Liste de contrôle de la diligence raisonnable envers la clientèle

Une liste de contrôle de la diligence raisonnable envers la clientèle (DRC) est une partie essentielle du programme de conformité de toute entreprise. Ce document aide les entreprises à identifier et à évaluer le risque associé à leurs clients. Pour atténuer ces menaces potentielles, les entreprises doivent collecter des informations sur leurs clients et prendre des mesures pour les vérifier. Dans cet article, nous discuterons des composants clés d’une liste de contrôle DRC et fournirons des exemples de la façon de compléter chaque étape.

L’importance d’une liste de contrôle de la diligence raisonnable envers la clientèle

L’exécution de la DRC est un processus crucial pour toute organisation ou institution financière. En remplissant un document qui décrit les étapes nécessaires à prendre, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles respectent leurs obligations légales et réglementaires. De plus, une liste de contrôle de conformité DRC peut aider les entreprises à identifier et à évaluer les risques potentiels de faire affaire avec certains clients. En prenant les mesures nécessaires pour atténuer ces risques, les entreprises et les institutions financières peuvent se protéger contre les pertes financières potentielles.

Qui peut bénéficier d’une liste de contrôle de la diligence raisonnable envers la clientèle ?

• Les entreprises qui traitent avec des clients Elles peuvent toutes bénéficier d’une liste de contrôle DRC pour les aider à éviter tout problème juridique ou financier qui pourrait résulter de ne pas faire preuve de diligence raisonnable envers les clients. En suivant les étapes de la liste de contrôle, elles peuvent être sûres qu’elles prennent les précautions nécessaires pour éviter tout problème potentiel.

• Les entreprises tenues de se conformer aux réglementations LCB-FT Les réglementations de lutte contre le blanchiment d’argent (LCB-FT) exigent que les entreprises prennent des mesures supplémentaires pour prévenir le financement des activités criminelles. Une partie de ces exigences réglementaires comprend l’accomplissement de la DRC. En ayant une liste de contrôle pour cela, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles sont en conformité continue avec les réglementations LCB-FT.

• Toute organisation ou institution financière qui souhaite se protéger contre les risques financiers associés à ses clients Un tel document peut aider les entreprises à identifier et à évaluer toute menace potentielle posée par leurs clients. En prenant des mesures pour atténuer ces risques, les entreprises peuvent se protéger contre les pertes financières qui pourraient survenir en conséquence.

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Liste de contrôle de la diligence raisonnable envers la clientèle

Sécurisez vos informations

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Testez la sécurité de vos réseaux et systèmes et assurez-vous que vos employés sont formés aux meilleures pratiques de sécurité des données.

Pourquoi la sécurisation de vos informations est-elle importante ?

Pour protéger votre entreprise contre toute perte financière potentielle qui pourrait survenir si l’identité de l’un de vos clients était volée. De plus, si vos systèmes sont compromis, vous pourriez être soumis à des amendes importantes de la part des organismes de réglementation.

Comment sécuriser vos informations ?

Tout d’abord, vous devriez avoir des contrôles internes et une politique de sécurité des données en place qui décrit les mesures raisonnables que vous devez prendre pour protéger vos réseaux et systèmes. Ensuite, vérifiez que tous vos employés sont formés aux meilleures pratiques de sécurité des données, comme ne pas partager les mots de passe ou télécharger des fichiers provenant de sources non fiables.

Quels outils utiliser pour sécuriser vos informations ?

• Pare-feu – pour protéger vos réseaux contre les menaces externes
• Systèmes de détection d’intrusion – pour surveiller vos réseaux pour toute activité suspecte
• Logiciel de prévention de la perte de données – pour prévenir les fuites de données sensibles
• Chiffrement des données – pour protéger vos données en transit
• Contrôle d’accès – pour restreindre l’accès des employés aux données sensibles
• Formation des employés – pour éduquer vos employés sur les meilleures pratiques de sécurité des données
• Assurance cybersécurité – pour protéger financièrement votre entreprise en cas de violation de données

Fait. Toutes mes informations sont sécurisées

Vérifiez les identités des clients

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Collectez et confirmez les noms, adresses, dates de naissance et autres informations d’identification de vos clients.

Pourquoi la vérification des identités des clients est-elle importante ?

Cela aide à s’assurer que vous prenez des mesures raisonnables pour confirmer que les clients sont qui ils prétendent être. En conséquence, cela contribuera à prévenir l’usurpation d’identité et la fraude, ainsi qu’à se conformer aux réglementations LCB-FT.

Comment vérifier les identités des clients ?

Collectez leurs informations via un formulaire en ligne ou un questionnaire Connaître votre client (KYC) et vérifiez qu’elles correspondent à vos dossiers. Après cela, vous devriez confirmer que les détails sont corrects en obtenant des copies de leurs documents d’identité tels que les passeports ou les permis de conduire.

Quels outils utiliser pour vérifier les identités des clients ?

• Formulaires en ligne et/ou questionnaires KYC – pour collecter les informations des clients
• Documents d’identité – pour confirmer les détails des clients

Je vérifie toujours les identités de mes clients

Vérifiez les sanctions

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Recherchez les noms de vos clients sur les listes de sanctions pour vous assurer que vous ne faites pas affaire avec des individus ou des entités restreints.

Pourquoi la vérification des sanctions est-elle importante ?

Si vous faites affaire avec quelqu’un qui est sous sanctions, vous pourriez faire face à des amendes importantes ou même à une peine d’emprisonnement. En tant que tel, vous devez vérifier les sanctions avant d’entrer dans toute transaction commerciale.

Comment vérifier les sanctions ?

Le plus courant est de rechercher les noms de vos clients sur les listes de sanctions. Ces listes sont généralement maintenues par des agences gouvernementales, des organismes d’application de la loi ou des institutions financières, ce qui signifie qu’elles contiennent des informations précises et à jour.

Quels outils utiliser pour vérifier les sanctions ?

• Listes de sanctions – pour vérifier si vos clients sont des individus ou des entités restreints
• Agences gouvernementales et/ou institutions financières – pour des informations précises et à jour

Jai tout vérifié en détail

Effectuez une évaluation des risques clients

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Après avoir collecté et vérifié leurs informations, vous devriez ensuite évaluer le profil de risque client associé.

Pourquoi l’évaluation des risques clients est-elle importante ?

Estimer la probabilité qu’ils commettent une fraude ou s’il existe des risques de blanchiment d’argent vous aide à déterminer le niveau de diligence raisonnable requis pour chaque type de client. Par exemple, les types de clients à haut risque devront subir des vérifications plus strictes que ceux à faible risque.

Comment effectuer une évaluation des risques clients ?

Vous pouvez noter vos clients individuels en fonction de facteurs tels que leur pays d’origine, leur secteur d’activité et leur historique de transactions. Cela vous donnera une meilleure idée de vos clients à plus haut risque et, par conséquent, nécessitant une diligence raisonnable plus importante.

Quels outils utiliser pour effectuer une évaluation des risques clients ?

• Notation – pour les évaluations basées sur certains facteurs de risque client
• Évaluations des risques par pays – pour vérifier le niveau de risque global dans la localisation du client
• Évaluations des risques par secteur – pour vérifier le niveau de risque spécifique au secteur

Jai terminé lévaluation de tous les risques possibles

Collectez des informations supplémentaires

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Selon les résultats de votre évaluation, vous devrez peut-être collecter d’autres détails auprès de vos clients.

Pourquoi la collecte d’informations supplémentaires est-elle importante ?

Cela aide à vérifier davantage leur identité et à évaluer leurs niveaux de risque. Par exemple, vous pourriez décider de demander des copies de leurs états financiers.

Comment collecter des informations supplémentaires ?

Vous pouvez demander les documents requis directement à votre client ou via un formulaire en ligne. Une fois que vous les avez, vérifiez que les informations correspondent à ce que vous avez déjà dans vos dossiers.

Quels outils utiliser pour collecter des informations supplémentaires ?

• Formulaires en ligne – pour demander un document officiel à votre client
• Documents supplémentaires, par exemple relevés bancaires – pour faire d’autres évaluations des catégories de risque client

Fait. Jai collecté chaque information possible

Vérifiez d'autres détails

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Après avoir collecté toutes les informations nécessaires, vous devriez ensuite les vérifier pour vous assurer que tout est correct.

Pourquoi la vérification d’autres détails est-elle importante ?

Cela contribue à protéger votre entreprise contre la fraude et le risque potentiel de blanchiment d’argent. Pour ce faire, vous devrez peut-être confirmer l’adresse ou le lieu de travail d’un client, par exemple.

Comment vérifier d’autres détails ?

Il y a plusieurs façons de le faire, comme appeler le client ou lui envoyer une lettre. Vous pouvez également utiliser des services tiers comme source indépendante pour vérifier son identité et/ou son adresse.

Quels outils utiliser pour vérifier d’autres détails ?

• Appels téléphoniques – pour contacter le client directement
• Lettres – pour vérifier l’adresse du client
• Services tiers – pour un processus de vérification supplémentaire, par exemple vérification d’identité ou confirmation d’adresse

Tous les détails ont été vérifiés avec succès

Effectuez des vérifications antécédents

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Selon les résultats du processus jusqu’à présent, vous devrez peut-être effectuer une vérification supplémentaire de vos clients.

Pourquoi les vérifications antécédents sont-elles importantes ?

Cela aide à évaluer davantage le niveau de risque d’un client et à s’assurer qu’il est qui il prétend être. À ce stade, vous devriez vérifier ses antécédents criminels ou son historique financier si jugé nécessaire.

Comment effectuer des vérifications antécédents ?

En recherchant dans des bases de données en ligne ou en engageant un service professionnel. Une fois que vous avez les informations requises, vous devriez les examiner attentivement pour rechercher tout signal d’alarme.

Quels outils utiliser pour effectuer des vérifications antécédents ?

• Bases de données en ligne
• Services professionnels
• Rapports de crédit
• Listes de surveillance mondiales – pour vérifier toute exposition aux sanctions ou aux antécédents criminels

Jai terminé cette étape

Engagez un avocat

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Si vous n’êtes toujours pas sûr d’un client particulier, vous pouvez toujours engager quelqu’un pour vous représenter légalement.

Pourquoi l’engagement d’un avocat est-il important ?

Il peut fournir des conseils d’experts sur votre approche des procédures de diligence raisonnable envers la clientèle et s’assurer que tout est fait correctement. Un avocat peut également aider à résoudre tout problème juridique qui pourrait survenir lors de la gestion des clients.

Comment engager un avocat ?

Vous pouvez rechercher en ligne ou demander des recommandations à votre réseau. Une fois que vous avez trouvé quelques candidats potentiels, vérifiez leurs qualifications et leur expérience pour vous assurer qu’ils conviennent au travail. Ensuite, interviewez-les pour voir s’ils seraient un bon ajustement pour votre entreprise.

Quels outils utiliser pour engager un avocat ?

• Recherche en ligne – pour trouver des candidats potentiels
• Répertoires – pour rechercher des avocats qualifiés
• Examen des qualifications et de l’expérience – pour s’assurer que le candidat convient au travail

Jai mon avocat prêt si nécessaire

Surveillez l'activité des clients

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Même après avoir complété le processus de diligence raisonnable envers la clientèle, vous devriez toujours surveiller leurs actions.

Pourquoi la surveillance de l’activité des clients est-elle importante ?

Pour vérifier qu’ils ne font pas de transactions suspectes et vous donner la chance de réagir s’ils le font. Si vous remarquez qu’un client important effectue des retraits importants ou fréquents, par exemple, vous devriez enquêter davantage pour rechercher des signes de blanchiment d’argent potentiel.

Comment surveiller l’activité des clients ?

Examinez régulièrement leurs relevés de compte professionnel ou leur historique de transactions. Si vous remarquez quelque chose d’inhabituel, prenez les mesures appropriées, comme contacter le client ou signaler son activité douteuse aux autorités compétentes.

Quels outils utiliser pour surveiller l’activité des clients ?

• Relevés de compte – pour rechercher toute transaction suspecte
• Historiques de transactions – pour suivre l’activité des clients au fil du temps
• Examens réguliers – pour s’assurer que l’activité suspecte n’est pas manquée

Fait. Je suis conscient de lactivité de mes clients

Notez tout changement de comportement

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Vous devriez également être conscient si un client commence à participer à une activité douteuse, car cela pourrait être une indication que quelque chose ne va pas.

Pourquoi la notation des changements de comportement est-elle importante ?

Cela peut vous aider à identifier les problèmes potentiels dès le départ et à prendre des mesures pour les empêcher de causer des dommages. Remarquer toute activité inhabituelle vous permet d’enquêter davantage et de découvrir si le client s’engage dans des actions criminelles avant qu’il ne soit trop tard.

Comment noter les changements de comportement ?

Faites attention à la façon dont le client agit lorsque vous interagissez avec lui et suivez ses activités commerciales au fil du temps. Si vous remarquez des écarts par rapport à la normale, vous devriez soulever la question directement avec lui ou signaler le compte pour une surveillance continue plus étroite.

Quels outils utiliser pour noter les changements de comportement ?

• Suivi des activités au fil du temps – pour repérer tout ce qui est inhabituel
• Signalisation de compte – pour marquer un compte comme potentiellement suspect

Je note chaque changement dans le comportement de mon client

Effectuez des vérifications régulières avec LiveAgent

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Même si tout semble bien se passer, vous devriez toujours rester en contact avec vos clients après un certain laps de temps.

Pourquoi les vérifications régulières sont-elles importantes ?

Pour construire et maintenir une bonne relation client, ainsi que pour vous permettre de leur demander s’il y a des changements dans leurs circonstances ou leur entreprise qui pourraient affecter leur compte ou leurs activités avec vous. Les vérifications régulières montrent que vous êtes investi dans le client et son succès.

Comment effectuer des vérifications régulières ?

Utilisez un système de gestion de la relation client (CRM) pour planifier un contact régulier avec les clients au moins une fois par an (mais plus fréquemment si possible), ou configurez un système de rappel pour vous-même. Vous pouvez également simplement les contacter lorsque vous avez quelque chose de spécifique à discuter, et les contacter via leur canal de communication préféré en utilisant le logiciel de helpdesk LiveAgent. Cela aidera à maintenir de bonnes relations avec les clients.

Quels outils utiliser pour effectuer des vérifications régulières ?

• Système de gestion de la relation client – pour stocker leurs informations et planifier le contact
• LiveAgent – pour les contacter directement via leur canal préféré
• Rappels de calendrier – pour vous aider à suivre quand vous avez prévu de contacter chaque client

Jeffectue mes vérifications régulièrement

Signalez l'activité suspecte du compte

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Si vous croyez qu’un client risque de blanchiment d’argent ou de toute autre activité criminelle, vous devriez le signaler aux autorités compétentes.

Pourquoi le signalement de l’activité suspecte du compte est-il important ?

C’est une exigence légale pour vous de le faire, et cela aide à protéger à la fois votre entreprise et la communauté au sens large contre les dommages. Vous devez agir si vous avez un soupçon quelconque de blanchiment d’argent ou de toute autre activité criminelle, car ce sont des crimes graves qui peuvent avoir des conséquences considérables.

Comment signaler l’activité suspecte du compte ?

Il existe diverses façons de signaler une activité suspecte, selon le pays ou la région où vous vivez. Aux États-Unis, par exemple, vous pouvez déposer un rapport d’activité suspecte (RAS) auprès du Réseau de répression des crimes financiers (FinCEN).

Quels outils utiliser pour signaler l’activité suspecte du compte ?

• RAS – pour déposer un rapport auprès de FinCEN aux États-Unis
• Autorités compétentes – pour signaler dans d’autres pays et régions

Je signale lactivité suspecte

Meilleures pratiques de diligence raisonnable envers la clientèle

• Effectuez une vérification antécédents sur tous les clients, y compris les vérifications des antécédents criminels et de crédit Envisagez d’utiliser un programme d’identification des clients (PIC) pour vérifier l’identité du client. Cela impliquera généralement de collecter et de vérifier certaines informations sur le client, telles que son nom, sa date de naissance et son numéro de sécurité sociale. Vous devriez également effectuer des vérifications criminelles et de crédit pour vous assurer que le client n’a pas d’antécédents de crimes financiers ou d’autres activités illégales.

• Demandez et examinez les copies des licences commerciales et des permis Lors de l’intégration d’un nouveau client, assurez-vous de demander à voir ceux-ci et tout autre document pertinent pour vos dossiers historiques. Cela vous aidera à confirmer que le client est légitime et que son entreprise fonctionne légalement.

• Vérifiez les informations de contact du client Il est important de vérifier que les détails que vous avez dans vos dossiers sont corrects et à jour. Cela inclut son nom, son adresse e-mail, son adresse postale et son numéro de téléphone. Vous devriez également vous assurer que vous avez un moyen de contacter le client en cas d’urgence.

• Vérifiez les profils de médias sociaux du client pour tout signal d’alarme Les médias sociaux peuvent être un excellent moyen de connaître vos clients, mais il est également important de vérifier tout signe qui pourrait indiquer qu’ils ne sont pas qui ils prétendent être ou qu’ils s’engagent dans des activités illégales. Cela inclut la recherche de faux avis, les profils qu’ils suivent, les commentaires déplacés ou tout autre type de comportement suspect.

• Demandez des références d’autres entreprises qui ont travaillé avec le client Si vous n’êtes pas sûr d’un client, une façon de vous tranquilliser est de parler à d’autres entreprises qui ont fait affaire avec lui auparavant. Cela peut vous aider à confirmer qu’il est légitime, digne de confiance et fiable pour travailler avec, ce qui augmentera les chances d’avoir une bonne relation client avec lui.

• Rencontrez le client en personne pour avoir une idée de ses opérations commerciales Si possible, c’est toujours une bonne idée d’avoir une discussion en face à face avec quelqu’un avant de faire affaire avec lui. Cela vous donnera une chance de mieux le connaître et d’en savoir plus sur son entreprise directement. C’est aussi une occasion de poser toute question que vous pourriez avoir et d’obtenir plus d’assurance qu’il est qui il prétend être.

Résumé de la liste de contrôle de la diligence raisonnable envers la clientèle

• Sécurisez vos informations
• Vérifiez les identités des clients
• Vérifiez les sanctions
• Effectuez une évaluation des risques clients
• Collectez des informations supplémentaires
• Vérifiez d’autres détails
• Effectuez des vérifications antécédents
• Engagez un avocat
• Surveillez l’activité des clients
• Notez tout changement de comportement
• Effectuez des vérifications régulières avec LiveAgent
• Signalez l’activité suspecte du compte