Cette liste de contrôle guide les institutions financières dans le respect de la Loi sur le secret bancaire en établissant une équipe de lutte contre le blanchiment d’argent, en vérifiant les identités des clients, en créant des profils, en effectuant des examens AML et des évaluations des risques pour assurer des opérations financières sécurisées.
Le principal programme de lutte contre le blanchiment d’argent (AML) aux États-Unis est la Loi sur le secret bancaire (BSA), qui exige que les institutions financières développent, mettent en œuvre et maintiennent un programme d’identification des clients (PIC). L’objectif d’un PIC est de s’assurer qu’une institution financière connaît la véritable identité de ses clients.
Pour vous conformer à la BSA, vous devez suivre une liste de contrôle pour établir votre PIC. Cet article vous fournira une liste de contrôle complète que vous pouvez suivre pour faciliter le processus.
Une liste de contrôle du programme d’identification des clients est un guide complet qui aide les institutions financières à établir et à maintenir des procédures PIC efficaces. Elle assure la conformité aux exigences réglementaires et aide à prévenir le blanchiment d’argent et les crimes financiers.
Savoir quelles étapes suivre lors de la mise en œuvre d’un PIC aide les institutions financières et leurs équipes juridiques à se conformer à la Loi sur le secret bancaire et à prévenir les activités de blanchiment d’argent. Les organisations peuvent être sûres qu’elles respectent leurs obligations financières, qu’elles collectent les informations nécessaires auprès des clients, qu’elles vérifient leurs identités et qu’elles créent un système financier plus sûr pour tous les acteurs impliqués.
Responsables de la conformité AML - Personne nommée par une institution financière pour superviser les politiques AML et s’assurer qu’il n’y a pas de problèmes de conformité aux exigences réglementaires. Un professionnel de la conformité est généralement un cadre supérieur responsable du développement et de la maintenance du PIC, ainsi que de la formation du personnel à ses exigences.
Représentants de compte - Ce sont les employés de première ligne d’une institution financière qui traitent directement avec les clients. Ils doivent être conscients des exigences du programme d’identification des clients pour collecter correctement les informations des clients et vérifier leurs identités.
Personnel informatique - Ils jouent un rôle important dans le développement et la maintenance des systèmes utilisés pour stocker les informations des clients. Ils doivent également comprendre le fonctionnement du PIC pour le soutenir correctement.
Équipes de diligence raisonnable envers les clients - Ces équipes sont responsables de la conduite d’une diligence raisonnable renforcée sur les clients à risque plus élevé. Elles doivent être familières avec le PIC pour évaluer correctement les risques et prendre les mesures appropriées.
Conseil d’administration - Ils sont responsables de la définition de l’orientation stratégique de l’institution financière, ce qui inclut l’approbation d’un PIC. En tant que tel, le conseil d’administration doit être informé des exigences du PIC et de son impact sur les opérations de l’organisation.
Propriété bénéficiaire - Quelqu’un qui est propriétaire bénéficiaire d’une entreprise – une personne qui possède ou contrôle en fin de compte une participation dans une entité juridique ou un arrangement tel qu’une entreprise, une fiducie ou une fondation – a un intérêt direct à s’assurer que ses clients sont légitimes et qualifiés pour faire des affaires.
Ce groupe de personnes sera responsable du développement, de la mise en œuvre et de la maintenance du PIC.
Assurer la conformité à la BSA exige que les entités financières prennent des mesures pour prévenir le blanchiment d’argent. C’est crucial pour la sécurité de chaque institution bancaire. Être responsable du PIC signifie que cette équipe joue un rôle vital dans la préservation de l’intégrité de cette organisation.
Il n’existe pas de méthode universelle, car la composition d’une équipe de lutte contre le blanchiment d’argent variera en fonction de la taille et de la structure de l’institution financière en question. Cependant, certaines étapes clés consistent à nommer un responsable du programme de conformité qui sera la personne responsable de la supervision des politiques et procédures AML ; assembler une équipe de représentants de compte, de personnel informatique et d’analystes de diligence raisonnable envers les clients ; et fournir une formation à tous les employés sur les exigences du programme d’identification des clients.
Les institutions financières sont tenues de confirmer que leurs clients sont qui ils prétendent être dans le cadre du processus d’intégration.
En confirmant les identités des clients, les organisations peuvent être sûres qu’elles ne font pas affaire avec des criminels ou des terroristes. Cela, à son tour, aide à protéger le système financier contre les abus et à prévenir le blanchiment d’argent.
Cela peut être fait par l’utilisation de documents, d’authentification basée sur les connaissances, de méthodes non documentaires ou d’autres moyens. Les processus approuvés devraient déjà avoir été établis dans le cadre de votre PIC.
Le suivi de son nouveau processus d’ouverture de compte vous indiquera quand le client a été intégré, quel type de compte il a ouvert et d’autres détails importants.
Cela aide les institutions financières à suivre leurs transactions commerciales. Ces informations peuvent être utilisées pour évaluer les risques, surveiller les transactions financières et détecter les transactions ou activités suspectes.
En collectant des informations à leur sujet lors du processus d’ouverture de compte et en les stockant dans une base de données centrale. Ces données peuvent être utilisées pour créer un profil accessible à tous les départements pertinents de l’organisation.
L’équipe de lutte contre le blanchiment d’argent doit être notifiée chaque fois qu’un nouveau client est intégré.
Cela permet à l’équipe d’évaluer les risques associés au client et de décider si des mesures supplémentaires doivent être prises. Cela aide également à s’assurer que l’institution financière respecte les exigences de conformité du PIC.
Cela peut être fait en envoyant un e-mail ou en passant un appel téléphonique. La notification doit inclure toutes les informations pertinentes sur le client, telles que son nom, son adresse et sa date de naissance.
Examinez les détails fournis par les représentants de compte lors des entretiens avec les clients, ainsi que les données du processus de documentation et d’authentification.
Cela aide à s’assurer que toutes les informations requises ont été collectées et que tout est en ordre. Cela vous permet également de détecter les signaux d’alerte qui auraient pu être manqués lors du dépistage initial.
Passez en revue toutes les données disponibles avec attention. Cela inclut les entretiens avec les représentants de compte, l’examen de la documentation et l’authentification des détails du client.
KYC est un ensemble de formulaires et de questions qui doivent être remplis et stockés pour chaque nouveau client.
Pour que les institutions financières puissent collecter toutes les informations requises sur leurs clients. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour aider à déterminer les niveaux de risque avant de faire affaire avec eux.
Demandez au client de suivre toutes les instructions du formulaire et de répondre à toutes les questions avec honnêteté. Cela doit ensuite être signé par le client et un représentant de votre organisation. Utilisez la liste de contrôle KYC de LiveAgent pour ne pas manquer les étapes.
Pour vérifier l’identité du client, vous devrez collecter certains détails et documents de confirmation auprès de lui.
Pour confirmer l’identité du client et vérifier qu’il est qui il prétend être. Cela vous permet également de détecter les signaux d’alerte qui auraient pu être manqués lors du dépistage initial.
Contactez le client en utilisant sa méthode de communication préférée, en incluant une demande de toutes les informations pertinentes. Les documents nécessaires peuvent varier selon le pays dans lequel vous opérez, mais incluent généralement une pièce d’identité délivrée par le gouvernement, une preuve d’adresse (par exemple, un relevé financier), une date de naissance, etc.
Vérifiez toutes les informations du client pour confirmer qu’elles sont complètes et correctes.
Pour vérifier que toute la documentation est en ordre et qu’il n’y a pas de signaux d’alerte qui ont été manqués. Cela aide à protéger votre organisation contre les crimes financiers.
Le spécialiste AML examinera toute la documentation et vérifiera que tout est en ordre. Il signalera également toute transaction suspecte, activité financière étrange ou information manquante.
Cela impliquera de vérifier le nom du client par rapport aux listes publiées.
S’assurer que vous ne faites pas affaire avec des individus ou des organisations qui figurent sur ces listes. Cela, à son tour, aide à protéger votre entreprise contre les crimes financiers.
Il existe divers outils de dépistage disponibles, tels que WorldCheck ou LexisNexis. Entrez simplement le nom du client dans le système et il effectuera une vérification par rapport aux bases de données pertinentes.
Si le nom du client potentiel est signalé dans l’une des vérifications de dépistage, vous devrez enquêter davantage.
Ce document contient toutes les informations pertinentes sur le client et son compte. Il sera utilisé pour escalader le cas à un cadre supérieur pour examen supplémentaire.
Un modèle sera utile ici, alors recherchez en ligne si votre organisation n’en a pas déjà un. Si c’est le cas, remplissez simplement toutes les informations pertinentes et envoyez-le pour examen.
Après avoir examiné toute la documentation, évaluez le client en fonction de son responsabilité potentielle envers votre entreprise.
Pour que vous puissiez prioriser vos cas et vous concentrer sur les clients qui posent le plus grand risque pour votre organisation. Cela aide également le responsable de la conformité à décider d’approuver ou de rejeter le client potentiel.
Il existe diverses méthodes pour ce faire, mais vous pouvez utiliser un système de notation simple. Attribuez des points en fonction de facteurs tels que le pays d’origine du client ou son secteur d’activité.
Si le client potentiel est jugé comme étant un danger possible, une décision concernant la conclusion d’affaires avec lui doit être prise par le responsable de la conformité.
Pour réduire les chances que vous fassiez affaire avec des individus ou des organisations qui pourraient poser une menace pour votre entreprise. À son tour, cela vous aide à vous protéger contre la responsabilité financière.
La décision sera prise par le responsable de la conformité après qu’il ait examiné toutes les informations pertinentes. Il donnera soit son approbation pour l’ouverture du compte, soit le rejettera en fonction d’une conviction raisonnable qu’il s’agit d’un client à haut risque.
Si le client est approuvé, vous devrez créer un profil dans votre système pour lui.
Pour que vous puissiez commencer à faire affaire avec lui et commencer à générer des revenus.
Le processus variera en fonction des procédures internes de votre organisation, mais généralement, vous devrez remplir des documents et les soumettre pour approbation. Une fois que tout a été vérifié et approuvé, le compte sera ouvert dans votre système après la période d’attente requise.
La première étape de tout programme d’identification des clients est de s’assurer que vous disposez de dossiers complets et précis de tous les clients afin de pouvoir leur fournir le meilleur service client possible.
Une autre façon d’identifier vos clients est de les comparer avec les listes gouvernementales d’individus et d’organisations qui ont été signalés comme à haut risque. Cela aide à éliminer quiconque pourrait poser une menace pour votre entreprise.
Dans le cadre de votre programme d’identification des clients, vous devrez notifier le client que vous collectez ses informations personnelles un certain nombre de jours ouvrables à l’avance. Cet avis doit être clair et évident, et il doit expliquer pourquoi vous collectez les informations et comment elles seront utilisées.
Il peut y avoir certains clients qui sont exemptés de votre programme d’identification des clients. L’établissement de critères d’exemption à l’avance vous évite de collecter inutilement des informations auprès d’individus qui ne posent pas de risque pour votre entreprise.
La mise à jour régulière de votre programme d’identification des clients est essentielle pour le maintenir en fonctionnement efficace. Ce processus aide à identifier les faiblesses du système et aide à s’assurer que vous êtes conforme à tous les règlements bancaires applicables.
Un PIC est un ensemble de politiques appropriées, spécifiques et basées sur les risques que les institutions financières utilisent pour vérifier l'identité de leurs clients. Ce processus aide à prévenir la fraude et les activités de blanchiment d'argent et est exigé par la loi dans de nombreuses juridictions.
Établissez des politiques claires et concises régissant les procédures d'identification des clients. Formez vos employés à l'identification correcte des clients, utilisez la technologie pour automatiser les processus d'identification et examinez régulièrement les procédures d'identification des clients.
Les banques privées, les coopératives de crédit, les associations d'épargne et de prêt, les compagnies d'assurance, les courtiers inscrits auprès de la SEC et tout autre type de clients personne morale. L'objectif commercial d'un PIC est d'empêcher ces institutions de faciliter involontairement des activités criminelles et financières en maintenant des comptes ou en effectuant des transactions financières pour des individus ou des entités qui cherchent à cacher leurs identités à des fins illégales.
Pour une entité commerciale, il fournit un mécanisme pour découvrir et vérifier les détails de ses clients afin de réduire le risque d'usurpation d'identité, de fraude et de transactions suspectes. Il assure le respect des exigences réglementaires gouvernementales telles que Connaître votre client. Il dispose également d'un programme de conformité anti-blanchiment d'argent en place. Pour les clients, les PIC offrent un moyen de protéger les informations personnelles et de s'assurer que les transactions sont sûres et sécurisées.
Tout d'abord, définissez clairement les objectifs et les buts du programme. Qu'essayez-vous d'accomplir ? Qui sont vos clients cibles ? Quelles informations d'identification avez-vous besoin d'eux ? Répondre à ces questions à l'avance vous aidera à créer un programme d'identification des clients ciblé et efficace. De plus, vous pouvez suivre une liste de contrôle de conformité comme celle-ci pour ne pas manquer les étapes cruciales.
Selon la réglementation fédérale spécifique violée, les pénalités peuvent inclure des amendes monétaires, des pénalités criminelles telles que l'emprisonnement, la révocation d'une licence commerciale délivrée par le gouvernement ou des statuts constitutifs, la confiscation de produits ou d'équipements, et/ou l'exclusion de la participation aux programmes gouvernementaux pour toute personne ayant une participation bénéficiaire et/ou au conseil d'administration.
Le délai exact dépend de la nature de votre entreprise et du risque d'activité criminelle, mais généralement un examen périodique au moins tous les trimestres est un délai raisonnable pour maintenir l'exactitude. La clé d'un PIC efficace est de rester à jour avec les changements dans votre base de clients et de conserver des dossiers précis.
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