Modèles d'e-mails promotionnels
Créez des e-mails promotionnels efficaces avec des modèles personnalisables pour gagner du temps, maintenir la cohérence de votre marque et augmenter l'engageme...
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Email Marketing
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Vous partez en vacances et devez configurer un message d’absence ? Ou peut-être prenez-vous simplement un jour de congé et ne souhaitez pas être dérangé par le travail. Dans tous les cas, un bon modèle d’absence fera parfaitement l’affaire.
Ces modèles sont généralement simples et faciles à utiliser, vous permettant de personnaliser votre message comme vous le souhaitez. Aujourd’hui, nous vous présentons différents exemples de modèles d’absence que vous pouvez utiliser comme réponses automatiques lors de vos vacances.
Pourquoi utiliser un modèle d’absence du bureau
La plupart des gens utilisent des outils de gestion des e-mails, comme les réponses automatiques d’absence, lorsqu’ils sont loin de leur boîte mail pendant une période prolongée – par exemple en vacances ou simplement lors d’un jour de congé. Vous pouvez ainsi définir une réponse automatique informant vos contacts que vous ne consulterez pas vos e-mails et que vous serez bientôt de retour. Ainsi, ils ne s’attendront pas à une réponse immédiate et vous pourrez profiter pleinement de votre temps libre.
Mais il existe d’autres occasions où vous pourriez vouloir utiliser un modèle de réponse. Si vous savez que vous serez occupé et ne pourrez pas consulter vos e-mails aussi souvent que d’habitude, un message d’absence permet aux gens de savoir que vous ne pourrez peut-être pas répondre tout de suite. Ils pourront alors choisir d’attendre ou de trouver un autre moyen de vous contacter.
Un message d’absence permet également de gérer les attentes si vous êtes débordé par le travail et ne pouvez pas répondre rapidement à tous les e-mails. Prévenir vos interlocuteurs que vous êtes occupé mais que vous leur répondrez dès que possible permet d’éviter de la frustration des deux côtés.
Comment intituler un modèle d’e-mail d’absence
Restez bref et allez droit au but – Absent, Réponse automatique vacances ou Indisponible sont de bonnes options. Dans l’objet, il est également judicieux d’indiquer votre date de retour afin que vos interlocuteurs sachent combien de temps ils devront attendre une réponse.
Par exemple, ’ Absent jusqu’au 15 janvier ’ fonctionne très bien. Cela aide aussi au filtrage si vous avez un système de gestion des e-mails, mais surtout, cela permet à vos contacts de savoir à quoi s’attendre sans avoir à lire tout le contenu du message. Ainsi, vous montrez que vous respectez leur temps.
Exemples d’objets pour modèles d’e-mail d’absence
- Absent du bureau : [date]
- Absence : [détails des vacances]
- Absence : [raison de l’absence]
- En vacances : [date] – [date]
- Congés : [date] – [date]
- Absent : jour de maladie
- Indisponible : à l’étranger
- En cas d’urgence :
- Absent du bureau le [date]
- Actuellement en vacances
- Je suis en retrait
- Je reviens bientôt
- En congé sabbatique
- En route pour un peu de repos
Comment rédiger un modèle d’absence
Quelques points importants pour le corps de votre e-mail de réponse automatique.
D’abord, il faut préciser clairement que vous êtes absent et ne pourrez pas répondre immédiatement. Si vous consultez occasionnellement vos e-mails, informez vos contacts du délai de réponse possible. Si vous n’êtes pas certain, mieux vaut ne pas vous engager sur un délai que vous ne pourrez pas tenir.
Ensuite, en cas d’urgence, vous pouvez laisser votre numéro de téléphone privé. Mais précisez bien que vous ne pourrez pas forcément répondre tout de suite, et demandez à ne vous contacter que si c’est vraiment urgent.
Il est aussi conseillé d’indiquer à qui s’adresser en votre absence, ainsi que toute information utile (dates butoirs, suivi de projet, etc.). Et bien sûr, n’oubliez pas de signaler votre date de retour. Restez bref – personne ne veut lire un roman pour vous joindre.
Enfin, et c’est optionnel, vous pouvez ajouter un message expliquant ce que vos contacts doivent faire durant votre absence. Par exemple, où trouver les informations dont ils auraient besoin si vous ne pouvez pas leur répondre.
Que doit contenir un modèle d’e-mail d’absence
- Votre nom
- Les dates de votre absence ou de votre retour
- Un court message signalant votre absence ou votre date de retour
- Un contact à joindre en votre absence (si nécessaire)
- À quel moment on peut attendre une réponse de votre part (si vous consultez vos e-mails pendant les vacances)
- D’autres moyens de vous contacter
Exemples et modèles d’e-mails d’absence
Modèles formels d’absence
Objet : Absent du bureau
Je suis actuellement absent du bureau et serai de retour le 15 janvier. Je consulterai mes e-mails périodiquement, mais si vous avez besoin d’une réponse immédiate, veuillez contacter [Nom] à [adresse e-mail]. Merci,
[Votre nom]
Objet : Modèle d’absence du bureau
Bonjour, je suis actuellement absent du bureau et je reviendrai le [date]. Si vous avez besoin d’une assistance immédiate, merci de contacter [Nom] à [adresse e-mail] ou de joindre mon portable au [numéro de téléphone]. Veuillez noter que je pourrais ne pas répondre immédiatement. Merci,
[Votre nom]
Objet : Absent du bureau [du date au date]
Bonjour, je suis absent du bureau sans accès à mes e-mails du [date de début] au [date de fin]. Pour toute urgence pendant cette période, contactez [Nom] à [adresse e-mail] ou appelez mon portable au [numéro de téléphone]. Cordialement,
[Votre nom]
Objet : Absence – Congés
Bonjour, je serai absent du bureau du [date de début] au [date de fin] avec un accès limité à mes e-mails. Si vous avez besoin d’une assistance immédiate, merci de contacter [Nom] à [adresse e-mail] ou, en cas d’urgence, vous pouvez essayer de me joindre au [numéro de téléphone]. Meilleures salutations, [Votre nom]
Objet : Congés [date]
Bonjour, je suis actuellement absent du bureau pour un repos bien mérité. Je serai de retour le [date] et je n’aurai pas accès à mes e-mails d’ici là. Pour toute urgence, veuillez contacter [Nom] à [adresse e-mail], qui a été informé de mon absence. Cordialement,
[Votre nom]
Objet : Indisponible : à l’étranger [date]
Bonjour, je serai à l’étranger du [date de début] au [date de fin] avec un accès limité à mes e-mails. Pour toute urgence, merci de contacter [Nom] à [adresse e-mail]. Cordialement,
[Votre nom]
Objet : En congé sabbatique [date]
Bonjour, je suis actuellement en congé sabbatique et absent du bureau jusqu’au [date]. Je n’aurai pas accès à mes e-mails pendant cette période. En cas d’urgence, [Nom] à [adresse e-mail] est joignable durant mon absence. À bientôt,
[Votre nom]
Objet : Congé maladie [date]
Bonjour, je suis absent du bureau pour raison de santé jusqu’au [date]. Je ne pourrai pas consulter mes e-mails pendant cette période. En cas d’urgence, merci de contacter [Nom] à [adresse e-mail]. Cordialement,
[Votre nom]
Objet : Absent du bureau : Conférence [date]
Bonjour, je suis absent du bureau pour assister à une conférence à partir du [date]. Je répondrai aux e-mails dès que possible, mais pour une réponse rapide, merci de m’appeler au [numéro de téléphone] en cas d’urgence. Merci,
[Votre nom]
Objet : Absent du bureau : Séminaire entreprise [date]
Bonjour, je suis absent du bureau pour un séminaire d’entreprise à partir du [date]. J’aurai un accès limité à mes e-mails durant cette période. En cas d’urgence, contactez [Nom] à [adresse e-mail] ou appelez le standard au [numéro de téléphone]. Merci,
[Votre nom]
Objet : Absent du bureau [date]
Bonjour, je serai absent du bureau pour les [X] prochains jours. Durant mon absence, veuillez contacter [Nom] qui se fera un plaisir de vous aider pour toute demande. Merci de votre compréhension. Cordialement,
[Votre nom]
Objet : Absent [date]
Bonjour, Merci de votre message. Je suis actuellement absent du bureau et serai de retour au plus tard le [date]. Désolé pour l’attente, je vous invite à écrire à mon collègue [Nom] à [adresse e-mail] en attendant. Cordialement,
[Votre nom]
Modèles décontractés d’absence
Objet : Absent de mon bureau
Bonjour, je suis actuellement loin de mon bureau, sirotant des cocktails sur une plage quelque part. Je serai de retour le [date] et j’aurai un accès limité à mes e-mails jusque-là. Mon collègue [Nom] gère mes mails en mon absence, veuillez donc le/la/les contacter à [adresse e-mail] pour toute urgence. Merci et bonne journée.
[Votre nom]
Objet : Pause jusqu’au [date]
Bonjour, Désolé de vous manquer. Je suis absent du bureau jusqu’au [date]. Je ferai tout de même quelques pauses dans mes séries pour consulter occasionnellement mes e-mails. Si ce n’est pas urgent, je répondrai dès mon retour. Cordialement,
[Votre nom]
Objet : Absent du bureau [date]
Salut, Je suis absent du bureau du [date de début] au [date de fin]. Je reste joignable sur mon portable au [numéro de téléphone], mais pour toute urgence, merci de contacter [Nom]. À bientôt,
[Votre nom]
Objet : Enfin en vacances !
Bonjour, Je suis absent du bureau et en vacances du [date de début] au [date de fin]. Je n’aurai pas accès à mes e-mails, mais en cas d’urgence, merci de contacter mon collègue [Nom] à [adresse e-mail]. Merci,
[Votre nom] P.S. J’attendais vraiment cette pause. 🎉
P.P.S. Si besoin urgent, vous pouvez m’appeler sur mon portable au [numéro de téléphone].
Objet : Je suis en retrait [date]
Bonjour,
Je serai absent du bureau du [date de début] au [date de fin]. Pour toute urgence, merci de contacter [nom du collègue] à [e-mail du collègue]. Sinon, je vous répondrai dès mon retour. Bonne journée. Cordialement,
[Votre nom]
Objet : Désolé, je suis absent [date]
Bonjour [Nom], Je suis absent du bureau cette semaine, mais pour toute urgence, vous pouvez contacter mon collègue [Nom]. Merci,
[Votre nom]
Objet : Absent du bureau du [date] au [date]
Bonjour. Je suis actuellement absent du bureau et serai de retour le [date]. En attendant, si vous avez besoin d’aide, merci de contacter [nom ou service]. À bientôt,
[Votre nom]
Objet : Sur la plage [date]
Bonjour. Je suis actuellement absent du bureau et profite d’un repos bien mérité à la plage. Je serai de retour le [date] et je répondrai à votre e-mail dès mon retour. Si vous avez besoin d’aide pendant mon absence, contactez mon collègue [Nom] à [adresse e-mail]. Merci.
[Votre nom]
Bonnes pratiques pour les modèles d’absence
Restez bref
Lorsque vous rédigez un message d’absence, il est important d’être bref et précis. Inutile de détailler qui vous êtes ou ce que vous faites. Donnez simplement l’essentiel pour que vos collègues sachent comment vous joindre en cas d’urgence.
Adoptez le bon ton
Votre message d’absence reflète la culture et les valeurs de votre entreprise, il est donc important d’utiliser le ton approprié. Si vous avez un doute, privilégiez la formalité.
Évitez un ton trop familier ou non professionnel, car cela pourrait renvoyer une mauvaise image de votre société. Si votre structure dispose d’une charte éditoriale, inspirez-vous-en pour rédiger votre message.
Si vous utilisez du jargon ou des expressions, assurez-vous qu’elles seront comprises de tous. Ce qui est drôle pour vous ne l’est pas forcément pour vos destinataires, surtout s’ils ne sont pas du même pays ou de la même région.
Ajoutez vos dates d’absence
Dans la mesure du possible, mentionnez les dates de votre absence dans le message d’absence. Cela aidera collègues, clients et partenaires à savoir quand attendre une réponse. Si vous n’êtes pas certain de la date de retour, indiquez une fourchette ou une estimation. Mieux vaut prévoir large que trop court.
Mentionnez d’autres moyens de contact
Dans votre message d’absence, pensez à indiquer des moyens de contact alternatifs en cas d’urgence : e-mail d’un collègue, numéro de téléphone, voire adresse postale. Si vous êtes à l’aise, vous pouvez aussi fournir votre numéro de portable ou vos réseaux sociaux.
Gardez à l’esprit que plus vous donnez d’informations, plus il est probable que quelqu’un vous contacte pendant votre absence. N’indiquez donc des alternatives que si vous êtes prêt à être sollicité.
Si vous partagez les coordonnées de collègues, assurez-vous qu’ils sont informés et d’accord avant de les mentionner.
Restez général
Résistez à la tentation de trop détailler ou de personnaliser à l’excès. Ce n’est pas le moment de raconter votre vie ou de partager vos photos de vacances. Allez à l’essentiel pour ne pas interrompre le travail de vos collègues ou compliquer la recherche d’information pour vos partenaires.
Créez des modèles internes et externes
Si vous envoyez régulièrement des messages d’absence, préparez un modèle interne et un modèle externe pour gagner du temps. Il vous suffira ensuite de compléter les informations spécifiques à chaque absence.
Un message interne est destiné aux membres de votre entreprise, tandis qu’un message externe s’adresse à des contacts en dehors de la société. Le message interne peut généralement être moins formel.
Résumé
Les messages de réponse automatique sont incontournables lorsque vous devez vous absenter du travail. En appliquant ces bonnes pratiques, vous pouvez rédiger un message d’absence professionnel, informatif et utile pour tous ses destinataires. Ils apprécieront peut-être même votre message d’absence plus que vous ne le pensez.
