Liste de contrôle du plan de communication de crise
Créez un plan de communication de crise efficace avec la liste de contrôle de LiveAgent. Identifiez les parties prenantes, rédigez des messages, formez les équi...
17 min de lecture
Les plans de communication décrivent comment une entreprise, une organisation ou un individu interagira avec ses parties prenantes internes et externes pour les tenir informées des derniers développements.
Il comprend le qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment des stratégies et tactiques de communication adaptées à un projet ou une campagne spécifique.
Dans cet article de blog, nous vous fournirons des modèles de plan de communication que vous pouvez utiliser pour votre propre entreprise chaque fois que vous devez transmettre différents types de messages à diverses parties prenantes. Nous discuterons également de quelques conseils pour créer un plan de communication efficace.
L’importance d’avoir un plan de communication
Dans le monde actuel, rapide et en constante évolution, il est plus crucial que jamais d’avoir un plan de communication clair et concis en place, prêt pour quand le besoin se fait sentir.
Sans cela, les entreprises peuvent facilement se laisser submerger par les détails et manquer des opportunités importantes de se connecter avec leurs parties prenantes, ou ne pas le faire assez rapidement.
Un modèle de plan de communication peut être un outil précieux pour les organisations de toutes tailles. Que vous communiquiez avec vos employés, clients, partenaires ou les médias, un plan de communication peut aider à garantir que votre message est clair, concis et pertinent.
Comment intituler un plan de communication
Le titre de ce document doit refléter son objectif, ce qui signifie généralement (mais pas toujours) d’inclure ’ plan de communication ’ et certains détails spécifiques. De cette façon, tous ceux qui entrent en contact avec le document sauront à quoi il sert et pourront facilement le référencer si nécessaire.
Par exemple, si le plan de communication concerne le lancement d’un nouveau produit ou une certaine campagne marketing, vous pouvez lui donner un titre indiquant précisément cela. D’autres éléments qui pourraient être inclus dans le titre sont les dates pendant lesquelles le plan de communication sera en vigueur et le nom de l’organisation ou de l’équipe à laquelle il s’applique.
L’inclusion de ce type d’information dans le sujet du document informera les parties concernées du plan de messagerie et mettra tout le monde sur la même longueur d’onde concernant le moment où certaines activités de communication peuvent ou doivent avoir lieu.
Exemples de ligne d’objet du plan de communication
- Plan de communication pour le lancement d’un nouveau produit
- [Titre] : Plan de communication pour la campagne marketing
- Plan de communication interne [Nom de l’entreprise]
- Plan de communication stratégique : [Nom de l’entreprise]
- Plan de communication pour la gestion de projet [Nom du projet]
- Plan de communication pour le nouveau [Changement dans l’entreprise]
- Plan de communication avec les parties prenantes : [Nom de l’entreprise]
- [Date de début] – [Date de fin] : Plan de communication de mars
Comment rédiger un plan de communication
La façon dont un plan de communication est commencé dépend de l’objectif ou du type de communication.
Parfois, il est utile de commencer par une introduction qui fournit le contexte et établit le ton du style de communication à suivre, tandis qu’à d’autres moments, il est plus judicieux de passer directement aux objectifs et stratégies de communication.
En général, il sera utile de suivre les étapes ci-dessous pour rédiger un plan de communication efficace afin de s’assurer que votre message atteint son objectif :
- Effectuer un audit de votre stratégie de communication existante (le cas échéant) – cela vous permettra d’identifier les domaines problématiques ou les lacunes de contenu (par exemple, les matériels marketing manquants) qui doivent être inclus dans le plan nouveau ou mis à jour.
- Définir des objectifs SMART pour votre plan de communication – fixer des objectifs qui sont Spécifiques, Mesurables, Réalisables, Pertinents et Limités dans le temps vous aidera à déterminer son efficacité.
- Développer la déclaration de mission, les valeurs fondamentales et les messages clés de votre organisation – ceux-ci doivent être la base sur laquelle toutes les stratégies et activités de communication sont construites. Ils peuvent également être spécifiés explicitement dans le plan de communication.
- Identifier les segments d’audience cible de votre plan de communication – connaître et comprendre le destinataire de votre messagerie facilite la définition du bon ton pour eux.
- Décider du ou des canal(aux) par lequel vos messages seront livrés – que la meilleure méthode pour atteindre votre audience cible soit par e-mail ou communiqué de presse, par exemple, affecte la façon dont le plan de communication sera rédigé.
- Assigner les responsables – décidez qui sera responsable de la livraison de votre plan de communication sur les différents canaux et à chaque audience différente.
- Calculer le temps que prendra chaque étape et donc la durée totale du plan de communication – cela est nécessaire pour clarifier le calendrier et allouer un budget pour mettre les ressources nécessaires à disposition.
- Mesurer les résultats de votre plan après avoir communiqué avec les parties prenantes concernées – reconnaître les domaines à améliorer signifie que vous pouvez mettre à jour votre stratégie pour augmenter son efficacité.
Qu’inclure dans un plan de communication
- Objectif – ce que ce plan de communication spécifique est destiné à réaliser
- Audience cible – l’audience cible de votre messagerie
- Dates – quand il a été créé et/ou quand ce plan de communication spécifique s’appliquera
- Méthodes – les canaux de communication par lesquels vous enverrez vos messages
- Rôles et responsabilités – les tâches que chaque partie impliquée prendra en charge
- À faire et à ne pas faire – les bonnes pratiques et les erreurs courantes à éviter lors de la communication avec les parties prenantes du projet
- Cadre d’escalade – par exemple, votre ’ première ligne de défense ’ et l’identification de l’ équipe de réponse plus large '
- Mises à jour – comment et quand modifier le document pour maintenir un plan de communication efficace
Exemples et modèles de plan de communication
Plan de communication pour le lancement d’un nouveau produit
[Nom de l’entreprise] : Plan de communication pour le lancement de [Nom du produit]
Ce plan de communication s’applique au lancement de [Nom du produit] et est en vigueur du [date de début] au [date de fin], avant et après la date de lancement du [date de lancement].
Objectifs : • S’assurer que tous les employés sont conscients de la date de lancement et disposent des informations nécessaires sur le produit • Générer de l’enthousiasme et de l’intérêt pour le produit parmi les employés • Fournir un message clair et concis aux clients sur le produit • Gérer les attentes concernant les délais de livraison et la disponibilité
Canaux de communication : • E-mail • Communiqué de presse • Publication sur les réseaux sociaux – [Canal 1], [Canal 2], …
Phases de lancement : • Activités pré-lancement • Jour du lancement • Suivi post-lancement
Activités pré-lancement ([X] mois avant le lancement) : • [Activité 1] • [Activité 2] • [Activité 3] …
Jour du lancement : • Dévoilement en direct du produit • Entretiens avec [Médias] • Suivi des réactions
Suivi post-lancement (jusqu’à [X] mois après le lancement) : • [Activité 1] • [Activité 2] • [Activité 3] …
Rôles et responsabilités : • [Personne 1] sera responsable de la rédaction de tous les matériels de communication • [Personne 2] sera responsable de l’envoi des matériels de communication aux médias • [Personne 3] sera responsable de la gestion des demandes des clients
À faire : • Créer un calendrier de communication pour s’assurer que toutes les activités de communication sont menées de manière opportune et coordonnée • Utiliser des éléments visuels (par exemple, des images, des infographies) pour casser le texte et ajouter de l’intérêt • Relire tous les matériels de communication avant de les envoyer
À ne pas faire : • Surcharger les parties prenantes avec trop d’informations à la fois – fournir des mises à jour régulièrement pour éviter de les submerger. • Oublier d’inclure un appel à l’action (par exemple, visitez notre site Web, inscrivez-vous à notre infolettre) pour engager le lecteur • Négliger de tester les matériels de communication (par exemple, envoyer un e-mail de test) avant de les envoyer à toute la liste des parties prenantes
Cadre d’escalade : • S’il y a des problèmes avec le plan de communication, veuillez contacter [Personne responsable]. • Si [Personne responsable] n’est pas disponible, veuillez contacter [Contact alternatif]
Mises à jour : • Ce plan de communication sera examiné et finalisé le [date d’examen] • Des modifications peuvent être apportées aux objectifs de communication, à l’audience cible et aux canaux • Les plans de communication mis à jour doivent être envoyés à [Équipe/Département interne responsable]
[Titre] : Plan de communication pour la campagne marketing
[Nom de l’entreprise] lancera une campagne marketing pour [Nom du produit] du [date de début] au [date de fin].
Objectifs : • [Objectif 1] • [Objectif 2] • [Objectif 3] …
Analyse SWOT : • Forces – [Force 1], [Force 2], [Force 3], … • Faiblesses – [Faiblesse 1], [Faiblesse 2], [Faiblesse 3], … • Opportunités – [Opportunité 1], [Opportunité 2], [Opportunité 3], … • Menaces – [Menace 1], [Menace 2], [Menace 3], …
Tactiques : • [Tactique 1] • [Tactique 2] • [Tactique 3] …
Canaux : • E-mail • Recherche payante • Publicité display • Réseaux sociaux – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Communiqué de presse • Article de blog • Événements et webinaires – [Événement 1], [Événement 2], [Événement 3], …
Rôles et responsabilités : • [Personne/Équipe responsable 1] sera responsable de la rédaction de tous les matériels de communication. • [Personne/Équipe responsable 2] sera responsable de l’envoi des matériels de communication aux médias. • [Personne/Équipe responsable 3] sera responsable de la gestion des demandes des clients. • [Personne/Équipe responsable 4] sera responsable de la gestion du budget.
Budget : • $[X] pour [Tactique/Canal 1] • $[Y] pour [Tactique/Canal 2] • $[Z] pour [Tactique/Canal 3] …
Évaluation : • [KPI 1] sera utilisé pour mesurer le succès de cette campagne marketing • [KPI 2] sera suivi sur une base hebdomadaire et signalé à [Personne/Équipe responsable] • [KPI 3] …
Calendrier : • [Activité 1] – [date de début] au [date de fin] • [Activité 2] – [date de début] au [date de fin] • [Activité 3] – [date de début] au [date de fin] …
Ce plan de communication sera finalisé le [date d’examen] et est donc sujet à modification jusqu’à cette date.
Plan de communication interne [Nom de l’entreprise]
Objectifs : S’assurer que toutes les parties prenantes sont tenues informées des développements et maintenir les canaux de communication ouverts.
Analyse situationnelle : La communication interne chez [nom de l’entreprise] a été identifiée comme un domaine qui nécessite une amélioration. En particulier, la communication entre la direction et le personnel, et la communication entre les membres de l’équipe ont été identifiées comme nécessitant une amélioration.
Parties prenantes : tous les employés de [nom de l’entreprise]
Mise en œuvre : • Un plan de communication sera mis en place pour améliorer la communication chez [nom de l’entreprise] • Tous les employés seront informés du plan de communication et de leurs rôles dans celui-ci • Le plan de communication sera examiné régulièrement et mis à jour si nécessaire
Équipes impliquées : Équipe de direction, équipe RH, équipe de communication
Rôles et responsabilités : • Équipe de direction – responsable de la communication avec le personnel • Équipe RH – responsable de la communication entre les membres de l’équipe • Équipe de communication – responsable de la rédaction et de l’envoi des matériels de communication
Messages clés : • Une communication efficace à tout moment est cruciale • La communication chez [Nom de l’entreprise] nécessite une amélioration • Ce plan de communication sera mis en place pour effectuer les changements nécessaires • Tous les employés ont un rôle à jouer dans le plan de communication • Le plan de communication sera examiné régulièrement • La communication est un processus bidirectionnel • Les employés doivent se sentir libres de poser des questions et de donner des commentaires
Directives : • Toute communication doit être claire et concise • Les matériels de communication doivent être envoyés en temps opportun • Les canaux de communication doivent être surveillés régulièrement • La communication doit être respectueuse et professionnelle à tout moment
Approbation : [Personne responsable], [Poste], [Date de création]
Plan de communication stratégique : [Nom de l’entreprise]
Résumé exécutif : Ce plan de communication est destiné à [objectif] et sera en vigueur du [date de début] jusqu’au [date de fin].
Objectifs : Maintenir une communication efficace avec les différentes audiences pour soutenir la mission et les valeurs de l’entreprise.
Déclaration de mission : [Déclaration de mission de l’entreprise]
Valeurs fondamentales : [Valeurs de l’entreprise]
Analyse situationnelle : [Informations générales et contexte sur la situation ou le problème que le plan de communication est conçu pour résoudre]
| Audience | Message(s) | Média ou canal | Fréquence | Calendrier | Membre de l’équipe assigné | Méthode de rétroaction |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Audience 1] | [Message 1] | Face à face | Hebdomadaire | Chaque [Jour de la semaine] | [Personne/Équipe responsable 1] | Sondage |
| [Audience 2] | [Message 2] | Rapport | Mensuel | Dans les [X] heures suivant l’approbation | [Personne/Équipe responsable 2] | Formulaire d’évaluation |
| [Audience 3] | [Message 3] | Quotidien | [Heure] | [Personne/Équipe responsable 3] | Examen |
Plan de communication pour la gestion de projet [Nom du projet]
Nom du projet : [Nom du projet]
Chef de projet : [Nom du chef de projet]
Date de début : [date de début]
Date d’achèvement : [date de fin]
Objectifs du projet : Concevoir et construire un site Web et une application mobile pour la nouvelle entreprise de commerce électronique du client. Optimiser le premier pour le classement des moteurs de recherche (SEO) et les deux pour la conversion, conformément aux dernières directives SEO de [Nom de l’entreprise]. Rendre le site Web et l’application conviviaux, réactifs et visuellement attrayants, y compris un appel à l’action (CTA) efficace qui encourage les utilisateurs à convertir facilement.
| Objectif de communication | Méthode de communication | Audience | Fréquence |
|---|---|---|---|
| [Objectif 1] | [Méthode 1] | [Audience 1] | [Quotidien/Hebdomadaire/Mensuel] |
| [Objectif 2] | [Méthode 2] | [Audience 2] | [Quotidien/Hebdomadaire/Mensuel] |
| [Objectif 3] | [Méthode 3] | [Audience 3] | [Quotidien/Hebdomadaire/Mensuel] |
Plan de communication pour le nouveau [Changement dans l’entreprise]
Créé par : [Personne responsable]
En vigueur à partir de : [date de début]
Résumé : • [Changement 1] se produit parce que [raison 1] • [Changement 2] est le résultat de [raison 2] • [Changement 3] est nécessaire afin de [raison 3] …
Qu’est-ce que cela signifie pour les employés ? [Explication de la façon dont le changement affectera les employés]
Parties prenantes : • [Audience 1] sera impactée par [changement 1] • [Audience 2] sera affectée par [changement 2] • [Audience 3] devra s’adapter en raison de [changement 3]
Phases :
| Tâche | Calendrier | Personne/Équipe responsable |
|---|---|---|
| [Tâche 1] | [Jour 1/Semaine 1/date de début/etc.] | [Personne/Équipe responsable 1] |
| [Tâche 2] | [Jour 2/Semaine 2/date intermédiaire/etc.] | [Personne/Équipe responsable 2] |
| [Tâche 3] | [Jour 3/Semaine 3/date de fin/etc.] | [Personne/Équipe responsable 3] |
Plan de communication avec les parties prenantes : [Nom de l’entreprise]
En vigueur du : [date de début] au [date de fin]
Objectifs : • [Objectif 1] • [Objectif 2] • [Objectif 3] …
Objectifs : • [Objectif 1] • [Objectif 2] • [Objectif 3] …
Changements : • [Changement 1] • [Changement 2] • [Changement 3] …
Projections : • [Projection 1] • [Projection 2] • [Projection 3] …
Communication avec les parties prenantes : • [Canal 1] • [Canal 2] • [Canal 3] …
Coordonnées : [Personne responsable], [Poste], [Numéro de téléphone/adresse e-mail/etc.]
[Date de début] – [Date de fin] : Plan de communication
Nom de l’entreprise : [Nom de l’entreprise]
Date de création : [date de création]
Coordonnées : [détails de contact]
Introduction : Ce plan de communication a été créé pour [objectif] et sera en vigueur à partir de la date de création.
Objectifs : • [Objectif 1] • [Objectif 2] • [Objectif 3] …
Audience : • [Utilisateur cible 1] • [Utilisateur cible 2] • [Utilisateur cible 3] …
Bonnes pratiques du plan de communication
- Commencez par un tableau ou un graphique pour identifier les types de messages – les canaux de communication que vous utiliserez, qui vous ciblez et le ton, etc.
- Un plan d’action doit être créé avant tout envoi de communication – il est préférable d’être proactif et d’avoir des stratégies pour différents messages cartographiés avant de commencer votre activité ou avant que quelque chose ne se passe mal.
- Incluez un plan de communication de crise dans le cadre de votre communication plus large – plus d’informations à ce sujet ➡️ Liste de contrôle du plan de communication de crise
- Examinez et mettez à jour régulièrement votre plan de communication au fur et à mesure que le projet progresse – les choses changeront inévitablement et vous voulez que votre messagerie s’adapte en conséquence.
- Assurez-vous que tous les membres de l’équipe de communication sont conscients du document et connaissent leur rôle – les plans d’action ne sont aussi efficaces que les personnes qui les exécutent.
- Assignez quelqu’un pour être responsable de la communication et assurez-vous qu’il dispose du temps et des ressources nécessaires pour réussir.
Résumé
La communication est la clé du succès dans toute entreprise, et créer un plan pour le faire n’a pas besoin d’être un processus compliqué.
En suivant un modèle, vous pouvez rédiger un plan de communication efficace qui décrit comment vous allez communiquer avec vos audiences clés dans diverses situations.
Avec un document de plan de communication bien rédigé, vous pouvez mettre tout le monde dans votre organisation sur la même longueur d’onde concernant les types de messages qui doivent être envoyés, quand et comment.
Avoir cela en place maintiendra votre stratégie de messagerie cohérente et alignée avec vos objectifs commerciaux, augmentant vos chances d’atteindre vos objectifs de communication.
