Apprenez à rédiger des e-mails professionnels de suivi de réunion grâce aux modèles de LiveAgent. Récapitulez les décisions clés, exprimez votre gratitude et détaillez les prochaines étapes pour garantir clarté et responsabilité. Améliorez la communication avec des objets concis et un contenu structuré.
Si vous avez déjà eu une réunion avec quelqu’un, vous savez combien il est important de faire un suivi par la suite. Cela est d’autant plus vrai si la réunion a été productive et que vous souhaitez poursuivre la collaboration.
Dans ce guide, nous allons voir comment envoyer un e-mail de suivi de réunion de façon professionnelle, afin que le destinataire apprécie votre sérieux et votre volonté de travailler ensemble.
Faire un suivi après une réunion productive est une règle essentielle de la bonne conduite professionnelle. Cela montre que vous vous intéressez à l’issue de la réunion et que vous êtes engagé dans l’avancement du projet.
Lorsque vous envoyez un e-mail de suivi, vous vous assurez que tout le monde est bien informé et que toutes les tâches ou décisions prises lors de la réunion ont été enregistrées et transmises. C’est aussi une occasion pour chacun de relire les actions ou décisions prises.
Un e-mail de suivi rapide constitue une trace écrite des accords passés en réunion, ce qui peut se révéler utile en cas de désaccord ou de question ultérieure. C’est aussi un excellent moyen de montrer votre professionnalisme.
Le titre de votre e-mail de suivi de réunion ne doit pas être trop long, car il faut garder votre message concis et direct. Un titre simple comme ’ Suivi de réunion ’ ou ’ Compte rendu de réunion ’ fera parfaitement l’affaire.
Ajouter trop de détails dans l’objet risquerait de le rendre illisible, gardez-les pour le corps du message. Toutefois, il peut être utile d’ajouter la date ou le contexte de la réunion pour faciliter le tri dans les boîtes de réception.
Récapituler les points clés de la réunion permet de s’assurer que tout le monde est bien aligné et qu’il n’y a pas de malentendus. Si des actions, décisions ou tâches ont été attribuées, listez-les et précisez qui en est responsable pour garantir le suivi et éviter les oublis.
N’hésitez pas à structurer votre e-mail de suivi. Si certains points méritent d’être mis en avant, utilisez le gras ou l’italique. Les listes à puces offrent aussi une présentation claire et organisée.
Remerciez toutes les personnes impliquées pour leur temps et leur implication. Les suivis de réunion peuvent être chronophages, il est donc toujours apprécié que quelqu’un prenne le temps d’en envoyer un.
Restez bref afin de ne pas faire perdre de temps à vos destinataires. Si vous souhaitez joindre des fichiers, ajoutez-les en pièce jointe à la fin de l’e-mail.
Avant d’envoyer votre message, vérifiez que toutes les personnes présentes à la réunion sont bien en copie afin qu’elles restent informées.
Bonjour à tous,
Merci d’avoir participé à la réunion d’aujourd’hui. Voici les principaux points qui ont été abordés :
[sujet] [sujet] [sujet]
N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions. Je joins également le compte rendu pour référence.
Merci, [Votre nom]
Bonjour,
Voici les actions attribuées lors de la réunion d’aujourd’hui :
[action] – [personne responsable] [action] – [personne responsable]
Si vous avez des questions, faites-le moi savoir.
Bien à vous, [Votre nom]
Bonjour à tous,
Voici les décisions prises lors de la réunion d’aujourd’hui :
[décision] [décision]
Je remercie chacun pour sa contribution. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.
Merci, [Votre nom]
[Pièce jointe – Compte rendu de réunion]
Bonjour [nom],
Ce fut un plaisir de vous rencontrer lors de [événement] hier. J’ai apprécié d’en savoir plus sur votre travail en tant que [poste] chez [entreprise]. Merci encore pour ce moment d’échange. Ce serait un plaisir de se revoir prochainement.
Bien à vous, [Votre nom]
Bonjour à tous,
Merci d’avoir participé à la réunion d’aujourd’hui. Comme promis, voici un e-mail récapitulatif avec les actions et les prochaines étapes. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.
Bien à vous, [Votre nom]
Bonjour à tous,
Merci à tous d’avoir assisté à la réunion d’aujourd’hui. Voici les prochaines étapes convenues. Pour toute question, n’hésitez pas à me contacter ou à vous adresser à un membre de l’équipe.
Merci encore, [Votre nom]
Bonjour à tous,
Cet e-mail fait suite à la réunion qui s’est tenue le [Date] à [Heure]. Voici la liste des actions attribuées à chacun.
[Action]
Pour toute question ou remarque, contactez-moi.
Bien à vous, [Votre nom]
Bonjour [nom],
Ce fut un plaisir de vous rencontrer et d’en apprendre plus sur votre travail chez [Nom de l’entreprise]. Je suis enthousiaste à l’idée d’explorer une future collaboration.
Merci pour votre temps, et j’espère que nous resterons en contact.
Bien cordialement, [Votre nom]
| ### Réunion [Votre entreprise] x [leur entreprise] | [date] |
Bonjour à tous,
Nous avons eu une excellente réunion avec [Leur entreprise] hier. Voici les points à retenir :
[Leur entreprise] souhaite collaborer avec nous sur [projet] Nous devons préparer une proposition et la leur envoyer au plus vite Ils peuvent nous donner plus de détails sur leur implication dans le projet
Faites-moi signe si vous avez des questions. Je reviendrai vers vous rapidement pour suivre ce dossier.
Bien à vous, [Votre nom]
[Pièce jointe – Compte rendu de réunion]
Cher/Chère [Nom],
Notre réunion du [date] a été très utile pour discuter d’une éventuelle collaboration. À la suite de notre échange, j’ai préparé une proposition à envoyer à [Leur entreprise].
Je pense que c’est une belle opportunité pour nos deux sociétés et j’attends votre retour avec impatience.
Merci, [Votre nom]
Bonjour,
Je voulais simplement faire un point suite à la réunion que nous avons eue le [date]. Ce serait bien de poursuivre la discussion par e-mail.
N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.
Bien à vous, [Votre nom]
[Pièce jointe – Compte rendu de réunion]
Bonjour,
J’espère que vous allez bien. Je voulais simplement faire un retour sur la réunion que nous avons eue la semaine dernière, le [date].
Nous avons évoqué la possibilité de collaborer à l’avenir et je voulais savoir si vous aviez des retours ou des nouvelles.
Merci de me tenir informé(e) ou de me contacter pour toute question.
Bien à vous, [Votre nom]
[Pièce jointe – Compte rendu de réunion]
Bonjour,
À l’approche de notre réunion du [date], je voulais m’assurer que nous sommes bien d’accord sur les points à aborder.
À l’ordre du jour :
Discuter d’une éventuelle collaboration Faire le point sur notre projet en cours et voir comment ils peuvent nous aider
Merci de me faire part de toute question ou remarque.
Bien à vous, [Votre nom]
[Pièce jointe – Ordre du jour]
Bonjour,
J’espère que vous allez bien depuis notre dernière réunion du [date].
Pour rappel, voici les actions attribuées à chaque personne :
[Action]
Merci de me faire part de toute question ou remarque.
Bien cordialement, [Votre nom]
Envoyer un e-mail de suivi de réunion est essentiel pour être un bon membre d’équipe. Cela démontre votre organisation, votre attention et votre sens des responsabilités. Voici quelques conseils :
Le meilleur moyen de devenir un expert du suivi de réunion par e-mail, c’est la pratique. Commencez par envoyer un bref compte rendu de la réunion du jour à votre équipe, puis passez à des cas plus complexes. Bientôt, vous serez un(e) pro de la communication post-réunion.
Un bon e-mail de suivi de réunion peut tout changer et garantir que les points importants sont bien retenus et que tout le monde est aligné.
Mais rédiger un bon e-mail de suivi n’est pas toujours simple. Il s’agit d’éviter de surcharger d’informations, tout en couvrant les points essentiels.
Pour vous aider, nous avons rassemblé quelques conseils pour écrire le parfait e-mail de suivi de réunion. Nous espérons qu’ils vous seront utiles lors de votre prochain suivi !
Commencez par rappeler l'objectif de la réunion et mentionnez brièvement les sujets abordés. Mettez en avant les principales conclusions et les actions décidées. Il est également utile d'indiquer les échéances ou les prochaines étapes fixées lors de la réunion. En fournissant un résumé clair, vous permettez à tous les participants d'être alignés et de disposer d'un point de référence pour les actions futures.
Après une réunion de vente, il est important d'envoyer rapidement un e-mail de suivi personnalisé pour remercier de l'opportunité, récapituler les points clés discutés et détailler les actions ou prochaines étapes. Il peut aussi être judicieux de planifier un appel ou une réunion supplémentaire pour approfondir le partenariat potentiel ou répondre aux questions restantes.
Le meilleur moyen de faire un suivi après une réunion dépend de la situation. Cependant, il faut toujours effectuer un suivi rapidement afin de maintenir l'élan et de s'assurer que tous les points importants sont bien traités. Un e-mail rapide permet de vérifier que tout est sur la bonne voie.
Commencez votre e-mail avec un objet clair, comme ' Proposition pour [Nom du projet] '. Adressez-vous au destinataire par son nom et faites référence à vos échanges précédents. Résumez brièvement les points essentiels de la proposition et mentionnez la pièce jointe. Terminez en exprimant votre envie d'en discuter davantage et signez avec vos coordonnées.
Immédiatement ou dans les 24 heures. Il est important de faire un suivi rapidement après une réunion pour garder l'élan et s'assurer que tous les détails importants sont bien pris en compte. Un e-mail rapide aide à maintenir le cap.
Oui, vous pouvez tout à fait envoyer un e-mail de suivi même si vous n'avez pas pris de notes pendant la réunion. En fait, il est conseillé d'envoyer un e-mail de suivi même si vous avez pris des notes, pour que tout le monde soit bien aligné. L'essentiel est d'inclure un résumé des sujets abordés et de rappeler les actions décidées. Il ne faut pas se sentir exclu ou inutile pour autant : envoyez simplement un e-mail récapitulatif après la réunion et posez les questions de clarification nécessaires. Cela montre votre implication, même sans notes. Vos collègues apprécieront également d'avoir un résumé auquel se référer.
Il n'y a pas de règle stricte sur le contenu d'un e-mail de suivi, mais certains éléments sont toujours appréciés. Remerciez d'abord la ou les personnes rencontrées pour leur temps. Faites un récapitulatif des sujets abordés et mentionnez les actions décidées. N'oubliez pas de rappeler les prochaines étapes ou les échéances convenues. Bien sûr, chaque situation est unique, donc adaptez le contenu à votre contexte.
Il n'y a aucun souci à ce qu'une autre personne envoie l'e-mail de suivi de réunion. Il peut d'ailleurs être judicieux de désigner un responsable du suivi pour que tout soit pris en charge. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur la prise de notes pendant la réunion sans vous soucier de l'envoi du suivi.
Vous pouvez, mais ce n'est pas recommandé. En général, il vaut mieux éviter, car cela donne l'impression que vous n'accordez pas d'attention à votre interlocuteur. Cela peut aussi paraître bâclé ou non professionnel. Si vous devez absolument inclure vos notes, prenez soin de les reformuler, de les synthétiser et de les rendre claires. Personne n'a envie de lire un bloc de texte, et il y a de fortes chances que le destinataire ne lise pas tout si vous copiez-collez vos notes brutes.
Si vous ne recevez pas de réponse à votre e-mail de suivi, il peut être utile d'appeler le destinataire ou de lui envoyer un autre message. Il arrive que les gens oublient de répondre, et un petit rappel peut suffire. Si malgré plusieurs relances vous n'obtenez toujours pas de réponse, il est peut-être temps de chercher quelqu'un d'autre pour avancer sur votre besoin.
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