La gestion de contenu organise et distribue le contenu numérique comme le texte et les images, tandis que la gestion des connaissances se concentre sur le partage et l’exploitation des connaissances organisationnelles. Les deux systèmes servent des objectifs uniques mais peuvent être intégrés pour une croissance commerciale améliorée.
La gestion de contenu (CM) est un ensemble de processus soutenant la collecte, la gestion et la publication d'informations sous toute forme ou tout support. La gestion des connaissances (KM) est une approche plus holistique qui implique la création, le partage, l'utilisation et la gestion des connaissances au sein d'une organisation.
L’ère numérique moderne nous pousse à comprendre l’importance d’exploiter la puissance de l’information. Dans le contexte de la gestion de données précieuses, les termes gestion de contenu et gestion des connaissances apparaissent assez fréquemment. Cet article vise à clarifier leurs différences clés et les façons dont ils s’entrelacent pour stimuler la croissance commerciale.
Qu’est-ce que cela signifie en termes d’utilisation réelle ? La gestion de contenu garantit que le bon contenu est disponible pour les bonnes personnes au bon moment. Cela implique de créer, modifier, organiser et distribuer le contenu d’une manière efficace, efficiente et conviviale.
La gestion de contenu peut être un outil inestimable pour quiconque doit gérer une grande quantité d’informations, qu’il s’agisse de texte, d’images, de vidéos ou d’autres formes de données.
La gestion des connaissances, autrement connue sous le nom de KM, est une approche plus holistique qui implique la création, le partage, l’utilisation et la gestion des connaissances au sein d’une organisation. Il ne s’agit pas seulement de gérer le contenu, mais aussi d’exploiter ce contenu pour améliorer l’efficacité, la productivité des employés et la prise de décision.
La gestion des connaissances est un processus commercial intégral pour les organisations qui souhaitent tirer le meilleur parti de leur expertise collective. Cela inclut les entreprises mais s’étend également aux agences gouvernementales, aux institutions de recherche et à d’autres organisations ayant une approche centrée sur les connaissances.
Bien que la gestion de contenu et la gestion des connaissances puissent sembler similaires, elles servent des objectifs différents et jouent des rôles uniques dans une organisation. Comprendre leurs différences clés est crucial pour que les entreprises gèrent efficacement leurs informations et les exploitent pour stimuler la croissance et l’innovation.
Comme nous l’avons déjà mentionné, la responsabilité principale de la gestion de contenu est la création, l’organisation et la publication de contenu numérique. Elle vise à rationaliser les processus de création de contenu, en garantissant la cohérence et l’accessibilité sur diverses plateformes.
Le cadre de gestion des connaissances, en revanche, se concentre sur la capture, l’organisation et le partage des connaissances au sein d’une organisation en utilisant des logiciels de gestion des connaissances et des bases de connaissances internes et externes.
Les pièces de contenu souvent trouvées dans la base de connaissances d’une entreprise et d’autres référentiels de gestion des connaissances contiennent des guides pratiques, des journaux de problèmes clients résolus et des guides techniques complets. La gestion des connaissances vise à améliorer la collaboration, à améliorer la prise de décision et à favoriser l’innovation en exploitant l’expertise collective interne.
La gestion de contenu, y compris le texte, les images, les vidéos et autres médias, traite du contenu structuré et non structuré. Elle se concentre sur la gestion du contenu tout au long de son cycle de vie, de la création à l’archivage, en utilisant des outils essentiels de service client sur les réseaux sociaux.
La gestion des connaissances englobe une gamme plus large d’informations, y compris les connaissances explicites (telles que les documents et les bases de données) et les connaissances implicites (telles que l’expérience). Elle vise à capturer et à distribuer les deux types de connaissances pour bénéficier à l’organisation dans son ensemble.
Les systèmes de gestion de contenu organisent le contenu en fonction de taxonomies, de catégories ou d’étiquettes prédéfinies. Il garantit que le contenu est facilement consultable et accessible aux utilisateurs.
Les logiciels de gestion des connaissances se concentrent sur la capture et la structuration des connaissances collectives pour refléter leur contexte et leurs relations. Ils utilisent des techniques telles que les graphiques de connaissances, les ontologies et les réseaux sémantiques pour faciliter la récupération sans effort des connaissances à partir d’une seule plateforme.
La gestion de contenu implique des rôles tels que créateurs de contenu, éditeurs et éditeurs. Chacun de ces rôles contribue à la création et à la maintenance du contenu. Pendant ce temps, les utilisateurs sont principalement ceux qui consomment le contenu.
En revanche, la gestion des connaissances considère chaque membre d’une organisation comme un atout ayant des connaissances à contribuer. Cette approche encourage la participation active de tous les employés, quel que soit leur rôle spécifique. Le processus de gestion des connaissances met l’accent sur le partage des connaissances, la collaboration et l’apprentissage collectif.
Les systèmes de gestion de contenu d’entreprise incluent souvent des fonctionnalités de flux de travail pour faciliter les processus de création, d’examen et d’approbation du contenu. La collaboration est généralement limitée à la création et à l’édition de contenu.
D’autre part, les systèmes de gestion des connaissances privilégient la collaboration et favorisent une culture de partage et de diffusion des connaissances. Ils fournissent des outils pour la création collaborative, les forums de discussion et les réseaux sociaux pour encourager la participation active.
En ce qui concerne la gestion de contenu, elle se concentre sur la fourniture de contenu pertinent aux utilisateurs en fonction de critères prédéfinis, tels que les requêtes de recherche ou les préférences des utilisateurs. Elle vise à fournir aux clients potentiels des expériences personnalisées et à optimiser la distribution du contenu.
La gestion des connaissances garantit que les informations dans les bases de connaissances internes sont pertinentes et applicables à des situations spécifiques. Elle exploite l’expérience réelle pour fournir des guides pratiques et d’autres contenus utiles pour l’ensemble de l’organisation.
La gestion de contenu se concentre principalement sur la fourniture d’informations aux utilisateurs dans le présent. Bien que le contenu puisse être archivé, sa valeur à long terme est souvent limitée à la référence historique.
Les systèmes de gestion des connaissances, cependant, visent à capturer et à préserver les connaissances commerciales, en assurant leur valeur à long terme. Ils facilitent l’apprentissage continu, permettant aux employés de s’appuyer sur les connaissances existantes et d’éviter de réinventer la roue.
Lorsqu’on parle de gestion de contenu, des outils tels que WordPress viennent à l’esprit. Une telle solution est un outil de gestion de contenu phare qui permet à ses utilisateurs de créer, gérer, stocker et publier du contenu sur divers sites Web.
D’autre part, en ce qui concerne les outils de gestion des connaissances, nous pouvons parler du générateur de base de connaissances externe et interne de LiveAgent ou même de Confluence. LiveAgent est plus une solution robuste et bien équilibrée, mais ces deux systèmes logiciels de gestion des connaissances facilitent la collaboration interne, la documentation et la gestion de projet.
Pour mettre la théorie en pratique, parlons de quelques exemples réels de gestion de contenu et de gestion des connaissances que vous avez peut-être déjà rencontrés.
Wikipedia est un excellent exemple de gestion des connaissances et de gestion de contenu. C’est une plateforme collaborative où les utilisateurs contribuent des articles de connaissances et du contenu sur divers sujets.
La plateforme utilise la gestion de contenu pour organiser et catégoriser les articles, en garantissant que les informations sont présentées de manière structurée et accessible.
Adobe propose des logiciels créatifs et des solutions marketing. Ils utilisent la gestion des connaissances pour permettre la collaboration entre les employés à l’échelle mondiale, en partageant l’expertise et les perspectives.
La gestion de contenu est également essentielle pour les plateformes marketing d’Adobe, où ils gèrent et distribuent le contenu sur diverses chaînes, en garantissant une messagerie cohérente et une représentation de marque.
Idéalement, une entreprise prospère devrait utiliser les deux. Dans le paysage actuel, créer, organiser, stocker et distribuer des informations est devenu une sorte d’art. En conséquence, la plupart des entreprises bénéficient d’une stratégie fiable de gestion de contenu et de gestion des connaissances.
Voici les différents types de systèmes de gestion de contenu et de gestion des connaissances :
Système de gestion de contenu Web (WCMS) : Ces systèmes sont utilisés pour gérer et publier du contenu sur les sites Web. Ils permettent aux utilisateurs de créer, modifier, organiser et publier du contenu numérique sans nécessiter d’expertise technique. Les exemples les plus largement utilisés incluent WordPress, Joomla et Drupal.
Système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) : Ces systèmes sont conçus pour gérer les informations non structurées d’une organisation, y compris les documents, les images, les vidéos et autres actifs numériques. Parmi les exemples, citons SharePoint, OpenText Content Suite et Documentum.
Système de gestion de documents (DMS) : Ce type de gestion de contenu se concentre spécifiquement sur la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie. Parmi les exemples notables, citons M-Files, Alfresco et LogicalDOC.
Système de gestion des actifs numériques (DAM) : Les systèmes DAM sont utilisés pour stocker, organiser et gérer les actifs numériques tels que les images, les vidéos, les fichiers audio et autres médias. Ils fournissent des outils pour la gestion des métadonnées, l’étiquetage des actifs et la récupération facile. Les plus courants sont Widen Collective, Bynder et Adobe Experience Manager Assets.
Système de gestion de l’apprentissage (LMS) : Bien que principalement utilisés pour l’apprentissage en ligne et la formation, ces plateformes gèrent et distribuent également du contenu. Vous pouvez reconnaître les outils LMS tels que Moodle, Canvas et Blackboard.
Système de gestion des connaissances d’entreprise : Ces systèmes se concentrent sur la collecte, l’organisation et le partage des connaissances au sein d’une organisation. Ils incluent des fonctionnalités telles que le partage de documents, les répertoires d’experts, les forums de discussion et les référentiels de meilleures pratiques. Parmi les exemples réels, citons Confluence, IBM Watson Knowledge Center et Bloomfir.
Système de gestion des connaissances collaboratif : Ces systèmes mettent l’accent sur la collaboration et le partage d’informations entre les membres de l’équipe. Ils incluent souvent des fonctionnalités telles que les wikis, les blogs, les tableaux de discussion et les outils de collaboration en temps réel. Les solutions logicielles les plus notables incluent LiveAgent, MediaWiki et Tiki Wiki.
Système de localisation d’expertise : Ces outils de gestion des connaissances aident les utilisateurs à trouver des experts au sein d’une organisation en fonction de leurs compétences, domaines de connaissances et expérience. Ils aident à connecter les personnes qui ont besoin d’informations avec celles qui possèdent l’expertise pertinente. Les exemples réels d’outils de gestion des connaissances de localisation d’expertise incluent Swoop, Talla et ProFinda.
Système de curation de contenu : Ce type de KMS aide à sélectionner, organiser et présenter les informations pertinentes provenant de diverses sources. Il est particulièrement utile pour créer des bases de connaissances, des bulletins d’information ou des bibliothèques de ressources. Vous pouvez reconnaître les systèmes de curation de contenu tels que Scoop.it, Flipboard et Pearltrees.
Système de gestion des connaissances sémantiques : Ces systèmes utilisent les technologies sémantiques pour capturer et organiser les connaissances en fonction des relations entre les concepts. Ils améliorent la précision de la recherche et permettent une meilleure compréhension contextuelle des informations. Les exemples notables incluent PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant et Synaptica.
Système de raisonnement basé sur les cas : Ce type de KMS stocke et récupère les solutions aux problèmes ou cas passés. Il aide les utilisateurs à trouver des solutions pertinentes en mettant en correspondance les problèmes actuels avec des cas similaires du passé. Les outils que vous pouvez trouver dans cette catégorie incluent Coveo, IntraFind et Primedius.
Système de gestion de l’innovation : Ces systèmes favorisent le partage d’idées, la collaboration et l’innovation au sein d’une organisation. Ils incluent souvent des outils pour collecter des idées, les évaluer et mettre en œuvre les plus prometteuses. Les outils de gestion de l’innovation souvent utilisés sont Spigit, IdeaScale et Brightidea.
N’oubliez pas que ces catégories peuvent se chevaucher et que certains systèmes pourraient inclure des fonctionnalités de plusieurs types.
Pour répondre simplement à la question, oui, ils le peuvent. En intégrant les deux systèmes, vous pouvez créer une solution plus complète et efficace pour gérer à la fois le contenu et les connaissances au sein d’une organisation. Pour réaliser une telle intégration, vous devez sélectionner des systèmes compatibles et fournir des API ou d’autres moyens de connexion et de communication entre les deux systèmes.
Une autre réponse simple est oui. Dans de nombreux cas, les entreprises constatent que l’intégration des deux systèmes peut améliorer leur stratégie globale de gestion de l’information. Bien que cela dépende de la taille d’une organisation et de la nature des opérations, la combinaison d’une stratégie de gestion de contenu et de gestion des connaissances crée une approche plus holistique de la gestion des données de l’entreprise.
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La gestion de contenu peut être considérée comme un sous-ensemble de la gestion des connaissances. Cependant, la gestion de contenu concerne la gestion de pièces de contenu individuelles, tandis que la gestion des connaissances se concentre sur la création d'un environnement où le contenu, ainsi que l'expertise et les expériences, peuvent être exploités pour créer de la valeur pour l'organisation.
La principale différence entre les deux réside dans la manière et les types de contenu qu'ils gèrent. Le CMS est centré sur la gestion du contenu pour une présentation efficace, tandis que le KMS se concentre sur la capture et l'exploitation des connaissances, de l'expertise et des perspectives collaboratives pour améliorer les performances organisationnelles.
L'analyse sémantique et l'intelligence artificielle ont un impact significatif sur la façon dont les CMS et les KMS fonctionnent. Des capacités de recherche améliorées à l'intégration de l'IoT, les nouvelles technologies transforment les systèmes de gestion de contenu et de gestion des connaissances, les rendant plus intelligents, accessibles, collaboratifs et centrés sur l'utilisateur.
La combinaison d'une gestion de contenu efficace et d'une gestion des connaissances aide les entreprises à s'adapter aux changements du marché, à améliorer la satisfaction des clients et à favoriser les cultures d'amélioration continue et d'innovation.
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