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Planifier un événement, qu’il soit en personne ou en ligne, demande beaucoup de temps et d’efforts. Vous devez trouver un lieu (soit un emplacement physique, soit un hôte/plateforme Internet), sécuriser des conférenciers et/ou des exposants, élaborer un calendrier et créer une stratégie marketing afin de rejoindre autant de personnes que possible, parmi de nombreuses autres tâches.
Le dernier point est particulièrement important car il y a une chose dont absolument chaque événement a besoin pour réussir, et c’est des invités. Cela signifie qu’il est absolument essentiel d’envoyer un e-mail d’invitation à un événement bien réfléchi à votre public afin d’obtenir autant de personnes que possible pour ’ répondez s’il vous plaît ’ (RSVP) ou ’ veuillez répondre ’ pour confirmer leur présence.
Les RSVP doivent faire partie d’un e-mail de confirmation de webinaire ou d’autres messages de confirmation concernant tout événement en personne ou en ligne.
Il y a plusieurs éléments d’un e-mail d’invitation qui contribueront à le rendre efficace pour obtenir des RSVP :
Nom de l’expéditeur de l’e-mail – si les destinataires ne savent pas d’où provient une invitation, ils sont peu susceptibles de répondre, alors définissez le nom de l’expéditeur sur celui de l’entreprise ou utilisez un nom personnel et incluez le nom de l’entreprise dans la ligne d’objet à la place.
Logo d’en-tête – cela peut rappeler au lecteur d’où provient le message s’il manque le nom de l’expéditeur. De plus, le présenter en évidence dans vos e-mails d’invitation peut aider à renforcer la notoriété de la marque.
Identité de marque – l’utilisation de couleurs, de polices, d’images et de style cohérents de l’entreprise (ainsi que du logo d’en-tête) dans toutes vos communications aidera également à renforcer la sensibilisation et la confiance qui peuvent, à leur tour, augmenter le retour sur investissement à long terme de vos événements en raison de nombreux RSVP.
Texte d’aperçu – utilisez la ’ sous-ligne d’objet ’ pour attirer l’attention de votre public.
Signature de pied de page – terminez votre e-mail RSVP de la manière dont il a commencé, avec le nom, le logo et les couleurs de votre marque, ainsi que des liens vers votre site Web et vos profils de médias sociaux pour une chance supplémentaire de persuader les destinataires d’assister à votre événement.
Bonjour [nom],
La prochaine [conférence/webinaire] [hebdomadaire/mensuelle/annuelle] [entreprise] aura lieu le [date].
Avec une excellente liste de conférenciers couvrant une gamme de sujets liés à [sujet], nous sommes sûrs que cet événement sera le plus gratifiant à ce jour.
Il y aura des présentations que vous ne voudrez pas manquer de :
Pour plus d’informations, y compris un calendrier complet, visitez le site Web dédié à la [conférence/webinaire] ici [lien].
N’oubliez pas de confirmer votre présence à l’avance pour recevoir votre [pass d’événement/lien vers le flux vidéo] :
[RSVP]
Meilleurs vœux, L’équipe [entreprise]
Cher [nom],
En tant que [client/membre de l’équipe] apprécié, vous êtes par la présente cordialement invité à célébrer les prix [nom de la cérémonie] avec nous à [lieu] le [date].
Vous pouvez vous attendre à une belle soirée avec [activité] et [nourriture/boisson] en plus de la cérémonie de remise des prix elle-même, ce qui promet d’être un événement passionnant !
Il y aura des prix pour plusieurs catégories dans le domaine de [sujet], notamment :
Pour plus de détails sur l’événement, y compris une liste complète des nominés et des catégories, visitez le site Web de l’événement [lien].
Nous espérons vous y voir ! Tout ce que vous avez à faire est de répondre en cliquant sur le bouton ci-dessous :
[Confirmez votre présence]
Cordialement, [Nom] de [entreprise]
Salut [nom],
L’équipe [entreprise] a travaillé dur pour planifier notre renforcement d’équipe [trimestriel/semestriel/annuel] dans l’espoir de faire de cet événement notre plus grand succès à ce jour !
Le [date] à [heure], tout le personnel [département] est invité à quitter son travail pendant [période] pour mieux se connaître tout en participant à des activités amusantes, telles que :
Il n’y aura pas de code vestimentaire formel pour la journée, alors n’hésitez pas à porter des vêtements décontractés pour une [matinée/après-midi/journée] plus confortable. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter. Nous avons hâte de vous y voir ! Répondez simplement [lien] à l’avance afin que nous puissions accueillir le nombre correct de participants.
Cordialement, Personnel RH [entreprise]
Comme pour la plupart des types d'e-mails, les invitations à des événements doivent être courtes et concises afin de maintenir l'attention et l'intérêt du lecteur. Allez droit au but avec les détails importants de l'événement, tels que la date, le lieu et les conférenciers/exposants/activités clés, tout en encourageant les gens à y assister. N'oubliez pas d'inclure l'appel à l'action (CTA) crucial pour effectuer la réservation !
Bien que le contenu des e-mails d'invitation doive être fonctionnel, il doit également être suffisamment intéressant pour convaincre les destinataires de répondre à votre événement. L'e-mail doit également contenir des détails sur le lieu et la date de l'événement tout en décrivant les avantages d'y assister. Vous pouvez le faire en tenant compte de ce que votre public recherche dans un tel événement. Rendez-le suffisamment intéressant pour les convaincre d'assister tout en mettant l'accent sur les points de vente uniques. Encore une fois, n'oubliez pas le CTA RSVP.
Une image vaut vraiment mille mots, en particulier lorsqu'il s'agit de décrire des aspects tels que le lieu et le lieu de ce qui devrait être un événement passionnant. Les médias enrichis comme les images et les vidéos sont plus susceptibles d'encourager les destinataires à répondre que tout ce que vous pouvez écrire, d'où la réponse à cette question est essentiellement un ferme ' non '.
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