Une liste de contrôle complète du travail à distance aide les employeurs à gérer les équipes à distance en mettant en place des outils, des plans de communication et une culture d’entreprise. Elle couvre les heures de travail, les responsabilités, les congés, les réunions et le bien-être des employés, garantissant la productivité et la clarté.
Liste de contrôle du travail à distance
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La tendance du travail à distance continue de croître en popularité, car de plus en plus d’entreprises l’adoptent. Si vous êtes l’un de ces employeurs avec une équipe à distance, il est essentiel de maintenir tout en bon état de fonctionnement.
Cette liste de contrôle décrit les étapes essentielles pour gérer votre équipe à distance afin que votre entreprise puisse prospérer.
Qu’est-ce qu’une liste de contrôle du travail à distance ?
C’est un guide pour les employeurs pour les aider à gérer leurs équipes à distance. Cela inclut la mise en place des bons outils et procédures, ainsi que la création d’un plan de communication.
L’importance d’une liste de contrôle du travail à distance
Il y a de nombreux avantages à travailler à distance, mais gérer une équipe sans contact face à face peut être difficile. Cette liste de contrôle aide à garantir que votre équipe reste sur la bonne voie et productive pendant qu’elle est loin du bureau. L’employé et l’employeur en bénéficieront car elle établira certaines règles de base pour la communication.
Qui peut bénéficier de notre liste de contrôle du travail à distance ?
Notre liste de contrôle du travail à distance est utile pour :
Les propriétaires d’entreprises : elle identifie si leur entreprise est prête à embaucher et gérer des travailleurs à distance. Ce faisant, ils sont préparés aux défis qui pourraient survenir.
Les départements RH : cela les aidera à identifier et couvrir les problèmes potentiels avec l’intégration des nouvelles embauches.
Les travailleurs à distance : ils peuvent vérifier quels domaines devraient être couverts par leur employeur.
Les employés non exonérés : pour déterminer si le travail à distance leur convient.
Explorez la liste de contrôle du travail à distance
Les bases
Liste de contrôle du travail à distance
Établissez clairement le moment pendant lequel vos employés sont censés travailler.
Pourquoi est-il important d’énoncer vos heures de travail ?
Les employés ainsi que les employeurs doivent en être conscients. Si les gens ne sont pas conscients de leurs heures de travail, cela peut entraîner des problèmes de productivité et d’efficacité.
Comment énoncer vos heures de travail ?
Demandez aux employés quel est le moment le plus pratique pour eux de faire leur travail. Décidez ce qui convient le mieux à votre équipe, qu’il s’agisse d’heures de travail précises ou d’horaires flexibles.
Quels outils aident à énoncer vos heures de travail ?
Les outils de gestion du temps comme Trello ou Toggl, etc.
Assurez-vous que vos employés comprennent leurs responsabilités. Assurez-vous de ne pas faire de micromanagement, car cela ne ferait que mener à la frustration et à une productivité réduite.
Pourquoi est-il important d’établir des responsabilités et des attentes claires ?
Plus chacun comprend clairement ses fonctions et ses attentes, plus le lieu de travail sera productif. Les employeurs pourront tenir les travailleurs responsables de leurs actions, tandis que les employés auront l’impression d’avoir une voix.
Comment établir des responsabilités et des attentes claires ?
Préparez des descriptions de poste qui décrivent les responsabilités de chaque position, et assurez-vous de les mettre à jour si nécessaire. Informez votre personnel de tout changement potentiel.
Quels outils utiliser à cette étape ?
Les outils de collaboration comme Trello, Asana ou Basecamp créent des tâches spécifiques pour les employés et suivent leur progression, ou vous pouvez également envisager d’implémenter une application de liste de contrôle.
Établissez une politique claire du travail à distance abordant les jours fériés, les pauses, les vacances et les congés de maladie.
Pourquoi est-il important de décider des congés ?
Les employeurs doivent gérer les absences pour que le travail continue, tandis que les employés doivent savoir ce qui est acceptable en termes de congés.
Comment décider des congés ?
Il est préférable d’accorder au moins quelques jours de congé, certains payés et d’autres non payés selon la politique spécifique de chaque employé. Certains employeurs permettent même des vacances illimitées, mais cela nécessite généralement de la confiance des deux côtés et un engagement à travailler de manière responsable sans supervision. Demandez au personnel de demander leurs jours de congé aussi longtemps à l’avance que possible.
Quels outils utiliser pour décider des congés ?
Utilisez Google Docs ou Sheets pour créer un fichier où chacun peut demander les jours qu’il souhaite prendre, ajouter des notes et voir les changements en temps réel.
Planifiez la fréquence, le lieu et le moment des réunions.
Pourquoi est-il important d’organiser les réunions à l’avance ?
Les réunions doivent être pratiques et efficaces si vous allez les tenir régulièrement. De cette façon, tout le monde peut rester concentré sur la tâche à accomplir sans perdre de temps.
Comment organiser les réunions à l’avance ?
Vous devriez mettre en place une réunion régulière pour les mises à jour d’équipe. Par exemple, tous les vendredis matin ou mercredi après-midi. Vous pouvez également organiser des réunions ad hoc lorsque quelque chose doit être discuté immédiatement.
Quels outils aident à organiser les réunions à l’avance ?
Slack, LiveWebinar, Zoom ou Google Hangouts sont tous d’excellents outils de communication vidéo.
La communication est essentielle pour toute équipe à distance. Établissez les directives de communication et assurez-vous que tout le monde les suit.
Pourquoi est-il important de rationaliser la communication ?
Les choses peuvent rapidement devenir chaotiques si vous n’avez pas de plan de communication en place. Pour tenir tout le monde informé, il est nécessaire d’établir un moyen pour les gens de communiquer efficacement et rapidement.
Comment rationaliser la communication ?
Il est essentiel d’avoir un moyen de suivre la progression des projets afin que vous puissiez déterminer si quelqu’un prend du retard. De plus, il est utile de voir ce que l’équipe fait au jour le jour.
Pour rationaliser la communication avec les clients, utilisez un logiciel de ticketing, tel que LiveAgent. Vos e-mails, chats, appels, mentions sur les réseaux sociaux et messages d’autres canaux se retrouveront tous dans une boîte de réception universelle. Cela facilite la communication et entraîne une satisfaction client plus élevée.
Quels outils pour rationaliser la communication ?
Communication d’équipe – les outils comme Asana ou Basecamp sont utiles, mais seulement si tout le monde les utilise de manière cohérente.
Communication avec les clients – un logiciel d’assistance tout-en-un tel que LiveAgent (c’est gratuit à essayer !).
Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et se dirige dans la même direction, chaque équipe a besoin d’un ensemble de valeurs et d’objectifs partagés.
Pourquoi est-il important de prendre soin de la culture d’entreprise ?
Les directives de l’entreprise aideront à attirer les futurs employés, mais elles sont également essentielles pour la rétention des employés. Les employés qui ont l’impression de faire partie d’une équipe et dont les valeurs s’alignent sur celles de l’organisation sont plus susceptibles de rester dans l’entreprise.
Comment prendre soin de la culture d’entreprise ?
Créez une liste de valeurs fondamentales et assurez-vous que tout le monde les comprend. De plus, un manuel de l’entreprise peut décrire les attentes et les politiques de l’entreprise.
Quels outils aident à prendre soin de la culture d’entreprise ?
Vous pouvez créer un document Google Docs ou créer une courte vidéo/présentation sur les valeurs fondamentales de votre entreprise.
Vérifiez que vos employés disposent d’environnements de travail productifs avant de commencer à travailler à distance.
Pourquoi est-il important de vérifier l’environnement de travail à distance de vos employés ?
Tout le monde n’a pas des conditions idéales pour travailler à domicile. Si vous voulez que votre personnel se concentre sur son travail, il doit disposer des ressources et des outils dont il a besoin.
Comment vérifier l’environnement de travail à distance de vos employés ?
Si possible, louez un espace de travail physique dans leur région (par exemple, un espace de coworking). Sinon, essayez de leur fournir de meilleures conditions de travail à domicile en fournissant de l’équipement (chaises, bureaux, etc.).
Quels outils utiliser pour vérifier l’environnement de travail à distance de vos employés ?
Pour savoir si quelqu’un manque d’un environnement à distance approprié, vous pourriez les interroger via Google Forms.
Lorsque votre équipe commence à travailler à distance, il est essentiel d’avoir un plan pour l’intégration des nouveaux employés.
Pourquoi est-il important de planifier l’intégration à distance ?
Si vous n’avez pas de plan d’intégration, il peut être difficile de mettre les nouveaux employés à niveau.
Comment planifier l’intégration à distance ?
Planifiez des réunions vidéo et des sessions de formation pour que vos employés se familiarisent rapidement avec le nouveau système. Créez des manuels pour chaque employé à lire afin qu’il puisse se familiariser avec les directives de l’entreprise.
Quels outils utiliser pour planifier l’intégration à distance ?
Vous pouvez utiliser LiveWebinar pour les sessions de formation en ligne. Créez des manuels dans Google Docs/Sheets.
Aspects techniques
Liste de contrôle du travail à distance
Pour être productifs, les travailleurs à distance ont besoin d’outils appropriés, tels qu’un ordinateur avec tous les programmes dont ils ont besoin installés.
Pourquoi est-il important de s’assurer que vos employés disposent des appareils requis ?
Si vos travailleurs à distance n’ont pas les appareils ou outils personnels appropriés, il leur sera difficile de terminer leur travail.
Comment s’assurer que vos employés disposent des appareils requis ?
Équipez vos employés des bons outils et appareils.
Quels outils utiliser pour s’assurer que vos employés disposent des appareils requis ?
Vous pouvez créer une liste des exigences du travail à distance sur Google Docs/Sheets. Envisagez d’investir dans des technologies comme le stockage en nuage (par exemple, Dropbox) et le partage de fichiers (Google Drive).
Une connexion Internet fiable est indispensable pour les travailleurs à distance.
Pourquoi est-il important d’accorder l’accès à Internet ?
Si la connexion Internet d’un employé s’arrête ne serait-ce que quelques minutes, cela peut avoir des conséquences importantes. Vérifiez qu’ils n’éprouvent pas de difficultés de connexion lorsqu’ils travaillent à distance.
Comment accorder à chacun l’accès à Internet ?
Vérifiez périodiquement les vitesses Internet de chacun. S’il y a des problèmes, contactez le fournisseur de services et faites-les résoudre aussi rapidement que possible.
Quels outils utiliser pour accorder à chacun l’accès à Internet ?
Pingdom vous permet de surveiller l’état d’une connexion Internet de n’importe où dans le monde.
Assurez-vous que vos employés ont accès à un support technique si quelque chose ne fonctionne pas correctement.
Pourquoi est-il important de fournir un support technique ?
Si vos travailleurs à distance n’ont pas accès à un support technique, ils peuvent devenir frustrés et le voir comme un obstacle qui les empêche de faire leur travail.
Comment fournir un support technique ?
Fournissez à vos employés une liste de contacts d’assistance incluant une adresse e-mail et un numéro de téléphone, etc.
Quels outils pour fournir un support technique ?
Vous pouvez créer un document (par exemple dans Google Docs) décrivant le processus de support technique et accorder à tout le monde dans votre équipe l’accès à celui-ci. Envisagez d’investir dans un logiciel qui fournit à vos employés un accès au support 24 heures sur 24.
Sécurité
Liste de contrôle du travail à distance
Vos employés à distance doivent comprendre quelles sont leurs obligations en matière de sécurité.
Pourquoi est-il important d’établir les obligations de sécurité ?
La sécurité de vos employés doit toujours être une priorité absolue. Votre personnel doit être conscient des dangers liés au travail à domicile et comprendre les politiques de sécurité de l’entreprise.
Comment établir les obligations de sécurité ?
Expliquez-leur clairement ce qui doit être couvert de leur côté et sur quels éléments de sécurité ils doivent se concentrer.
Quels outils utiliser pour établir les obligations de sécurité ?
La géolocalisation vous permet de suivre l’emplacement de l’appareil d’un employé et de définir des limites qu’il ne peut pas dépasser. Néanmoins, cette étape n’est essentielle que si votre entreprise détient des données vraiment sensibles, sinon, vous devriez simplement faire confiance à votre personnel – cela en vaut la peine.
Maintenez les mises à jour régulières pour les applications et appareils de votre équipe.
Pourquoi est-il important de prendre soin des mises à jour régulières ?
Si vos employés à distance ne mettent pas à jour leurs appareils, ils pourraient devenir vulnérables aux cyberattaques. Vérifiez que tout le monde suit les mises à jour régulières et ne les néglige pas.
Comment prendre soin des mises à jour régulières ?
Créez un document contenant une liste des mises à jour nécessaires afin que tout le monde ait accès à ces informations.
Quels outils aident à prendre soin des mises à jour régulières ?
Vous devriez envisager d’investir dans des outils comme Microsoft AutoUpdate (pour Windows) ou Mac OS X Update (pour les appareils Apple), qui vous permettront de mettre à jour automatiquement tous les logiciels de vos employés.
Vous devez identifier les domaines où vos employés sont les plus susceptibles de rencontrer des problèmes de sécurité.
Pourquoi est-il important d’identifier les risques de sécurité ?
Si vous savez où se trouvent les dangers, vous pouvez prendre des mesures pour les atténuer. Identifiez toutes les menaces potentielles avant qu’elles ne deviennent un problème.
Comment identifier les risques de sécurité ?
Envisagez de créer une carte des risques de sécurité qui décrit les domaines dans lesquels vos employés pourraient rencontrer des dangers.
Quels outils utiliser pour identifier les risques de sécurité ?
Il existe divers outils qui identifient les zones à risque de sécurité, notamment la géolocalisation, les logiciels de surveillance des réseaux sociaux (comme Mediatoolkit) et Google Alerts.
En cas de problème, vous devez fournir un plan d’urgence et rendre votre espace de travail plus sécurisé.
Pourquoi est-il important de rédiger un plan d’urgence ?
En cas d’urgence, vos travailleurs à distance pourraient paniquer et aggraver les choses. Un plan d’urgence peut l’empêcher de se produire.
Comment rédiger un plan d’urgence ?
Créez un document avec une liste de tâches qui décrit le plan d’urgence étape par étape.
Quels outils vous aident à rédiger un plan d’urgence ?
Les outils que vos employés utilisent le plus souvent seront ceux avec lesquels ils sont les plus familiers et qu’ils peuvent probablement gérer le plus rapidement.
Santé mentale
Liste de contrôle du travail à distance
L’un des plus grands problèmes du travail à distance est l’incapacité à communiquer directement avec les gens. Puisque les travailleurs à distance pourraient passer la plupart de leur temps entre quatre murs, leur santé mentale est cruciale.
Pourquoi est-il important de prendre soin du bien-être de vos employés ?
Si un employé commence à avoir des problèmes de santé mentale, cela peut avoir un impact massif sur l’efficacité de l’entreprise.
Comment aider à prendre soin du bien-être de vos employés ?
Que cela concerne le travail ou non, assurez-vous que tout le monde a accès à l’aide s’il en a besoin.
Quels outils aident à prendre soin du bien-être de vos employés ?
Vous pouvez mener une enquête anonyme via Google Forms ou SurveyNuts.
Encouragez vos employés à avoir des discussions informelles avec leurs collègues, même à des fins non professionnelles. Cela les aidera à se sentir plus connectés à l’équipe et à prévenir les sentiments d’isolement.
Pourquoi est-il important de faciliter les discussions informelles avec les coéquipiers ?
Si vos employés commencent à avoir l’impression d’être dans un aquarium, il pourrait devenir difficile pour eux de se concentrer et de faire leur travail.
Comment faciliter les discussions informelles avec les coéquipiers ?
Soyez attentif à chaque opportunité de réunions ’ à distance ‘, non seulement celles concernant le travail mais aussi pour célébrer les anniversaires des employés, par exemple.
Quels outils vous aident à faciliter les discussions informelles avec les coéquipiers ?
Tout outil de webinaire et de messagerie (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, etc.) fonctionnera ici.
Il est beaucoup plus difficile d’apprendre une nouvelle compétence lorsque vous travaillez à distance que lorsque vous êtes au bureau. Fournissez à vos employés des options alternatives et des incitations pour apprendre de nouvelles compétences, des opportunités de s’améliorer. Accordez-leur l’accès à la technologie qui les aidera à faire tout cela.
Pourquoi est-il important de fournir à vos employés des formations ?
Permettre à vos employés de se développer les aide à voir leur travail comme une carrière, pas seulement un autre emploi. Encouragez-les à assister à des webinaires ou à suivre des cours liés à leurs intérêts professionnels.
Comment fournir à vos employés des options de formation ?
Envisagez d’offrir différents types de formation, tels que des tutoriels vidéo, des webinaires ou des livres électroniques. Vous pourriez également soutenir vos employés pour qu’ils suivent des cours à leur rythme.
Quels outils utiliser pour fournir à vos employés des options de formation ?
Vous pouvez utiliser un logiciel de vidéoconférence comme Skype ou Zoom pour mener des formations en direct ou des plateformes comme Lynda.com et Coursera pour offrir des cours en ligne.
Résumé de la liste de contrôle du travail à distance
Les bases :
Énoncez vos heures de travail
Établissez des responsabilités et des attentes claires
Décidez des congés
Organisez les réunions à l’avance
Rationalisez la communication avec LiveAgent
Prenez soin de la culture d’entreprise
Vérifiez l’environnement de travail à distance de vos employés
Planifiez l’intégration à distance
Aspects techniques :
Assurez-vous que vos employés disposent des appareils requis
Accordez à chacun l’accès à Internet
Fournissez un support technique
Sécurité :
Établissez les obligations de sécurité
Prenez soin des mises à jour régulières
Identifiez les risques de sécurité
Rédigez un plan d’urgence
Santé mentale :
Prenez soin du soutien au bien-être de vos employés
Facilitez les discussions informelles avec les coéquipiers
Fournissez à vos employés des options de formation
Comment les entreprises intègrent-elles normalement les employés à distance ?
Une méthode populaire consiste à créer un portail en ligne contenant toutes les informations dont un nouvel employé aura besoin, telles que les politiques, les procédures, les coordonnées et les matériels de formation. Une autre méthode standard consiste à assigner un mentor qui peut aider le nouvel employé à s'adapter à la culture de l'entreprise et répondre à toutes ses questions. D'autres méthodes incluent les appels vidéo, les conférences téléphoniques et la formation en cours d'emploi. Décidez quelle méthode convient le mieux à votre entreprise.
Qu'est-ce qui rend l'intégration des employés à distance réussie ?
Une expérience d'intégration réussie pour les employés à distance devrait inclure : établir des relations avec d'autres travailleurs, apprendre à travailler en dehors du bureau, comprendre les politiques, procédures et culture de l'entreprise ainsi que se connecter aux canaux de communication internes. Donnez aux gens le temps et le soutien nécessaires pour s'adapter avant de les plonger dans des situations ' à enjeux élevés '.
Les employés virtuels bénéficient-ils d'une expérience de travail à distance ?
Oui, c'est le cas dans la plupart des cas. En fait, les employés à distance ont tendance à être plus productifs et à avoir moins de stress que leurs homologues au bureau. Ils se sentent à l'aise de travailler dans leurs environnements domestiques et ne sont pas distraits par la politique de bureau, les drames ou les discussions à la fontaine.
Quel est le processus d'intégration d'un nouvel employé à distance ?
Généralement, le processus d'intégration d'un nouvel employé à distance implique d'examiner ses fonctions et ses attentes, de s'assurer qu'il dispose des outils nécessaires, d'expliquer les politiques et procédures de l'entreprise, et de le présenter au reste de l'équipe. Enfin, aidez-le à démarrer son premier projet.
Comment intégrer les employés virtuels ?
Évaluez les compétences spécifiques et le tempérament de l'individu pour déterminer une stratégie d'intégration appropriée. Cela pourrait inclure des sessions de formation formelles, un audit des compétences ou un mentorat d'un collègue plus expérimenté. Certains employés à distance qui ont leurs propres capacités techniques peuvent préférer gérer les dépendances eux-mêmes, tandis que d'autres auront besoin d'aide pour configurer les logiciels nécessaires. Par conséquent, vous devriez considérer le niveau d'autonomie que vous attendez d'une nouvelle embauche avant de décider d'une stratégie pour son intégration.
Quel est le meilleur moyen d'organiser le travail à distance en 2023 ?
Tout dépend des politiques, de la philosophie de gestion et du degré d'autonomie qu'une entreprise souhaite accorder à ses employés. Généralement, trois structures organisationnelles différentes peuvent être appliquées lors de la gestion d'une équipe de travailleurs virtuels : les équipes complètement distribuées avec des heures de travail flexibles, les équipes partiellement distribuées avec des heures définies, et les équipes entièrement centralisées avec des employés travaillant à partir d'un bureau désigné. Chacune de ces structures a ses avantages et ses inconvénients, il est donc essentiel d'évaluer ce qui fonctionnera le mieux pour votre entreprise spécifique.
Où puis-je trouver une liste de contrôle d'intégration des employés à distance ?
Nous avons couvert une liste de contrôle du travail à distance ci-dessus, mais beaucoup de ses étapes peuvent également fonctionner comme une liste de contrôle d'intégration des employés à distance autonome.
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