alarme.
• Dépendance envers le personnel clé : Si les opérations s’arrêtent chaque fois qu’un membre clé de l’équipe est absent parce qu’il est le seul détenteur de certaines connaissances, cela souligne le besoin d’un système plus démocratique de distribution des informations.
• Documentation dispersée : Lorsque la documentation et les directives de l’entreprise sont dispersées sur diverses plateformes, lecteurs ou même classeurs physiques, cela souligne le besoin de centralisation.
• Réinventer la roue : Si les membres de l’équipe se retrouvent souvent à recréer des matériaux ou des ressources que quelqu’un d’autre dans l’entreprise a déjà produits, cela indique un manque de visibilité des connaissances partagées.
• Retours des membres de l’équipe : Les retours directs ou les plaintes concernant la difficulté à accéder aux informations essentielles ou aux meilleures pratiques peuvent être le signe le plus direct de tous.

Reconnaître ces signes et mettre en œuvre une base de connaissances interne peut être transformateur, transformant le temps perdu en innovation et favorisant une culture de collaboration et de croissance partagée.

Quelles informations sont généralement stockées dans la base de connaissances interne ?

Une base de connaissances interne est un réservoir d’informations critiques de l’entreprise, mais son contenu peut varier en fonction de la nature et des exigences de chaque organisation. Généralement, ces bases englobent une variété de catégories informationnelles :

• Politiques et procédures de l’entreprise : Des guides détaillés sur les pratiques acceptées et les opérations au sein de l’entreprise, assurant la standardisation dans tous les domaines.
• Matériels de formation : Des tutoriels d’intégration pour les nouveaux venus aux sessions de développement de compétences avancées pour les vétérans, ces matériels favorisent le développement continu des employés.
• Documentation des produits ou services : Des descriptions détaillées, des directives d’utilisation et des étapes de dépannage pour les produits ou services offerts par l’entreprise.
• FAQ : Des questions courantes et leurs réponses sur différents aspects de l’entreprise – cela peut aller des problèmes informatiques aux politiques RH.
• Meilleures pratiques : Des stratégies et des approches éprouvées recommandées pour différentes tâches et processus au sein de l’entreprise.
• Annuaires d’équipe et organigrammes : Des informations sur qui est qui au sein de l’entreprise, leurs rôles et comment ils s’intègrent dans la structure organisationnelle plus large.
• Procès-verbaux et résumés de réunions : Des enregistrements de ce qui a été discuté et décidé lors des réunions de l’entreprise.
• Guides de gestion de projet : Des directives, des modèles et des outils pour gérer efficacement les projets.
• Manuels techniques et logiciels : Des instructions et des conseils pour utiliser des logiciels, des outils ou une infrastructure technologique spécifiques dans l’entreprise.

Il est essentiel de noter que bien que ce soient des composants courants de nombreuses bases de connaissances, le contenu exact peut varier considérablement en fonction de l’industrie et des spécificités de l’entreprise. Par exemple, une entreprise pharmaceutique pourrait avoir des documents de recherche détaillés et des directives de conformité réglementaire, tandis qu’une entreprise de développement de logiciels pourrait héberger une vaste documentation de code et des références API. Adapter la base de connaissances aux besoins uniques et aux nuances de l’industrie est primordial pour son efficacité.

Les avantages de créer et d’utiliser une base de connaissances interne

La mise en œuvre d’une base de connaissances interne apporte de nombreux avantages, transcendant la simple efficacité organisationnelle. Son importance est encore soulignée par la recherche qui illumine ses impacts plus larges, alors plongeons dans les avantages les plus notables de l’utilisation d’une base de connaissances interne.

• Productivité accrue : Selon un rapport McKinsey, les employés passent environ 20 % de leur temps à rechercher des informations internes. Ce temps de recherche est considérablement réduit en consolidant les informations dans une base de connaissances, augmentant directement la productivité.
• Accès cohérent aux informations : Une base de connaissances garantit que tous les employés ont accès aux mêmes informations, favorisant la cohérence des pratiques et de la prise de décision dans toute l’organisation.
• Intégration rationalisée : Une étude de Glassdoor a révélé qu’un processus d’intégration solide peut améliorer la rétention des nouveaux employés de 82 %. Avec une base de connaissances bien structurée, les nouveaux venus peuvent rapidement se familiariser avec les processus de l’entreprise, réduisant la courbe d’apprentissage.
• Dépendance réduite : En démocratisant l’accès aux informations, une base de connaissances réduit la dépendance envers le personnel clé, garantissant que les opérations ne sont pas entravées en leur absence.
• Efficacité des coûts : La recherche de Panopto suggère que les outils de partage de connaissances, y compris les bases de connaissances, peuvent économiser jusqu’à 47 millions de dollars par an aux grandes entreprises. Ces économies proviennent du temps réduit consacré à répondre aux questions, d’une intégration plus rapide et d’une meilleure gestion des informations.
• Encourager une culture collaborative : Une base de connaissances bien intégrée favorise une culture de collaboration, car les employés peuvent contribuer leurs idées, favorisant une mentalité de croissance collective.
• Amélioration de la prise de décision : Une étude de PwC a indiqué que la prise de décision basée sur les données peut améliorer la productivité globale jusqu’à 6 %. Une base de connaissances, agissant comme un référentiel de données et d’informations vitales, peut être un catalyseur dans cette approche basée sur les données.
• Rétention des connaissances : Le roulement des employés est inévitable. Cependant, avec une base de connaissances en place, les idées et l’expertise des employés qui partent peuvent être préservées au profit de l’organisation.

7 étapes clés pour créer une base de connaissances interne efficace

Créer une base de connaissances interne, c’est bien plus que simplement compiler des informations ; c’est s’assurer que les informations sont accessibles, exploitables et bénéfiques pour chaque membre de l’équipe. Voici sept étapes essentielles pour construire une ressource qui devient un atout indispensable au sein de votre organisation.

Étape 1 : Identifier les besoins de vos utilisateurs

Comprendre les besoins réels de vos utilisateurs est la base d’une base de connaissances efficace. En sondant votre équipe, vous pouvez découvrir les lacunes en matière de connaissances et prioriser les informations essentielles. Répondre aux besoins des utilisateurs garantit que la base de connaissances reste pertinente et est un outil que les employés veulent utiliser régulièrement.

Étape 2 : Choisir une plateforme conviviale

Opter pour une solution SaaS (Software as a Service) pour votre base de connaissances offre l’évolutivité, une implication informatique réduite et des mises à jour continues. La clé est de sélectionner une plateforme intuitive et accessible, garantissant que même ceux qui ne sont pas férus de technologie peuvent naviguer avec facilité.

Étape 3 : Organiser vos informations clairement

La valeur d’une base de connaissances dépend de la facilité avec laquelle les utilisateurs peuvent trouver ce qu’ils recherchent. Mettez l’accent sur une conception et une mise en page conviviales. Les outils de catégorisation et les fonctionnalités peuvent aider à rationaliser le contenu en sections logiques, rendant la récupération d’informations rapide et directe.

Étape 4 : Collaborer avec votre équipe

Un effort collectif, tirant parti de l’expertise de divers membres de l’équipe, enrichira votre base de connaissances. Encouragez les contributions du personnel pour favoriser un sentiment de propriété et de communauté autour de la ressource. Les outils de collaboration peuvent aider les équipes à contribuer efficacement, garantissant un référentiel de sagesse collective et complet.

Étape 5 : Assurer que votre base de connaissances est consultable

L’efficacité d’une base de connaissances est étroitement liée à ses capacités de recherche. Les utilisateurs doivent trouver ce dont ils ont besoin rapidement. Mettre en œuvre des fonctionnalités de recherche puissantes améliore l’expérience utilisateur, garantissant que les détails cruciaux sont toujours à portée de main.

Étape 6 : Maintenir votre base de connaissances à jour

La stagnation est l’ennemi d’une base de connaissances. Les audits réguliers et les mises à jour garantissent que le contenu reste pertinent et reflète les pratiques organisationnelles les plus récentes. Cette approche proactive prévient la désinformation et fournit constamment de la valeur.

Étape 7 : Recueillir les retours et améliorer continuellement

L’amélioration continue est le nom du jeu. En obtenant des retours, vous pouvez identifier les domaines à améliorer. Surveiller les modèles d’utilisation d’articles spécifiques fournit des informations sur les besoins de connaissances prédominants et aide à guider vos mises à jour de contenu.

8 meilleures pratiques pour la base de connaissances interne

Une base de connaissances interne, lorsqu’elle est optimisée efficacement, peut être un phare de clarté pour votre équipe. Son potentiel à rationaliser les opérations et à améliorer la productivité est sans égal. Plongeons dans les meilleures pratiques pour assurer que votre base de connaissances se dresse comme une ressource fondamentale pour votre organisation.

• Fournir des titres et des descriptions clairs : Des titres et des descriptions directs guident les utilisateurs directement vers les informations dont ils ont besoin. Un titre bien défini agit comme un panneau indicateur, rendant la navigation plus intuitive. Lors de la création de contenu, utilisez des titres descriptifs et concis, en veillant à ce que la description offre un bref aperçu du contenu.
• Mettre en place l’équipe de la base de connaissances : Avoir une équipe dédiée pour votre base de connaissances assure son intégrité et la qualité cohérente du contenu. Attribuez des rôles spécifiques tels que créateurs de contenu, éditeurs et gestionnaires. Une approche organisée garantit une production de contenu de qualité et des mises à jour opportunes.
• Inclure des guides étape par étape et des FAQ : Des guides détaillés et des FAQ offrent des informations inestimables aux utilisateurs, répondant à leurs questions courantes. Basez vos FAQ sur les questions réelles posées par les employés et, pour les tâches complexes, utilisez un format étape par étape pour simplifier la compréhension.
• Utiliser des modèles de base de connaissances interne : Les modèles apportent de la cohérence dans la façon dont le contenu est présenté, rendant les informations plus faciles à localiser et à comprendre. Établissez des modèles adaptés à différents types de contenu, qu’il s’agisse de guides pratiques, de FAQ ou de documents de politique.
• Utiliser des balises et des métadonnées : L’incorporation de balises et de métadonnées est essentielle pour améliorer la consultabilité de votre base de connaissances. En pensant du point de vue de l’utilisateur lors du balisage, vous garantissez qu’il trouve les informations pertinentes sans difficulté.
• Créer des références croisées : Lier le contenu connexe par des références croisées offre aux utilisateurs une compréhension complète et diminue le besoin de recherches répétitives. Chaque fois qu’un sujet a du contenu connexe, assurez-vous qu’il est directement lié.
• Évaluer le succès du contenu : L’analyse des métriques liées à l’engagement des utilisateurs aide à identifier quel contenu résonne le plus et identifie les lacunes potentielles. En utilisant l’analyse pour observer quels articles sont les plus consultés ou où les utilisateurs passent le plus de temps, vous êtes mieux équipé pour prendre des décisions de contenu éclairées.
• Réécrire ou optimiser l’ancien contenu : La pertinence et l’exactitude du contenu sont cruciales. Mettez à jour régulièrement votre contenu pour assurer qu’il reste actuel. Planifiez des examens de contenu périodiques, et si quelque chose semble obsolète ou est rarement consulté, il pourrait être temps de le réviser ou de l’archiver.

Comment choisir le bon outil de gestion des connaissances interne

Choisir l’outil de gestion des connaissances interne approprié est primordial pour assurer une dissémination efficace des informations, un engagement optimal des employés et la rationalisation des opérations au sein d’une organisation. Un bon outil ne se contente pas de stocker des informations – il facilite une meilleure compréhension et collaboration entre vos équipes. Voici ce qu’il faut rechercher pour faire le bon choix.

Identifier les besoins de votre organisation

Avant de plonger dans la myriade d’options disponibles, il est impératif d’avoir une compréhension claire de ce que votre organisation nécessite. Recherchez-vous un outil basique pour stocker des FAQ et des documents ? Ou avez-vous besoin d’une plateforme plus sophistiquée qui s’intègre à d’autres systèmes et offre des analyses ?

Convivialité

Le logiciel doit avoir une interface intuitive. Si votre équipe la trouve encombrante ou difficile à naviguer, elle est moins susceptible de l’utiliser, annulant l’objectif d’avoir une base de connaissances.

Capacité de recherche

Une fonction de recherche robuste est vitale. Les utilisateurs doivent pouvoir localiser rapidement les informations qu’ils recherchent sans passer par plusieurs pages ou liens. Des fonctionnalités comme la recherche prédictive, les filtres et les balises améliorent l’efficacité de la recherche.

Personnalisabilité

Chaque organisation est unique, tout comme ses exigences. L’outil doit permettre une personnalisation facile en termes de mise en page, de catégories de contenu, de rôles d’utilisateur et bien plus encore.

Fonctionnalités de collaboration

Une base de connaissances n’est pas seulement pour stocker des informations – c’est pour la construire. Recherchez des outils qui permettent à plusieurs utilisateurs de collaborer sur le contenu, offrent des capacités de commentaire et suivent les modifications.

Sécurité et conformité

Vos connaissances internes pourraient contenir des informations sensibles. Assurez-vous que le logiciel est conforme aux réglementations spécifiques à l’industrie et offre des fonctionnalités de sécurité robustes comme le chiffrement, l’authentification à deux facteurs et les sauvegardes régulières.

Évolutivité

À mesure que votre entreprise se développe, votre base de connaissances aussi. Optez pour un outil qui peut croître avec vous, accueillant plus de données et d’utilisateurs sans compromettre les performances.

Capacités d’intégration

Votre outil de gestion des connaissances doit s’intégrer facilement à d’autres systèmes en usage, tels que les CRM, les outils de gestion de projet ou les plateformes de communication. Cela garantit un flux transparent d’informations dans toute l’organisation.

Retours et analyses

Pour améliorer continuellement la base de connaissances, il est essentiel de comprendre comment les employés l’utilisent. Les fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de fournir des retours sur le contenu et les analyses pour suivre les métriques d’engagement sont inestimables.

Coût

Enfin, considérez le coût total de possession, pas seulement le coût initial. Cela comprend les frais d’abonnement, les coûts de formation, la personnalisation potentielle et tous les coûts d’évolutivité futurs.

5 meilleurs logiciels de base de connaissances interne en 2025

LiveAgent

LiveAgent offre une solution logicielle de base de connaissances intuitive pour les entreprises cherchant à rationaliser les communications internes et l’accès aux informations. Avec sa conception centrée sur l’utilisateur et ses capacités riches en fonctionnalités, LiveAgent se distingue comme un choix de premier plan en 2025.

Liste des fonctionnalités :

• Éditeur convivial pour la création facile d’articles de base de connaissances
• Portail client complet incluant des articles de base de connaissances, des forums, des retours et des suggestions
• Compatibilité multi-navigateurs incluant Chrome, Edge, Firefox, Safari et Opera
• Personnalisation du design pour s’aligner avec l’identité de marque
• Téléchargement d’images et option de texte alternatif pour un meilleur référencement
• Canaux de communication directs via des forums

Avantages

• Interface intuitive et conviviale
• Options de tarification abordables et évolutives
• Un large éventail de fonctionnalités personnalisables
• Design réactif sans bogues ou ralentissements signalés

Inconvénients

• Pas de fonction d’aperçu pour plusieurs appareils

Tarification + version gratuite :

• Version gratuite : Oui
• Petit : 15 $/agent/mois
• Moyen : 29 $/agent/mois
• Grand : 49 $/agent/mois

Avis d’expert

La base de connaissances de LiveAgent est un outil complet qui simplifie la communication interne tout en offrant un éventail d’options personnalisables. Sa conception transparente, associée à son accessibilité financière, en fait un concurrent de premier plan pour les entreprises de toutes tailles.

Nous trouvons que le système de tickets et la base de connaissances de LiveAgent sont particulièrement utiles en raison du volume élevé de demandes que nous recevons. Les membres de notre équipe partagent les tickets équitablement et peuvent communiquer les uns avec les autres pour offrir un support rapide. Les options en libre-service sont maintenant disponibles, nous permettant de fournir un support 24 heures sur 24.

HelpCrunch

HelpCrunch offre un logiciel de base de connaissances dynamique visant à réduire les demandes de service client tout en rationalisant l’expérience en libre-service. Approuvé par des milliers d’entreprises, grandes et petites, il est devenu un incontournable pour ceux qui cherchent à améliorer leur expérience de support client.

Liste des fonctionnalités :

• Widget du centre d’aide intégré
• Mécanisme de retour
• Personnalisation complète
• Fonction de recherche puissante
• Support multilingue

Avantages

• Interface conviviale facile même pour les nouveaux venus
• Les fonctionnalités d’optimisation pour les moteurs de recherche aident à augmenter la visibilité des articles

Inconvénients

• Peut nécessiter du temps pour la configuration et l’organisation initiales
• L’intégration avec certaines plateformes tierces pourrait être limitée

Tarification + version gratuite :

• Version gratuite : Non
• Basique : 12 $/agent/mois
• Pro : 20 $/agent/mois
• Illimité : 495 $/mois

Avis d’expert

HelpCrunch offre une solution de base de connaissances rationalisée mettant l’accent sur la création de contenu conviviale et les fonctionnalités intégratives. Son support multilingue et son interface intuitive en font une option compétitive sur le marché.

Notion

Notion sert d’espace de travail tout-en-un. Bien qu’il ne soit pas exclusivement un logiciel de base de connaissances, sa conception flexible permet de l’adapter efficacement en un.

Liste des fonctionnalités :

• Modèles personnalisables
• Structures hiérarchiques cohérentes
• Capacités d’intégration
• Balisage et filtrage efficaces
• Portails de support client

Avantages

• Hautement flexible et personnalisable
• Sert plusieurs objectifs au-delà d’une base de connaissances

Inconvénients

• Peut être complexe pour les nouveaux utilisateurs
• Nécessite des intégrations tierces pour les fonctionnalités spécialisées de base de connaissances

Tarification + version gratuite :

• Version gratuite : Oui
• Plus : 8 $/utilisateur/mois
• Affaires : 15 $/utilisateur/mois
• Entreprise : tarification personnalisée sur demande

Avis d’expert

La polyvalence de Notion en fait un choix de premier plan pour les équipes cherchant une plateforme unifiée pour la gestion des tâches, la prise de notes et le stockage des connaissances.

Document360

Document360 est un outil robuste de gestion des connaissances conçu pour fournir aux audiences internes et externes une documentation complète. Répondant aux besoins des entreprises qui nécessitent une base de connaissances organisée et facilement accessible, il offre des designs centrés sur l’utilisateur associés à des fonctionnalités puissantes de backend.

Liste des fonctionnalités :

• Site de base de connaissances
• Moteur de recherche en temps réel
• Marque et personnalisation
• Navigation simple
• CSS/JavaScript personnalisé
• Optimisé pour le référencement

Avantages

• Options de marque et de personnalisation polyvalentes
• Capacités de recherche avancées
• Plusieurs couches de contrôles d’accès et de sécurité

Inconvénients

• Peut être accablant pour les débutants en raison de ses nombreuses fonctionnalités
• CSS/JavaScript personnalisé nécessite des connaissances techniques

Tarification + version gratuite :

• Version gratuite : Oui
• Standard : 146 $/projet/mois
• Professionnel : 299 $/projet/mois
• Affaires : 399 $/projet/mois
• Entreprise : 599 $/projet/mois

Avis d’expert

Document360 se distingue comme une solution complète pour les entreprises souhaitant l’esthétique et la puissance dans leur système de gestion des connaissances. Il est particulièrement adapté aux entreprises de taille moyenne à grande qui nécessitent une base de connaissances polyvalente et approfondie.

HelpJuice

HelpJuice s’est fermement établi comme le logiciel de base de connaissances le mieux noté depuis 2011. Il est largement reconnu pour faciliter un support client transparent et une collaboration d’équipe.

Liste des fonctionnalités :

• Personnalisation
• Analyses
• Optimisation pour les moteurs de recherche
• Support multilingue

Avantages

• Interface hautement personnalisable
• Support client rapide et techniquement compétent
• Le support multilingue élargit la base d’utilisateurs

Inconvénients

• Peut être perçu comme trop riche en fonctionnalités pour les très petites entreprises
• La personnalisation peut être accablante pour certains utilisateurs

Tarification + version gratuite

• Version gratuite : Non
• Démarrage : 120 $/mois/jusqu’à 4 utilisateurs
• Lancer : 200 $/mois/jusqu’à 16 utilisateurs
• Premium Limité : 289 $/mois/jusqu’à 60 utilisateurs
• Premium Illimité : 499 $/mois/utilisateurs illimités

Avis d’expert

HelpJuice a certainement des fonctionnalités louables, en particulier en matière de personnalisation et de son moteur de recherche spécifique. Bien que ses analyses et son support multilingue soient des points positifs, il y a une courbe d’apprentissage associée à sa richesse, ce qui pourrait être difficile pour certains.

Comment créer une base de connaissances interne en utilisant LiveAgent ?

La mise en place d’une base de connaissances interne dans LiveAgent permet à vos employés d’accéder efficacement aux informations cruciales de l’entreprise. Voici un guide étape par étape pour en créer une :

1. Se connecter/créer un compte

Commencez par vous connecter à votre compte LiveAgent. Si vous êtes un nouvel utilisateur, inscrivez-vous pour profiter de l’essai gratuit de 30 jours.

2. Accédez à la base de connaissances

Une fois connecté, recherchez l’option Base de connaissances et cliquez dessus.

3. Créer des catégories

L’organisation de votre base de connaissances est essentielle pour une navigation facile. Commencez par créer différentes catégories en fonction des besoins de votre entreprise. Cela peut aller des processus d’intégration aux actualités de l’entreprise ou aux guides informatiques. Lors de la configuration de chaque catégorie, assurez-vous de sélectionner l’option d’accès interne pour garder les informations privées et exclusivement pour vos employés.

4. Construire le contenu

Après avoir configuré vos catégories, il est temps de les remplir avec du contenu. Cela peut inclure des articles, des forums ou des suggestions adaptés à chaque catégorie. Au fur et à mesure que vous construisez, n’oubliez pas de garder les informations pertinentes et à jour pour assurer que les employés ont toujours accès aux derniers détails.

5. Finaliser et lancer

Une fois que tout votre contenu est en place et organisé, examinez tout une dernière fois pour assurer l’exactitude et l’exhaustivité. Une fois satisfait, lancez la base de connaissances interne et informez votre équipe de sa disponibilité.

6. Mise à jour continue

Mettez à jour régulièrement la base de connaissances interne pour refléter les dernières informations de l’entreprise, actualités et processus. Garder le contenu actuel garantit que les employés ont toujours accès aux informations les plus précises et à jour.

C’est ainsi que vous pouvez établir une base de connaissances interne robuste dans LiveAgent, améliorant l’efficacité et garantissant que tous les employés ont un accès facile aux informations vitales de l’entreprise.

Défis potentiels et solutions pour assurer la sécurité et la confidentialité des données au sein de la base de connaissances interne

• Accès non autorisé : L’un des défis les plus importants est l’accès non autorisé aux données sensibles de l’entreprise et des employés au sein de la base de connaissances. Mettre en œuvre des contrôles d’accès robustes tels que l’authentification multifacteur (MFA) et l’authentification unique (SSO), combinés à la définition des rôles et des permissions des utilisateurs, peut prévenir efficacement de telles violations et assurer que seul le personnel autorisé accède à des informations spécifiques.
• Violations de données externes : Les menaces externes et les violations de données sont des préoccupations constantes. Mettre à jour régulièrement le logiciel de base de connaissances pour résoudre les vulnérabilités est une mesure proactive. L’utilisation du chiffrement de bout en bout et des systèmes de détection d’intrusion renforce davantage la sécurité, garantissant que la base de connaissances est résiliente face aux menaces externes.
• Partage excessif par les employés : Le partage involontaire d’informations sensibles ou propriétaires par les employés est un autre défi. Des sessions de formation régulières sur la confidentialité des données, combinées à un processus rigoureux d’examen et d’approbation du contenu, peuvent atténuer les risques associés au partage excessif.

Conclusion

Une base de connaissances interne se dresse comme une pierre angulaire essentielle dans les affaires modernes. Elle rationalise l’accès aux informations, favorise la collaboration et renforce une organisation en garantissant que tous les membres sont alignés et informés. Ce guide a exploré tout, de l’identification du besoin d’un tel système aux nuances détaillées de sa configuration et de sa sécurité.

Avec les meilleures pratiques et l’outil de gestion des connaissances optimal, l’efficacité de votre équipe peut monter en flèche. N’oubliez pas que l’accès aux bonnes informations au moment opportun peut être un changement de jeu, repoussant les limites entre la simple existence et la véritable innovation. Curieux de ce voyage transformateur ? Plongez dans le domaine de la gestion des connaissances compétente avec notre essai gratuit de 30 jours !