Apprenez à rédiger des lettres de remerciement professionnelles avec des exemples et des modèles. Explorez les différences entre les emails et les lettres, obtenez des conseils pour l’appréciation client, et découvrez les fonctionnalités de LiveAgent. Perfectionnez vos lettres de remerciement avec des conseils structurés.
En considérant la taille et le type d’entreprise que vous dirigez, ainsi que le nombre de clients à qui vous souhaitez exprimer votre gratitude, vous pouvez choisir entre des emails ou des lettres de remerciement imprimées (envoyées par courrier ordinaire). Voici quelques facteurs à prendre en compte lors du choix entre les deux :
Lorsque vous décidez comment exprimer votre gratitude, considérez plusieurs facteurs importants qui influenceront l’efficacité de votre message :
Moment de la livraison : Le plus tôt qu’une lettre traditionnelle arrivera est le jour après son envoi. Si le timing n’est pas critique, vous pouvez envoyer une lettre. Mais lorsqu’un suivi rapide est nécessaire – comme remercier un client pour son achat – l’email sera plus pratique.
Degré de formalité : Puisque les emails sont considérés comme moins formels que les lettres dans le monde des affaires, si vous préférez maintenir une communication formelle avec vos clients – optez pour les lettres.
Le contenu du message : L’email permet d’ajouter des graphiques, des images, des vidéos, des liens ou de joindre des fichiers – si vous souhaitez que votre message de remerciement soit plus créatif qu’un simple texte imprimé, l’email est la solution.
Restrictions budgétaires : L’envoi d’emails est moins cher, l’envoi de lettres nécessite des dépenses supplémentaires (papier, impression, frais postaux). Pour une entreprise mondiale ayant des clients dans le monde entier, l’email pourrait être la seule option raisonnable.
Toute lettre d’appréciation client doit généralement être structurée dans un style plus formel qu’un email et doit toujours inclure certains composants de base d’une lettre de remerciement. Voici quelques conseils utiles pour créer une lettre de remerciement parfaite pour vos clients :
Utilisez des salutations plus formelles telles que ’ Cher M./Mme Dupont ‘ ou ’ Cher Jean ‘. Les salutations informelles comme ’ Bonjour ‘, ’ Salutations ‘ ou ’ Coucou ‘ doivent être évitées. Assurez-vous également de vérifier l’orthographe du nom du destinataire, sinon vous risquez de faire une mauvaise impression dès le départ.
L’unique objectif d’une lettre de remerciement doit être de montrer l’appréciation et d’exprimer la gratitude envers les clients fidèles. Résistez à la tentation de promouvoir votre entreprise à nouveau. Ne mentionnez pas les ventes à venir, les offres spéciales, les nouveaux produits ou quoi que ce soit d’autre qui pourrait être considéré comme une publicité. Car cela pourrait distraire le client de votre point initial.
Après avoir remercié un client pour ses affaires, envisagez d’ajouter une déclaration de suivi montrant que vous êtes attentif aux besoins des clients. Cela pourrait être soit mentionner que vous êtes toujours disponible s’ils ont des questions ou des préoccupations concernant vos produits ou services. Ou simplement, demandez s’il y a quelque chose que vous pouvez faire pour augmenter leur satisfaction.
Pour que la lettre ait l’air professionnelle, assurez-vous d’utiliser un en-tête qui peut inclure le nom de votre entreprise, le logo ou d’autres informations de marque. Un en-tête bien conçu rend une lettre unique, assure la visibilité de votre marque, aide à vérifier son authenticité auprès du destinataire et crée une impression générale professionnelle.
Lorsque vous fermez une lettre de remerciement, il est important d’utiliser un mot ou une phrase approprié et respectueux. Vous pouvez sélectionner le plus couramment utilisé ’ Cordialement ‘ ou ’ Sincères salutations ‘, ou légèrement plus personnel ’ Meilleures salutations ‘, ’ Respectueusement vôtre ‘, ’ Meilleurs vœux ‘, ’ Avec appréciation ‘ ou ’ Avec gratitude ‘. Les formules de fermeture comme ’ Toujours ‘, ’ Santé ‘, ’ Amour ‘ ou ’ Prends soin de toi ‘ sont considérées comme trop informelles pour les lettres commerciales et doivent être évitées.
Bien que rendre les lettres de remerciement personnelles puisse être difficile pour les grandes entreprises, ajouter une signature au bas de la lettre peut aider à ajouter au moins un certain niveau de personnalisation. Bien qu’il ne soit pas toujours possible d’ajouter une signature manuscrite, même une signature imprimée aura toujours meilleure apparence qu’un simple nom dactylographié.
Cher M. [Nom],
Nous tenons à vous faire savoir combien nous apprécions votre entreprise puisque vous êtes notre client fidèle depuis trois ans. Nous comprenons que vous avez de nombreuses options sur le marché, et nous sommes heureux que vous ayez toujours choisi [Nom de l’entreprise] comme votre premier choix. Ce sont des clients comme vous qui nous permettent de continuer, et nous ne pourrions pas être plus reconnaissants !
Vos suggestions honnêtes et vos commentaires sont une partie vitale de notre croissance. S’il y a quelque chose que nous pouvons faire pour améliorer votre expérience avec nous, veuillez nous le faire savoir.
Meilleures salutations
[Votre nom]
Cher [Nom],
Cette année, [Nom de l’entreprise] célèbre son 10e anniversaire, et nous aimerions vous remercier de l’avoir rendu possible ! La croissance et le succès que nous avons connus au cours de toutes ces années sont dus à des clients comme vous, qui soutiennent fidèlement notre entreprise.
Au nom de l’entreprise, nous espérons que vous avez apprécié la qualité améliorée de nos services. Nous continuerons nos efforts pour répondre à vos exigences et attentes à l’avenir également.
Nous apprécions vraiment votre confiance, et nous ferons de notre mieux pour continuer à vous offrir le service que vous méritez.
Avec gratitude
[Votre nom]
Chère Mme [Nom],
Alors que l’année se termine, nous aimerions profiter de cette occasion pour vous remercier d’avoir choisi notre entreprise ! Vous êtes l’un de nos clients les plus précieux et c’a été un vrai plaisir de vous servir cette année.
Nous nous efforçons toujours de dépasser les attentes de nos clients et de répondre à leurs exigences. Faites-nous savoir s’il y a quelque chose que nous pouvons faire pour vous aider davantage.
De la part de tous chez [Nom de l’entreprise], nous vous souhaitons, à vous et à vos proches, une année nouvelle sûre et heureuse !
Avec appréciation
[Votre nom]
Les exemples ci-dessus vous permettront de rédiger des lettres de remerciement client avec facilité. Vous pouvez même consulter d’autres exemples de messages d’email au helpdesk pour permettre à vos agents de gérer efficacement toutes les communications client.
La connaissance est importante, mais seulement lorsqu’elle est mise en pratique. Testez tout dans notre académie directement dans LiveAgent.
Considérez la taille et le type d'entreprise que vous dirigez, ainsi que le nombre de clients à qui vous souhaitez exprimer votre gratitude. Si vous êtes une entreprise avec un grand nombre de clients, les emails de remerciement pourraient être un choix plus efficace. Cependant, une lettre de remerciement est toujours plus appréciée.
Avant d'envoyer une lettre de remerciement, examinez quelques facteurs importants comme le moment de la livraison, le degré de formalité et le contenu du message, car tous ces éléments peuvent influencer le résultat.
Toute lettre d'appréciation client doit généralement être structurée dans un style plus formel qu'un email et doit toujours inclure certains composants de base d'une lettre de remerciement.
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