Surchargé par les emails ?
Votre boîte de réception est-elle constamment surchargée ? Il vous est difficile de gérer et de hiérarchiser les demandes des clients ? Avez-vous du mal à collaborer avec votre équipe ? Si vous avez répondu oui, c’est peut-être le bon moment d’investir dans un logiciel de gestion de messages électroniques.
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Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'emails ?
Un logiciel de gestion de messagerie est un service que les entreprises utilisent pour gérer de grandes quantités de courriers électroniques entrants. Ce type de logiciel utilise un système de tickets qui attribue des numéros de référence, ou des ID de tickets, aux requêtes envoyées par courrier électronique.
Qui peut utiliser ce système ?
L’utilisation d’un logiciel de gestion de courriers électroniques destiné au service clients peut être un avantage énorme pour toute personne chargée de répondre aux questions des clients. Que vous soyez seul en charge ou une une équipe d’une grande entreprise, une solution de gestion des e-mails est indispensable. Pourquoi ? De nombreuses études ont confirmé que l’utilisation d’un logiciel de gestion du courrier électronique augmente la productivité, réduit le niveau de stress et, au final, permet de gagner du temps et de l’argent.
Principaux avantages de l'utilisation d'une application de gestion des emails
Tout est centralisé en un seul endroit
Tous les tickets sont centralisés dans une boîte de réception universelle. Répondez facilement aux tickets à partir de plusieurs canaux de communication, directement depuis votre tableau de bord.
Facilite la priorisation du flux de travail
Laissez le logiciel faire le travail à votre place. Attribuez automatiquement des priorités aux tickets en fonction des SLA, des règles de temps ou des mots-clés utilisés.
Favorise la collaboration en équipe
Plusieurs personnes peuvent travailler sur le même problème sans se gêner mutuellement. Il est facile de continuer là où un collègue s’est arrêté sans perdre une seconde.
Augmente le retour sur investissement
Pour chaque 1€ que vous investissez dans l’expérience client par l’intermédiaire des services d’assistance et des plates-formes similaires, vous pouvez obtenir un retour sur investissement de 3€.
Quelles devraient être ses caractéristiques ?
Vous vous demandez comment choisir le bon logiciel de gestion des courriers électroniques pour votre équipe ? Le meilleur outil de gestion du courrier électronique est celui qui présente les caractéristiques suivantes :
Système de tickets
Rapports et analyses
Automatisation
Fonctions de challenge
Intégrations à plusieurs canaux de communication
Système avancé de tickets
Un logiciel avancé de gestion du courrier électronique utilise une boîte aux lettres universelle ainsi qu’un flux de tickets hybrides. La boîte de réception universelle vous permet d’organiser, de transférer et de résoudre les demandes des clients à partir du tableau de bord centralisé. Le flux de tickets hybrides vous permet de suivre le parcours de résolution des problèmes de votre client par différents canaux tout en restant dans le même flux de tickets hybrides.
Créer des rapports détaillés
Le meilleur système de gestion du courrier électronique vous permettra de créer des rapports complets avec de puissantes fonctions d’analyse. Découvrez comment vous vous en sortez en termes d’assistance à la clientèle, où vous pouvez vous améliorer et où vous vous distinguez.
Support omnicanal
Pourquoi surveiller plusieurs comptes et réseaux sociaux si vous n’en avez pas besoin ? Le meilleur outil collaboratif de gestion d’emails vous permettra de simplifier tous les canaux de communication dans votre boîte de réception universelle – qu’il s’agisse de requêtes de chat en direct, de messages sur les réseaux sociaux ou d’appels téléphoniques.
Automatiser les tâches pour gagner du temps
Grâce au meilleur logiciel de gestion du courrier électronique, vous pourrez automatiser les tâches les plus banales. Utilisez les messages scannés, le routage automatique des tickets, les règles de temps ou les règles de SLA.
Rendre l'assistance à la clientèle ludique
Les solutions avancées de gestion des e-mails devraient vous permettre de reconnaître le travail important de votre équipe par le biais du jeu. Les fonctions de challenge vous permettent de distribuer des badges, des niveaux et des récompenses à vos agents. Renforcez la compétition saine entre les équipes et les individus et, par conséquent, améliorez les niveaux de productivité.
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