Découvrez des conseils et des modèles pour commencer des emails professionnels avec des salutations appropriées et des ouvertures pour divers contextes commerciaux. Améliorez votre première impression et l’efficacité de votre communication avec les guides et modèles de LiveAgent.
Avec plus de 300 milliards d’emails envoyés et reçus chaque jour, l’email est un moyen de communication essentiel. Savoir comment commencer un email professionnel – surtout lorsque vous écrivez à quelqu’un que vous ne connaissez pas – peut être un défi pour les spécialistes du marketing, les vendeurs et les représentants du service client.
En fait, la façon dont vous commencez votre email peut faire la différence entre votre destinataire qui ferme l’email immédiatement (et le supprime) ou qui continue à le lire. L’article suivant fournit quelques conseils sur comment commencer un email ainsi que certaines des salutations et ouvertures d’email les plus courantes que vous pouvez utiliser dans votre correspondance professionnelle. Des emails de transition aux emails de réseautage, avoir le bon modèle à votre disposition peut être une bénédiction. Nous vous avons également couvert si vous avez besoin de modèles de fin d’email professionnel.
Commencez par une salutation appropriée en fonction du niveau de formalité requis. Incluez toujours le nom du destinataire (si vous le connaissez) pour rendre la salutation plus personnelle. Enfin et surtout, vérifiez que vous avez bien orthographié le nom du destinataire. Notre conseil professionnel ? Copiez et collez son nom tel qu’il apparaît dans les emails précédents, les signatures d’email ou les sites web pour vous assurer que vous ne faites pas de faute de frappe. Avoir une variété de modèles d’email promotionnel à votre disposition peut rendre vos efforts de marketing beaucoup plus efficaces et productifs.
Lorsque vous écrivez à quelqu’un pour la première fois, présentez-vous et incluez une phrase concise sur l’objectif de votre email. Cette phrase peut déterminer si le destinataire lira votre email ou l’ignorera, assurez-vous donc que votre objectif est clair et convaincant.
Si vous avez des amis, collègues ou connaissances mutuels, mentionnez-les car cela peut augmenter vos chances d’obtenir une réponse. Par exemple, vous pourriez faire une mention subtile comme celle-ci : ’ Bonjour [Nom], j’ai rencontré notre ami commun Richard (de [Entreprise]) le week-end dernier et il m’a mentionné que vous aviez besoin d’un nouvel outil d’assistance, car votre fournisseur actuel ne répond plus à vos besoins… ‘
Si vous n’avez pas écrit au destinataire depuis longtemps ou si vous avez une relation informelle avec lui, il serait approprié d’inclure une note positive rapide comme ’ J’espère que vous allez bien. ‘ Cela peut établir le bon ton pour le reste de votre email.
Alternativement, si le destinataire a partagé des mises à jour sur LinkedIn ou d’autres réseaux sociaux, n’hésitez pas à le féliciter pour ses dernières réalisations (personnelles et professionnelles). Vous pourriez dire quelque chose comme ’ Félicitations pour votre promotion ‘ ou ’ Félicitations, c’est excitant de voir [Entreprise du Destinataire] acquérir un client aussi important que [Entreprise]. ‘
En fonction du contexte, vous pouvez ajouter une courte ligne de ’ remerciement ’ à votre correspondance par email. Par exemple, si votre prospect/client vous a contacté avec une demande, ’ Merci de nous avoir contactés ‘ ou ’ Merci de contacter [Entreprise] ‘ est un incontournable. Cependant, chaque fois que vous incluez une note de remerciement, il est important de la personnaliser, car les notes de remerciement standard (comme celles mentionnées ci-dessus) sont un peu trop génériques et peuvent sembler froides ou distantes.
En ajoutant simplement un nom avant votre ligne de remerciement, le message semble plus chaleureux et accueillant. Voici un exemple : ’ Emily, merci beaucoup de contacter [Entreprise] et de soulever ce problème. Vous avez tout à fait raison… ‘
’ Bonjour [Nom] ‘ est probablement la salutation d’email la plus courante et la plus largement utilisée dans le monde des affaires. Cette salutation est généralement recommandée pour les styles de communication semi-formels et informels. Si vous voulez être un peu plus formel, ’ Bonjour ‘ peut être remplacé par ’ Bonsoir. ‘
’ Cher [Nom] ‘ est également approprié pour la communication formelle et informelle. Pour votre commodité, nous avons préparé une liste complète d’autres salutations génériques que vous pouvez choisir lorsque vous commencez votre email professionnel. Consultez-les :
Lorsque vous écrivez à un ou deux destinataires :
Lorsque vous écrivez à trois destinataires ou plus :
Lorsque vous ne connaissez pas le nom du destinataire :
Suite à la salutation, vous pouvez inclure une courte phrase d’ouverture pour lancer votre email. Cependant, il est préférable d’éviter des phrases comme celles-ci si vous écrivez un email formel ou si vous envoyez un email à froid à un client potentiel, car elles peuvent sembler trop amicales. Vous devez également être prudent avec le ton que vous utilisez, par exemple, dans une lettre d’excuses d’entreprise. Voici quelques-uns des exemples les plus courants d’ouvertures d’email :
Si vous ne savez pas quoi écrire au début de votre email de suivi, envisagez d’inclure l’une des formules d’ouverture d’email suivantes qui peuvent briser la glace :
Lorsque vous répondez à un client ou à un prospect, une courte ligne ’ Merci ’ est appropriée dans de nombreux cas. Si vous ne savez pas comment incorporer un ’ Merci ’ ou si vous avez besoin de plus d’inspiration, consultez certaines de nos alternatives :
Lorsque vous écrivez un email à froid à un prospect, le premier paragraphe va déterminer si votre prospect trouvera votre message digne de lecture, il est donc important d’impressionner et de vous démarquer. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez inclure dans votre paragraphe d’introduction :
Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles d’email de vente à froid.
Faire un suivi auprès d’un prospect, surtout s’il n’a pas répondu à votre ou vos messages précédents, peut être délicat. Si c’est le cas, essayez l’une de ces phrases d’ouverture d’email efficaces – elles pourraient vous être utiles !
Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles d’email de suivi de vente.
Chaque fois que quelqu’un achète votre produit ou s’inscrit à votre service, vous devez le remercier ou le bienvenue dans la ’ famille ’ pour assurer que votre relation commence bien. La meilleure façon de le faire est en écrivant un email de bienvenue qui inclut une note de remerciement, une brève introduction et toute information utile.
N’hésitez pas à consulter plus de modèles d’email après achat et de modèles d’email de bienvenue.
Presque tous les emails de service client doivent commencer par une note ’ Merci ‘, qu’il s’agisse de répondre à une simple demande de service client ou de répondre à une plainte de client. Voici comment cela peut ressembler :
Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles de service client.
Lorsque vous répondez à des clients en colère ou mécontents, assurez-vous de montrer de l’empathie et d’envoyer un email d’excuses au nom de votre entreprise. Voici comment vous pouvez le faire :
Le début de votre email professionnel (la salutation, la ligne d’ouverture et la première phrase) est la première chose que le destinataire voit lorsqu’il ouvre votre email. En commençant votre email de manière professionnelle, vous avez plus de chances de créer une impression positive chez lui. La salutation que vous utilisez et les premières phrases que vous choisissez pour le début de vos emails professionnels dépendront de votre audience et du contexte de votre communication. Utilisez les salutations d’email et les formules d’ouverture d’email mentionnées ci-dessus comme points de départ chaque fois que vous ne savez pas comment commencer votre prochain email à un client ou à un prospect à froid.
N’oubliez pas de vérifier vos emails pour toute erreur d’orthographe ou de grammaire, et assurez-vous que vous orthographiez toujours correctement le nom du destinataire. Notre dernier conseil est de rester court et simple, car personne ne veut lire de longs emails. Allez droit au but en utilisant le bon ton de voix, et vous êtes bon.
'Salut [Surnom]' et 'Coucou [Nom] !' sont trop informels et ne doivent être utilisés que si vous avez échangé des emails auparavant et avez une bonne relation avec le destinataire. En revanche, 'À qui de droit' et 'Madame, Monsieur' sont considérés comme trop formels et un peu dépassés, ils ne doivent donc être utilisés que dans la communication officielle ou lorsque vous ne connaissez pas les noms exacts des personnes à qui vous écrivez.
En commençant votre email de manière professionnelle, vous avez plus de chances de créer une impression positive chez le destinataire. Lorsque vous écrivez à quelqu'un pour la première fois, cette impression est cruciale car elle peut encourager votre audience non seulement à lire votre message mais aussi à y répondre.
Commencer un email de manière informelle et personnalisée est généralement plus engageant, cependant, écrire dans un style trop informel et décontracté peut en fait repousser votre audience. Si vous n'êtes pas sûr du ton à adopter, votre meilleur choix est d'être un peu plus formel que trop informel et amical. Si nécessaire, vous pouvez toujours ajuster votre ton en fonction de la réponse que vous recevez de votre destinataire.
Tenez compte du ton et du niveau de formalité lorsque vous commencez un email. Utilisez des salutations polies, telles que 'Cher [Nom]', en établissant un ton courtois. Incluez de petites formules de politesse comme 'J'espère que cet email vous trouve bien', pour créer une atmosphère amicale. Ces gestes contribuent à une ouverture d'email attentionnée.
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