Comment terminer une conversation
Apprenez à terminer les conversations avec les clients de manière polie et professionnelle sur différents canaux avec les scripts et modèles personnalisables de...
8 min de lecture
LiveAgent
Customer Service
+2
Comme la majorité des échanges professionnels actuels se font par e-mail, il est essentiel de commencer et de terminer vos messages sur une note forte. Cependant, alors que l’on accorde beaucoup d’attention à l’objet et à l’introduction des e-mails, la conclusion est souvent négligée.
En réalité, bien conclure un e-mail professionnel est tout aussi important que de bien le commencer. Une bonne formule de fin d’e-mail laisse au destinataire une impression positive, le motive à agir, identifie l’expéditeur et ses intentions, et fournit les coordonnées nécessaires pour qu’il puisse vous recontacter facilement.
Lisez la suite pour découvrir comment conclure correctement vos e-mails professionnels et profitez de notre liste de formules de politesse et d’exemples adaptés à différents contextes.
Que faut-il inclure à la fin de vos e-mails
1. Une phrase de clôture
Avant d’envoyer votre e-mail, assurez-vous d’y inclure une courte phrase de transition qui fasse le lien entre le sujet principal de votre message et votre formule de politesse. Cette phrase de clôture peut exprimer votre gratitude pour le temps du destinataire, indiquer que vous restez disponible, constituer un appel à l’action ou montrer que vous attendez une réponse.
2. Formule de politesse (clôture)
À moins d’être très proche du destinataire, tout e-mail professionnel doit comporter une formule de politesse, qui peut être formelle ou informelle selon la relation et le contexte. Les formules les plus courantes sont ’ Cordialement ‘ et ’ Meilleures salutations ‘, mais nous avons préparé une liste complète d’exemples (ci-dessous), formels et informels.
3. Indiquez votre nom
Incluez toujours votre nom complet (prénom et nom) dans votre signature si vous écrivez pour la première fois à la personne. Pour des échanges avec des collègues ou des personnes que vous connaissez déjà, il suffit d’utiliser votre prénom. À noter, il est préférable d’éviter les surnoms en fin de conversation, sauf si celui-ci est largement utilisé à la place de votre prénom.
4. Titre et entreprise
Veillez à ajouter votre titre de poste actuel et le nom de votre entreprise dans votre signature afin d’éviter toute confusion sur votre identité, surtout si vous contactez des clients potentiels à froid. Si vous postulez à un emploi, il est conseillé de ne pas indiquer vos informations d’emploi actuelles (e-mail et téléphone) dans la signature.
5. Coordonnées
Même si le destinataire connaît déjà votre adresse e-mail, il est toujours utile d’ajouter d’autres moyens de contact, comme votre numéro de téléphone direct, car certains préfèreront vous joindre par d’autres canaux.
6. Ressources supplémentaires
Vous pouvez aussi envisager d’ajouter des liens dans votre signature. Il peut s’agir du lien de votre site web, de votre profil LinkedIn ou d’autres réseaux sociaux pertinents, d’une page spécifique à promouvoir, de votre portfolio en ligne, de votre calendrier ou de votre dernier article de blog, etc.
Exemples et modèles pour conclure vos e-mails
Formules de politesse et phrases de clôture professionnelles
Pour choisir la bonne formule de politesse, tenez compte de votre interlocuteur et du contexte. En cas de doute, privilégiez une formule formelle. ’ Meilleures salutations ‘, ’ Cordialement ‘, ’ Bien à vous ‘, et ’ Sincères salutations ‘ sont des valeurs sûres utilisables dans tous les contextes. Voici quelques exemples de formules de clôture professionnelles couramment utilisées :
Formules de clôture formelles :
- Cordialement,
- Sincères salutations,
- Bien à vous,
- Meilleures salutations,
- Avec tous mes vœux,
- Tous mes vœux,
- Avec mes salutations distinguées,
- Sincèrement,
- Je vous prie d’agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes salutations distinguées,
- Recevez, [Madame/Monsieur], mes salutations les plus cordiales,
- Respectueusement,
- Avec toute ma considération,
Formules de clôture informelles :
- À bientôt,
- À la prochaine,
- Merci encore,
- Prenez soin de vous,
- Bonne chance,
- Bon week-end !
- Belle journée !
- Bonne journée productive !
- Profitez bien de votre [jour/semaine/week-end],
- Bon [jour de la semaine],
- Bonnes fêtes,
- En espérant que cela vous aide,
Formules pour exprimer la gratitude :
- Merci,
- Merci beaucoup,
- Mille mercis,
- Encore merci,
- Merci infiniment,
- C’est très apprécié,
- Avec reconnaissance,
- Je vous remercie pour votre [aide/retour/avis]
- Merci d’avance,
- Merci pour votre lecture,
- Merci pour votre aide,
- Merci pour votre considération,
- Merci pour votre [patience/temps/collaboration].
Exemples de phrases de clôture d’e-mails
Selon le contexte de votre message, vous pouvez ajouter une courte phrase juste avant votre formule de politesse. Utilisez l’une des phrases suivantes pour finir sur une note positive et montrer que vous attendez une réponse ou souhaitez continuer l’échange.
- Dans l’attente de votre réponse.
- J’attends votre retour avec impatience.
- Au plaisir d’échanger prochainement.
- J’ai hâte de vous voir la semaine prochaine.
- En espérant avoir de vos nouvelles bientôt.
- Je vous serais reconnaissant(e) de votre réponse.
- J’espère que votre semaine commence bien.
- Heureux(se) de vous aider si vous souhaitez en savoir plus.
- N’hésitez pas à me contacter à tout moment.
- Pour toute question, vous pouvez m’écrire ou me téléphoner.
- Si je peux vous aider d’une quelconque manière, écrivez-moi.
- Si je peux vous être utile, faites-le moi savoir.
- Si je peux faire quoi que ce soit de plus, dites-le moi.
- Je reste à votre disposition pour toute question ou préoccupation.
- Vous pouvez me joindre au [numéro] si vous souhaitez en discuter.
- Si vous avez besoin de plus d’informations, planifiez un appel avec moi via ce lien.
- N’hésitez pas à nous recontacter si nous pouvons vous aider.
- Au plaisir de collaborer à l’avenir.
- J’ai apprécié travailler avec vous et j’espère pouvoir…
- Merci encore pour votre aide dans ce dossier.
- Merci d’avoir pris le temps.
- Merci de tenir compte de cette demande.
- J’aimerais avoir votre avis.
- Je serais ravi(e) d’avoir votre retour sur…
- Merci de me faire part de vos impressions.
Comment conclure un e-mail de prospection commerciale
Trouver la bonne façon de terminer un e-mail de prospection peut être un défi pour tout commercial. Voici quelques exemples de phrases à inclure pour inciter le prospect à répondre :
‘Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont [Société] peut vous aider à [atteindre des objectifs spécifiques], n’hésitez pas à réserver un créneau dans mon agenda ici : [lien]. Dans l’attente de votre retour.’
“Êtes-vous disponible pour un appel de 10 minutes le [date et heure] ? Dites-moi simplement ce qui vous conviendrait, je m’adapterai à votre emploi du temps.'
“Avez-vous 5 à 10 minutes pour discuter de la façon dont nous pouvons aider [leur entreprise] à atteindre [objectifs spécifiques] ? Si oui, quelle est votre disponibilité cette semaine ?”
“Ce serait un plaisir d’avoir votre avis et d’explorer comment cette [solution/outil/stratégie] pourrait convenir à [leur entreprise]. Avez-vous 15 minutes cette semaine ?'
“Si vous souhaitez plus de détails à ce sujet, je serai ravi de vous expliquer tout ce que vous devez savoir pendant 30 minutes. Faites-moi savoir si vous avez des questions ou souhaitez approfondir le sujet.”
Comment conclure un e-mail de relance commerciale
Les e-mails de relance sont indispensables dans toute stratégie de prospection. Voici comment terminer une relance pour encourager une réponse, même si vos précédentes tentatives sont restées sans suite :
“Si vous êtes la bonne personne à contacter, à quoi ressemble votre agenda ? Sinon, qui me recommandez-vous ?”
“Êtes-vous la personne à contacter à ce sujet ? Sinon, pouvez-vous me rediriger vers le bon interlocuteur ? Dans l’attente de votre retour.'
“J’aimerais vraiment bénéficier de 20 minutes de votre temps, car je pense que nous pouvons réellement apporter de la valeur à votre [secteur d’activité]. Pouvons-nous programmer un appel ou une rencontre ?'
“Avez-vous pu réfléchir à ma proposition ? Je serais heureux d’en faire une rapide revue par téléphone et de répondre à toutes vos questions. Quand seriez-vous disponible pour une conversation rapide ?'
“Merci de me faire savoir quand vous aurez eu le temps de consulter ces informations et si vous souhaitez que je vous appelle pour en discuter. Je reste à votre disposition pour toute question.”
Comment conclure un e-mail de bienvenue ou post-achat client
Les e-mails post-achat et de bienvenue sont essentiels en marketing pour instaurer une relation durable avec le client. Voici des exemples de formules adaptées pour conclure ces e-mails :
“Merci encore d’avoir choisi [Marque]. Si vous avez la moindre question ou besoin d’assistance, faites-le nous savoir ! Nous ferons tout notre possible pour que votre expérience soit parfaite.'
“Si jamais nous ne répondons pas à vos attentes concernant la qualité de nos produits, les délais de livraison ou tout autre aspect, contactez notre service client à [email] ou [numéro].”
“Si vous souhaitez en savoir plus sur votre produit, n’hésitez pas à me contacter ou à joindre notre équipe support à tout moment. Nous sommes toujours là pour vous aider.'
“J’aimerais beaucoup avoir votre avis sur [produit] et savoir si nous pouvons nous améliorer. Pour toute question, répondez simplement à ce message. Je serai toujours heureux de vous aider !'
“Merci encore de votre inscription à [produit/service]. Nous restons à votre écoute et aimons échanger avec nos clients. Si vous avez besoin d’aide, d’idées ou souhaitez simplement dire bonjour, contactez-nous, et nous vous répondrons sous quelques heures.'
Comment conclure un e-mail de service client
Pour conclure un e-mail de service client, il est conseillé d’encourager le client à revenir vers vous en cas de nouvelle question ou problème, et de lui rappeler votre disponibilité. Voici quelques exemples :
‘Je vais contacter notre équipe produit et reviendrai vers vous sous trente minutes avec une réponse complète. En attendant, faites-moi savoir si vous avez d’autres questions ou commentaires.’
“Nous aimons aider nos clients à profiter au mieux de nos produits. Si nous pouvons vous assister davantage, n’hésitez pas à nous solliciter.'
“Merci de nous indiquer si vous ne parvenez toujours pas à [ … ] afin que nous puissions résoudre ce problème et vous permettre de profiter rapidement de votre [outil/application]. Merci encore de nous avoir contactés, nous sommes toujours ravis de vous aider.”
“Nous sommes toujours disponibles pour répondre à vos questions ou préoccupations. N’hésitez pas à joindre notre équipe support au [numéro], ou à répondre à ce message, nous serons ravis de vous aider.'
“Nous serions reconnaissants si vous laissiez un avis sur notre page Facebook, vos retours peuvent aider d’autres personnes dans votre situation. Merci encore de nous avoir informés et contactez-nous en cas de besoin.'
Comment conclure un e-mail d’excuses client
Dans un e-mail d’excuses à un client mécontent, il convient de réitérer vos excuses et de remercier pour sa patience et sa compréhension :
‘Encore une fois, je vous présente mes sincères excuses pour la gêne occasionnée. Pour toute autre préoccupation, contactez notre service client – nos équipes sont toujours là pour vous aider."
“J’ai transmis vos remarques à toute l’équipe et je vous assure que cette erreur ne se reproduira pas. Cela dit, si je peux faire quoi que ce soit d’autre, n’hésitez pas à me solliciter, je serai ravi de vous aider.'
“Merci encore pour votre patience et d’avoir signalé ce problème. En attendant, nous allons vous offrir [détail de votre offre] en guise d’excuse supplémentaire. Pour toute autre difficulté, contactez-nous sans hésiter.'
“Merci pour votre patience et votre compréhension. Soyez assuré(e) que nous faisons tout notre possible pour que cela ne se reproduise pas. Si vous avez d’autres questions ou un nouvel incident, dites-le-moi, je serai heureux de vous aider.'
“Encore une fois, veuillez accepter nos excuses. Nous vous remercions sincèrement de votre compréhension. N’hésitez pas à me contacter pour toute question – je reste à votre disposition par e-mail !'
Résumé
La fin d’un e-mail se limite souvent à une formule de politesse ou une phrase courte suivie de votre signature, mais trouver les bons mots et le ton adéquat demande réflexion. La façon dont vous concluez un e-mail peut avoir un réel impact sur la décision du destinataire d’y répondre ou non. Savoir comment terminer un e-mail professionnel est la clé d’une communication efficace, laissant une impression positive et augmentant le taux de réponse. Si vous manquez d’inspiration, les exemples ci-dessus de formules de clôture vous seront utiles.
