Boîte aux lettres partagée
Rationalisez le support client avec la boîte aux lettres partagée de LiveAgent. Collaborez, améliorez la productivité et augmentez la satisfaction. Essayez grat...
8 min de lecture
Qu'est-ce qu'une boîte aux lettres partagée ?
Une boîte aux lettres partagée est un type spécial de boîte de réception e-mail auquel plusieurs utilisateurs peuvent accéder pour envoyer, recevoir et gérer les e-mails à partir d'une seule adresse e-mail. Cette configuration est parfaite pour les équipes qui ont besoin de traiter les demandes ou les requêtes des clients, car elle centralise la communication et garantit que tous les e-mails entrants sont traités rapidement.
À mesure que les entreprises se développent, le besoin d’une approche centralisée pour gérer les e-mails devient évident. Entrez les boîtes aux lettres partagées, un outil conçu pour rationaliser la communication entre les membres de l’équipe tout en maintenant l’organisation et l’efficacité.
Les boîtes aux lettres partagées réduisent le risque de manquer des messages importants ou d’avoir besoin de transférer des e-mails inutilement. Elles rationalisent les processus et améliorent l’efficacité de l’équipe. Contrairement à une liste de distribution ou à une licence distincte pour chaque utilisateur, toutes les autorisations sont déjà en place pour un fonctionnement transparent.
Différences entre les boîtes aux lettres partagées et les boîtes de réception partagées
Les boîtes aux lettres partagées et les boîtes de réception partagées sont souvent utilisées indifféremment, mais elles ont des différences.
| Fonctionnalité | Boîte aux lettres partagée | Boîte de réception partagée |
|---|---|---|
| Objectif | Pour la collaboration d’équipe et la gestion des e-mails. | Pour la collaboration d’équipe en se concentrant sur les réponses aux e-mails et les notes internes. |
| Accès utilisateur | Plusieurs utilisateurs accèdent avec leurs identifiants. | Plusieurs utilisateurs accèdent généralement via des clients e-mail. |
| Envoi d’e-mails | Envoyé en tant que boîte aux lettres partagée ou au nom de l’utilisateur. | Généralement envoyé au nom de l’utilisateur individuel. |
| Calendrier | Inclut un calendrier commun pour la planification. | N’inclut généralement pas de fonctionnalités de calendrier. |
| Implémentation | Souvent utilisée dans Office 365 ou Google Workspace. | Souvent utilisée dans des clients e-mail spécifiques. |
Une boîte aux lettres partagée permet à plusieurs personnes de gérer les e-mails à partir d’une seule adresse e-mail. Elle est idéale pour les équipes car elle ne nécessite pas de licences distinctes ou de détails de compte. Les boîtes de réception partagées apparaissent souvent dans les clients e-mail et se concentrent sur la collaboration en temps réel, y compris les notes internes et le suivi des conversations par e-mail.
LiveAgent offre une excellente solution pour gérer les boîtes aux lettres partagées. Elle prend en charge la communication efficace de l’équipe en intégrant des fonctionnalités pour traiter les e-mails entrants et maintenir des délais de réponse organisés, garantissant que vos équipes de support client fonctionnent efficacement.
Fonctionnalités clés des boîtes aux lettres partagées
Les boîtes aux lettres partagées sont un outil polyvalent dans Microsoft 365 et d’autres plateformes comme Google Workspace. Elles permettent à plusieurs utilisateurs d’envoyer et de recevoir des e-mails en utilisant une adresse e-mail centrale, telle que info@votreentreprise.com ou support@votreentreprise.com . Voici quelques fonctionnalités clés qui rendent les boîtes aux lettres partagées bénéfiques pour les opérations d’équipe :
- Communication centralisée : Les utilisateurs peuvent gérer les e-mails à partir d’une boîte de réception partagée, garantissant que tout le monde a accès aux derniers fils de discussion sans avoir besoin de comptes distincts.
- Efficacité des coûts : Les boîtes aux lettres partagées ne nécessitent pas de licence payante, ce qui en fait un choix économique pour les entreprises recherchant des solutions de collaboration par e-mail.
- Calendrier et contacts unifiés : Comme une boîte aux lettres ordinaire, les boîtes aux lettres partagées incluent une boîte de réception, un calendrier et une liste de contacts, facilitant la planification et la gestion des contacts.
- Identité e-mail cohérente : Les e-mails envoyés à partir d’une boîte aux lettres partagée semblent provenir de l’adresse de la boîte aux lettres elle-même, maintenant la cohérence de la communication.
- Organisation améliorée : La possibilité de créer des sous-dossiers aide à garder les e-mails organisés, soutenant les flux de travail rationalisés.
Accès multi-utilisateurs
Une boîte aux lettres partagée est adaptée pour que plusieurs utilisateurs travaillent en collaboration. Voici comment elle facilite l’accès multi-utilisateurs :
- Utilisation simultanée : Plusieurs utilisateurs peuvent accéder simultanément à une boîte aux lettres partagée. Cela favorise le travail d’équipe en permettant aux membres de gérer les messages ensemble en temps réel.
- Accès sécurisé : Pour améliorer la sécurité, les boîtes aux lettres partagées sont liées à un compte utilisateur désactivé pour empêcher les connexions directes, réduisant le risque d’accès non autorisé.
- Gestion des messages : Bien que les boîtes aux lettres partagées offrent un accès facile, elles ne peuvent pas empêcher les utilisateurs de supprimer des messages.
- Directives d’utilisation : La définition de règles pour l’acheminement des e-mails et l’étiquetage améliore le travail d’équipe, en particulier pour les équipes distantes ou distribuées.
Gestion des e-mails
Une gestion efficace des e-mails est essentielle pour toute équipe utilisant des boîtes de réception partagées. Voici comment les boîtes aux lettres partagées aident à la gestion des e-mails :
- Assignation de responsabilité : Les équipes peuvent assigner des e-mails spécifiques à des membres individuels, assurant la clarté dans l’allocation des tâches.
- Outils de collaboration : Les boîtes de réception partagées permettent l’étiquetage et les notes internes, soutenant la communication transparente et l’assistance au sein de l’équipe.
- Communication structurée : L’utilisation d’étiquettes et de champs personnalisés améliore l’organisation et maintient la productivité en gardant les messages structurés.
- Mesures de sécurité : Les connexions utilisateur individuelles pour les plateformes de boîte de réception partagée protègent le compte e-mail contre l’utilisation non autorisée.
- Outils intégrés : Des solutions comme Gmelius ou Hiver améliorent les boîtes de réception partagées, offrant des fonctionnalités telles que l’assignation d’e-mails et l’analyse des performances.
Éviter la duplication des réponses
Prévenir les réponses en double est crucial pour maintenir un flux de travail professionnel et efficace. Voici comment les boîtes aux lettres partagées aident :
- Visibilité des fils de discussion e-mail : Les membres de l’équipe peuvent voir le fil de discussion complet, réduisant les chances de réponses en double aux demandes des clients.
- Assignation des flux de travail : En assignant les e-mails à des membres d’équipe spécifiques, la clarté des responsabilités est maintenue, prévenant les réponses multiples au même message.
- Optimisation de la boîte de réception : L’examen et l’optimisation réguliers de la configuration de la boîte de réception aident à identifier et à corriger les problèmes de duplication potentiels.
- Étiquettes organisationnelles : L’application d’étiquettes ou de libellés suit les e-mails traités, évitant efficacement les réponses redondantes.
- Formation efficace : L’éducation des membres de l’équipe sur l’utilisation des outils de boîte de réception partagée favorise une communication efficace, minimisant le risque d’efforts dupliqués.
Pour gérer efficacement les boîtes aux lettres partagées, envisagez d’utiliser LiveAgent. En tant que solution très bien notée, LiveAgent prend en charge la communication d’équipe en facilitant la gestion organisée des e-mails entrants, garantissant que votre équipe de support client fonctionne correctement.
Avantages de l’utilisation des boîtes aux lettres partagées
Les boîtes aux lettres partagées sont un excellent outil pour les équipes qui ont besoin de gérer les e-mails en collaboration. Elles permettent à plusieurs membres de l’équipe d’accéder et d’envoyer des e-mails à partir d’un compte central. Cela améliore l’efficacité en éliminant le besoin de transférer des messages à différents collègues. Les boîtes aux lettres partagées améliorent également les délais de réponse aux demandes des clients, ce qui entraîne une communication plus rapide et un service amélioré.
Avec une boîte aux lettres partagée, votre équipe gagne une meilleure visibilité sur les e-mails passés et les conversations en cours. Cet engagement collectif facilite la collaboration efficace de tous. De plus, comme les boîtes aux lettres partagées ne nécessitent pas de compte utilisateur distinct ou de licence, l’administration est simplifiée.
Collaboration d’équipe améliorée
L’utilisation de boîtes aux lettres partagées améliore considérablement la collaboration d’équipe. Par exemple, la boîte de réception partagée de LiveAgent permet d’assigner les e-mails aux membres d’équipe pertinents. Cela augmente la responsabilité et l’efficacité. De même, Gmelius transforme une boîte de réception Gmail en espace de travail partagé, permettant le travail d’équipe sur les e-mails sans quitter Google Workspace. Avec des fonctionnalités telles que les commentaires internes, les brouillons partagés et les réponses prédéfinies, Front aide les équipes à communiquer et à s’entraider efficacement.
Transparence améliorée
Les boîtes aux lettres partagées favorisent une communication transparente. Elles permettent à plusieurs membres de l’équipe de gérer les e-mails à partir d’une adresse commune. Ce sens d’accès ouvert soutient la collaboration. Dans une configuration d’assistance, les boîtes de réception partagées peuvent améliorer la transparence opérationnelle en offrant des métriques pour évaluer la charge de travail et les délais de réponse.
Des outils comme LiveAgent améliorent la responsabilité avec des fonctionnalités telles que les étiquettes partagées et l’assignation d’e-mails. Les équipes modernes peuvent adapter les boîtes aux lettres partagées pour répondre aux besoins de communication interfonctionnelle dans divers contextes départementaux.
Support client rationalisé
Les boîtes aux lettres partagées sont également essentielles pour un support client rationalisé. Elles permettent des réponses rapides et unifiées, ce qui est essentiel pour une satisfaction client élevée. Des outils comme Help Scout et LiveAgent fournissent aux équipes de support la capacité de gérer efficacement les demandes des clients via des boîtes aux lettres partagées. En intégrant divers canaux de communication, ces boîtes aux lettres offrent une expérience transparente pour les clients.
Les conversations client unifiées sur différentes plateformes aident les équipes de support à fournir une assistance personnalisée. De plus, des fonctionnalités telles que l’automatisation des flux de travail et l’assignation des tâches dans les systèmes de boîte aux lettres partagée améliorent la productivité de l’équipe et l’efficacité des réponses dans les scénarios de support client.
En fin de compte, les boîtes aux lettres partagées sont essentielles pour permettre le travail d’équipe et améliorer la communication à la fois au sein des équipes et avec les clients. LiveAgent offre une excellente solution pour gérer les boîtes aux lettres partagées, fournissant un ensemble de fonctionnalités pour améliorer la collaboration et la transparence du support.
Comment choisir le meilleur logiciel pour une boîte aux lettres partagée
Lors du choix d’un logiciel pour une boîte aux lettres partagée, envisagez la compatibilité avec LiveAgent pour faciliter la collaboration facile. Ces boîtes aux lettres permettent à plusieurs utilisateurs de gérer un seul compte e-mail en utilisant leurs identifiants e-mail, crucial pour un travail d’équipe transparent.
Voici les points clés à considérer :
- Productivité : Les boîtes aux lettres partagées peuvent rationaliser la communication, réduisant les e-mails internes et améliorant la collaboration d’équipe.
- Capacités de rapport : Recherchez un logiciel qui suit les métriques telles que le délai de première réponse et le délai de résolution moyen. Ces informations aident à évaluer les performances et l’efficacité de l’équipe.
- Limitations des utilisateurs : Visez à maintenir les utilisateurs accédant à la boîte aux lettres partagée à moins de 25. Cela aide à maintenir les performances et la fonctionnalité.
- Accessibilité : Assurez-vous que le logiciel permet l’accès via Outlook Web et les applications mobiles. Cela améliore la flexibilité d’utilisation sur n’importe quel appareil.
Un tableau résumant les fonctionnalités du logiciel pourrait aider à visualiser ces considérations :
| Fonctionnalité | Importance |
|---|---|
| Compatibilité Office 365 | Essentielle pour la collaboration d’équipe |
| Outils de productivité | Rationalise la communication interne |
| Métriques de rapport | Évaluer et améliorer les performances de l’équipe |
| Limite d’utilisateurs | Performances optimales avec moins d’utilisateurs |
| Accès multi-plateforme | Utilisation flexible sur les appareils |
Pour la meilleure solution en matière de boîtes aux lettres partagées, envisagez LiveAgent. Elle offre des fonctionnalités robustes adaptées au service client, soutenant les interactions d’équipe transparentes et la gestion efficace des e-mails.
Comment configurer une boîte aux lettres partagée
La configuration d’une boîte aux lettres partagée dans Microsoft 365 est un processus simple. Suivez ces étapes :
- Connectez-vous au Centre d’administration : Commencez par vous connecter au centre d’administration Microsoft 365.
- Accédez aux boîtes aux lettres partagées : Allez à ’ Équipes et groupes ’ et sélectionnez ’ Boîtes aux lettres partagées ‘.
- Créez une nouvelle boîte aux lettres partagée : Cliquez sur l’option pour ajouter une nouvelle boîte aux lettres partagée. Vous devrez désigner un nom et une adresse e-mail pour celle-ci.
- Gérez le stockage : N’oubliez pas qu’une boîte aux lettres partagée est gratuite tant qu’elle est inférieure à 50 Go. Si elle dépasse cette taille, une licence distincte est requise.
- Définissez l’accès mobile : La plupart des clients e-mail et des applications prennent en charge la fonctionnalité de boîte aux lettres partagée, permettant aux utilisateurs d’y accéder sur les appareils mobiles.
- Configurez les éléments envoyés : Il est judicieux de configurer les paramètres de la boîte aux lettres afin que tous les éléments envoyés à partir de la boîte aux lettres partagée soient visibles aux membres de l’équipe, ce qui peut être fait via le centre d’administration.
- Gérez les autorisations : Les boîtes aux lettres partagées n’ont pas de mots de passe. L’accès est accordé en fonction des autorisations, permettant aux utilisateurs autorisés par vous de se connecter sans mot de passe distinct.
Les tableaux peuvent aider à résumer ces points pour plus de clarté :
| Étape | Action | Remarques |
|---|---|---|
| Accès au Centre d’administration | Connectez-vous à Microsoft 365 | Utilisez vos identifiants d’administrateur |
| Navigation de la boîte aux lettres partagée | Équipes et groupes > Boîtes aux lettres partagées | Trouvez la section des boîtes aux lettres partagées |
| Création d’une nouvelle boîte aux lettres | Ajouter une nouvelle boîte aux lettres partagée | Assignez un nom et une adresse e-mail |
| Gestion du stockage | Surveillez la taille de la boîte aux lettres | Gratuit en dessous de 50 Go ; licence requise au-dessus de 50 Go |
| Configuration de l’accès mobile | Activez sur les appareils | Compatible avec la plupart des clients e-mail et des applications |
| Configuration des éléments envoyés | Ajustez les paramètres | Rendez les éléments envoyés visibles à tous les membres de l’équipe |
| Gestion des autorisations | Définissez les autorisations d’accès | Les utilisateurs se connectent sans mot de passe distinct |
Guide de configuration étape par étape dans LiveAgent
La configuration d’une boîte aux lettres partagée dans LiveAgent est simple et efficace pour la collaboration d’équipe. Voici un guide :
Connectez-vous : Accédez à votre compte LiveAgent avec vos identifiants.
Configurez l’e-mail sortant : Si vous souhaitez connecter un nouveau compte e-mail pour envoyer et recevoir des e-mails, il est préférable de commencer par la configuration sortante. Accédez à Configuration > E-mail > Comptes e-mail sortants et cliquez sur le bouton ’ Intégrer un nouveau compte e-mail ‘ et suivez les instructions de la section de la base de connaissances.
Configurez l’e-mail entrant : Après avoir connecté avec succès votre adresse e-mail en tant que compte e-mail sortant, accédez à Configuration > E-mail > Comptes e-mail entrants et cliquez sur le bouton ’ Intégrer un nouveau compte e-mail ‘ et suivez les instructions.
Ordre de connexion : En général, il est recommandé de d’abord connecter votre adresse e-mail en tant que compte e-mail sortant, puis en tant que compte e-mail entrant, en raison de la dernière étape de l’intégration du compte e-mail entrant, où vous devez choisir un compte e-mail sortant déjà connecté et le configurer comme expéditeur par défaut pour les réponses aux e-mails/tickets récupérés à partir du compte e-mail entrant.
Utilisez les connecteurs natifs : Il est recommandé d’utiliser d’abord les connecteurs natifs Google/Microsoft lors de la connexion des adresses e-mail fournies par Google/Microsoft, car ces connecteurs prennent en charge les nouvelles méthodes d’authentification OAuth de Google/Microsoft.
Méthodes de connexion : Chaque méthode de connexion est divisée et décrite dans la catégorie de fonctionnalité E-mail et ses sous-catégories. Si vous utilisez un autre fournisseur de compte e-mail ou souhaitez connecter votre propre serveur de messagerie, vous devrez sélectionner la méthode de boîte aux lettres personnalisée.
Récupération des e-mails : Les connecteurs Google/Microsoft ou les méthodes IMAP/POP3 récupèrent les e-mails de votre compte e-mail entrant connecté toutes les quelques minutes avec des tâches cron, tandis que les e-mails transférés sont récupérés instantanément à leur arrivée dans votre boîte de réception e-mail.
Vous pouvez en savoir plus sur la configuration du compte e-mail dans l’article séparé sur l’introduction à la configuration des comptes e-mail.
Meilleures pratiques pour gérer les boîtes aux lettres partagées
La gestion efficace d’une boîte aux lettres partagée est cruciale pour augmenter la productivité de l’équipe. Voici quelques meilleures pratiques à considérer :
- Assignez les e-mails : Déléguez les e-mails aux membres de l’équipe en fonction de leurs compétences. Cela améliore la responsabilité et garantit que les demandes sont traitées par la bonne personne.
- Utilisez les étiquettes : Utilisez des étiquettes ou des libellés pour organiser les e-mails entrants. Cette catégorisation facilite la recherche et la réponse aux demandes spécifiques par les membres de l’équipe.
- Automatisez les flux de travail : Configurez des flux de travail automatisés pour les tâches de routine. Cela réduit l’effort manuel et garde la boîte de réception partagée organisée.
- Examens réguliers : Évaluez et ajustez régulièrement votre configuration de boîte de réception pour correspondre aux besoins évolutifs de votre équipe. Garder cela optimisé améliore l’efficacité.
- Formation : Formez les membres de l’équipe à une utilisation efficace. Cela garantit des pratiques cohérentes et améliore la collaboration.
Conclusion
Une boîte aux lettres partagée est un excellent outil pour améliorer la collaboration et la communication d’équipe. En permettant à plusieurs utilisateurs d’accéder à une seule adresse e-mail, les équipes peuvent gérer et suivre efficacement les conversations par e-mail. Cette configuration est particulièrement bénéfique pour les départements à fort volume comme le support client et les finances, où les délais de réponse rapides sont cruciaux.
L’un des principaux avantages d’une boîte aux lettres partagée est sa capacité à désencombrer les boîtes de réception individuelles. Elle réduit le besoin de transférer des e-mails et d’utiliser des copies ou des copies cachées, aidant les équipes à rester organisées. De plus, les boîtes aux lettres partagées peuvent être configurées sans coût supplémentaire au-delà des licences utilisateur nécessaires, ce qui en fait une solution économique pour de nombreuses organisations.
Pour les équipes recherchant la meilleure configuration de boîte aux lettres partagée, LiveAgent se distingue comme un choix de premier plan. LiveAgent offre des fonctionnalités robustes qui rationalisent la gestion des e-mails et garantissent que rien ne glisse à travers les mailles de la communication. En adoptant une boîte aux lettres partagée via des solutions comme LiveAgent, les organisations peuvent améliorer leur efficacité et leur réactivité, améliorant finalement la satisfaction des clients. Essayez-le vous-même en commençant un essai gratuit de 30 jours dès aujourd’hui.
