Découvrez ce qu’il ne faut pas faire dans les e-mails professionnels avec des exemples d’e-mails non professionnels. Améliorez vos compétences en communication et votre image professionnelle en évitant ces erreurs courantes.
En tant que moyen rapide et efficace de communiquer avec les gens, l’e-mail est une partie énorme de la communication professionnelle. C’est un excellent moyen de construire des relations avec les clients potentiels, les clients existants, les membres de l’équipe, les parties prenantes et les collaborateurs potentiels.
Cependant, si vous n’êtes pas prudent, vos e-mails peuvent sembler non professionnels ou même impolis.
Dans ce guide, nous examinerons quelques exemples d’e-mails mal rédigés et discuterons de la façon d’éviter de faire les mêmes erreurs vous-même et de devoir ensuite rédiger des messages d’excuses.
L’e-mail est l’un des outils les plus importants dans la boîte à outils de tout propriétaire d’entreprise ou employé, car cette méthode de communication peut être utilisée pour tout, du marketing, en passant par la prospection par e-mail, au service client. Cependant, s’il n’est pas fait correctement, l’e-mail peut faire plus de mal que de bien.
C’est pourquoi il est utile d’avoir quelques exemples de pratiques d’e-mail non professionnelles à consulter avant d’envoyer des messages à des clients potentiels ou à des collègues.
En sachant ce qu’il ne faut pas faire, vous serez en mesure de rédiger des e-mails professionnels efficaces au lieu de ceux qui ne sont même pas ouverts ou, pire encore, qui endommagent votre image professionnelle.
La ligne d’objet de chaque e-mail que vous envoyez doit être concise et pertinente par rapport au contenu du message. À ce titre, énoncez toujours le sujet de votre e-mail dans l’en-tête et non quelque chose de vague comme ’ bonjour ‘.
Par exemple, si vous envoyez un e-mail pour vous connecter avec quelqu’un que vous avez rencontré lors d’un événement récent, une ligne d’objet telle que ’ C’était agréable de vous rencontrer à la conférence la semaine dernière ’ fournira un contexte au destinataire. Il saura exactement de quoi parle l’e-mail et cela sera beaucoup plus efficace qu’un simple ’ Salut, on se rattrape ‘, qui risque d’être ignoré ou sauté dans une boîte de réception encombrée.
Il est encore plus important de clarifier le sujet de votre message dans la ligne d’objet si vous envoyez un e-mail de prospection, car le destinataire ne reconnaîtra pas le nom de l’expéditeur.
Lorsqu’un e-mail reçoit une réponse et que la conversation progresse, il est courant que la ligne d’objet soit précédée de ’ RE: ‘. C’est une pratique acceptable tant que le sujet de la discussion n’a pas changé, auquel cas il est préférable que l’en-tête change pour rester pertinent par rapport au sujet actuel et qu’un nouveau fil de discussion soit créé en conséquence.
De plus, vous devez toujours éviter d’utiliser des majuscules ou des points d’exclamation excessifs dans votre ligne d’objet, car cela peut sembler agressif ou non professionnel. De plus, l’utilisation d’une telle mise en forme ou ponctuation pourrait déclencher des filtres anti-spam et empêcher votre message d’arriver dans la boîte de réception principale du destinataire.
Pour le corps de l’e-mail, il est important d’utiliser un ton courtois et professionnel. Cela signifie ne pas utiliser d’argot, d’abréviations ou de jargon que le destinataire pourrait ne pas comprendre, ainsi que des émoticônes qui n’ont pas leur place dans la communication formelle.
Il est également préférable d’éviter de faire des blagues, des remarques spirituelles ou du sarcasme, car cela ne se traduit pas bien par écrit et pourrait entraîner des malentendus maladroits ou même désagréables. Il en va de même pour les plaintes ou les commérages sur les collègues ou la vie personnelle, qui doivent être limités aux e-mails personnels.
De plus, gardez vos messages e-mail aussi brefs et concis que possible. Personne ne veut lire un long e-mail qui s’éternise, alors allez droit au but et fournissez toute information ou pièce jointe pertinente d’avance.
L’utilisation excessive de majuscules dans le corps de l’e-mail, comme dans le cas de la ligne d’objet, peut également sembler agressive et potentiellement déclencher des filtres anti-spam. Il est également inutile d’utiliser différentes couleurs et/ou polices car le texte personnalisé pourrait toujours s’afficher de la manière par défaut pour le destinataire ou, pire encore, être illisible.
Commencer le corps de votre message par une mauvaise et inefficace ligne d’ouverture est un autre moyen infaillible de faire une mauvaise impression. Parmi les plus courants, on trouve ’ Salut ‘, et ’ J’espère que cet e-mail vous trouve bien ‘. Ces lignes sont souvent surutilisées et clichées.
Formater votre e-mail autrement qu’une lettre professionnelle est une autre erreur. Cela inclut la majuscule susmentionnée, les couleurs et les polices, ainsi que l’ajout de vidéos ou d’images qui ne sont pas pertinentes pour la discussion.
Un autre élément d’un mauvais e-mail serait l’inclusion d’appels à l’action (CTA) peu clairs ou leur surutilisation. Une instruction au destinataire de l’e-mail lui indiquant quoi faire ensuite, comme ’ Veuillez me rappeler à votre convenance ‘, peut être efficace. Cependant, si vos CTA sont vagues ou s’il y en a plusieurs, ils pourraient être complètement ignorés.
Bonjour [Nom],
Désolé de vous déranger, mais j’ai besoin d’aide avec [Point faible] IMMÉDIATEMENT !!!
VEUILLEZ ME RÉPONDRE AU PLUS VITE !
Merci d’avance !
[Votre nom]
Salut,
Comment ça va ?
Avez-vous du temps pour un appel rapide ? J’ai besoin de vous demander une faveur.
Cordialement,
[Votre nom]
Objet : Puis-je vous poser une question ?
Je me demandais simplement si vous pouviez me rendre une petite faveur ?
J’espérais que vous pourriez me rappeler à votre convenance. Veuillez me faire savoir si cela vous convient.
Merci
Bonjour [nom],
J’espère que cet e-mail vous trouve bien. Je me demandais si vous pouviez m’aider avec un [Point faible] auquel je suis confronté.
J’ai essayé de contacter [Nom du collègue] mais il est trop occupé en ce moment, donc votre aide serait très appréciée.
Cordialement,
[Votre nom]
Cher [nom],
Merci pour votre e-mail. Je m’excuse pour le désagrément. Cependant, je ne peux pas vous aider avec ce problème.
Veuillez contacter le service client au [numéro de téléphone].
Merci de votre temps.
Sincèrement,
[Votre nom]
Le contenu de ce message et de toutes les pièces jointes est confidentiel. Si vous avez reçu cet e-mail par erreur, veuillez nous en informer en répondant à ce message, puis supprimez-le. La copie, le transfert ou la révélation de quelque manière que ce soit du contenu de cet e-mail ou de toute pièce jointe à quiconque est interdite. L’intégrité et la sécurité de cet e-mail ne peuvent pas être garanties sur Internet, par conséquent, l’expéditeur n’est pas responsable des dommages que ce message pourrait causer.
Bonjour [Nom],
Je suis [Votre nom], un [Poste] de [Nom de l’entreprise].
[Site Web]
Nous vendons [Produit/Service], qui aide les gens dans [Secteur] à résoudre [Point faible].
[Plus d’informations]
Si vous souhaitez plus d’informations, vous pouvez accéder à la page [Produit/Service] en cliquant ci-dessous.
[Cliquez]
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter et je serais heureux de répondre.
[Des questions ?]
Cordialement,
[Votre nom]
[LinkedIn]
Bonjour [Nom]
C’était agréable de vous rattraper hier. Ce serait bien si vous aviez du temps pour parler à nouveau bientôt pour continuer à discuter de [Sujet]. Je pense que nous pourrions faire de grandes choses ensemble.
Au fait, avez-vous entendu parler de ce qui s’est passé avec [Nom du collègue] ? Nous devrons en parler en personne la prochaine fois !
Meilleurs vœux,
[Votre nom]
Bonjour à tous,
C’est moi à nouveau
Désolé, j’ai oublié d’inclure la pièce jointe.
La voici cette fois :
[Pièce jointe]
Cordialement,
[Votre nom]
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Bonjour à tous
Suite à notre discussion la semaine dernière sur [Sujet], je vous joins un document ci-dessous avec toutes les informations supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin.
Cordialement,
[Votre nom]
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Merci d’avoir assisté à la réunion d’hier. Je vous enverrai plus de détails la semaine prochaine.
Cordialement,
[Votre nom]
Bonjour à tous
Quelqu’un saurait-il comment aider [Nom] avec [Point faible] (veuillez voir les messages ci-dessous) ?
C’est en dehors de mon domaine d’expertise.
Cordialement
[Votre nom]
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Bonjour [Votre nom],
Je viens de recevoir le message ci-dessous et j’ai pensé que vous pourriez peut-être m’aider davantage.
Veuillez me faire savoir et répondez directement à [Nom] si vous pouviez offrir une assistance.
Cordialement,
[Nom du collègue]
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Cher [Nom du collègue]
[Nom du contact mutuel] m’a suggéré de vous contacter, car il pense que vos connaissances en [Domaine d’expertise] pourraient m’aider à résoudre le [Point faible] auquel je suis confronté.
Si vous pouviez m’aider de quelque manière que ce soit, ce serait formidable de planifier un appel quand vous aurez du temps.
Sincèrement,
[Nom]
Bonjour à tous,
J’ai pensé que vous pourriez apprécier ceci !
[GIF inséré]
[Votre nom]
Les mauvais e-mails professionnels peuvent vous coûter du temps, de l’argent et des clients. N’oubliez pas de relire vos messages, de respecter le temps du destinataire et de vous assurer que votre e-mail a un objectif.
En suivant nos conseils simples et en ne répétant pas les mauvais exemples mentionnés ci-dessus, vous êtes sûr de faire bonne impression avec votre correspondance professionnelle.
Les raisons les plus courantes sont d'être pressé et de ne pas prendre le temps de relire les messages, ou un manque de savoir-vivre en matière d'e-mail. D'autres causes d'erreurs sont de ne pas être dans le bon état d'esprit (comme être frustré), un manque de concentration (par exemple, due à la fatigue), ou des distractions (par exemple, d'autres personnes au bureau).
Cela peut endommager votre image professionnelle. Si vous faites une erreur dans un e-mail, cela pourrait vous refléter mal, vous et votre entreprise. De plus, si vous n'êtes pas prudent, vous pourriez finir par envoyer des informations sensibles à la mauvaise personne. Il est donc toujours préférable d'être prudent et de vérifier votre travail avant d'appuyer sur envoyer.
Premièrement, prenez le temps d'apprendre le savoir-vivre approprié en matière d'e-mail. Deuxièmement, relisez votre message avant de l'envoyer. Et enfin, si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, n'hésitez pas à demander l'aide d'un collègue ou d'un ami.
Contactez le département des ressources humaines de votre entreprise, la base de connaissances interne ou la page académie, ou consultez l'une des nombreuses ressources en ligne sur ce sujet. Vous pouvez également demander conseil à un collègue si vous en avez besoin plus rapidement, mais soyez prudent car il se peut qu'il ne soit pas exact.
Cela dépend de la situation et du destinataire, mais en général, il est préférable d'éviter d'envoyer des e-mails tard le soir ou tôt le matin. À ces moments-là, le destinataire peut ne pas être en mesure de lire votre message ou de répondre immédiatement. Les gens consultent souvent leurs e-mails au début de la journée de travail ou pendant les pauses comme l'heure du déjeuner, donc ces moments ont tendance à être plus optimaux pour envoyer des e-mails afin qu'ils aient le plus grand impact possible.
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