Modèles d'e-mails RSVP
Découvrez des modèles d'e-mails RSVP efficaces pour assurer la participation à vos événements. Apprenez les éléments clés, les meilleures pratiques et explorez ...
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Zoom est un excellent outil pour accueillir et participer à des réunions en ligne. Qu’il s’agisse de rattrapage en tête-à-tête, de grandes présentations virtuelles ou de réunions formelles. Bien qu’il existe de nombreuses autres plateformes d’appels vidéo, de webinaires et de réunions disponibles, Zoom est devenu le choix privilégié de nombreuses entreprises et organisations grâce à son interface conviviale et ses fonctionnalités.
Si vous découvrez Zoom ou cherchez des moyens de rationaliser vos vidéoconférences sur cette plateforme, il vaut la peine de consulter certains modèles d’e-mail d’invitation et les meilleures pratiques avant de commencer. Avec ces conseils à l’esprit, vous serez en mesure de tirer le meilleur parti de ce logiciel et d’augmenter les taux de participation de vos réunions en ligne.
L’importance d’un e-mail d’invitation à une réunion Zoom
La popularité de Zoom a commencé à monter en flèche pendant la pandémie de Covid-19 alors que les gens cherchaient des moyens de se connecter virtuellement, et est devenue le logiciel de choix pour de nombreuses entreprises et individus. Cette croissance a signifié que de plus en plus de personnes recherchent les moyens les plus efficaces d’envoyer des invitations Zoom pour tirer le meilleur parti de cet outil puissant.
Si vous cherchez à organiser une réunion Zoom, vous devrez envoyer des invitations à vos participants potentiels. Et bien que Zoom propose quelques modèles lui-même, l’utilisation du bon modèle d’e-mail vous aidera à faire bonne impression et à encourager plus de personnes à s’inscrire à votre réunion et à se souvenir de se joindre au moment venu.
De plus, demander aux destinataires de confirmer leur participation à votre réunion vous donnera un nombre exact de participants. Un e-mail bien structuré peut économiser du temps et des efforts tout en garantissant que tous les détails clés sont correctement communiqués.
Comment intituler un e-mail d’invitation à une réunion Zoom
Quand il s’agit de réunions en ligne, faire venir les gens peut être un défi. Après tout, il est facile d’oublier ou de repousser un rendez-vous qui n’est pas en personne.
C’est pourquoi, lors de l’envoi d’un e-mail d’invitation à une réunion Zoom, la ligne d’objet doit être claire et concise pour que votre message se démarque dans une boîte de réception encombrée. Le bon titre permettra également à vos invités de savoir immédiatement de quoi parle la réunion avant d’ouvrir l’e-mail.
Pour rédiger une ligne d’objet efficace pour un e-mail d’invitation à une réunion Zoom, vous devez aller droit au but en utilisant des mots-clés pertinents pour votre réunion. Gardez-la également courte – moins de 50 caractères est idéal – mais trouvez quand même de la place pour les appels à l’action pour inciter vos invités à ouvrir l’e-mail.
Il vaut également la peine de rappeler aux participants le jour où la réunion aura lieu pour qu’ils se souviennent de se joindre. De plus, c’est une occasion d’encourager les destinataires qui n’ont pas encore accepté votre invitation à la réunion à y assister.
À cette fin, votre e-mail d’invitation aura un type de ligne d’objet différent axé sur l’aspect ’ rappel ’ et inclura donc généralement précisément ce mot.
Exemples de lignes d’objet d’e-mail d’invitation à une réunion Zoom
- Rejoignez notre appel Zoom pour discuter de [Sujet]
- Rattrapons-nous sur un appel Zoom ce [matin/après-midi]
- Rejoignez notre appel Zoom pour en savoir plus sur [Sujet]
- Demande de réunion : veuillez rejoindre notre appel Zoom
- Veuillez assister à notre réunion Zoom d’équipe : [Sujet]
- Vous ne pouvez pas assister à la réunion en personne ? Rejoignez-nous en ligne !
- Changement de plans – rencontrons-nous sur Zoom à la place
- À bientôt sur Zoom
- Rappel de réunion Zoom : [Sujet]
- Rejoignez-nous pour notre happy hour Zoom
- Il est temps de Zoom
- Rappel : Rejoignez notre appel Zoom pour discuter de [Sujet]
- Rappel de webinaire : [Sujet]
- Invitation à une réunion Zoom
Comment rédiger un e-mail d’invitation à une réunion Zoom
Une invitation Zoom efficace doit inclure tous les éléments clés dont le destinataire de l’e-mail aura besoin pour participer à la réunion, y compris la date, l’heure et le lien Zoom. Il doit également être clair à quoi sert la réunion, qui y assistera et combien de temps elle devrait durer.
Créez un sentiment d’urgence et d’importance dans votre e-mail d’invitation à une réunion Zoom pour que les gens sachent que c’est quelque chose pour lequel ils devraient se libérer du temps. Vous pouvez le faire en ajoutant une demande de participation, ainsi qu’en spécifiant la date, l’heure et la durée de la réunion.
Par exemple : ’ Nous aimerions que vous participiez à notre réunion Zoom mercredi à 11 h HNE. La réunion durera une heure. ‘
Ce type de langage rend clair que vous appréciez la participation de quelqu’un et que vous voulez qu’il soit là pour toute la durée de la réunion, pas seulement une partie.
Vous pouvez utiliser le modèle d’e-mail de rappel de réunion de Zoom lui-même pour les messages afin de rafraîchir la mémoire du destinataire sur une réunion à laquelle il a déjà été invité ou pour laquelle il s’est inscrit.
Cependant, n’oubliez pas de personnaliser votre e-mail d’invitation à une réunion Zoom pour le rendre spécifique à votre entreprise, votre marque et la réunion elle-même.
Ce qu’il faut inclure dans un e-mail d’invitation à une réunion Zoom
- La date de la réunion – jour de la semaine et date du calendrier
- L’heure de la réunion – y compris le fuseau horaire (par exemple, heure de l’Est)
- La durée de la réunion – durée approximative
- Le lien Zoom – pour que les participants puissent simplement cliquer pour se joindre
- Un mot de passe de réunion (le cas échéant) – pour une sécurité supplémentaire
- Points de l’ordre du jour de la réunion – ce qui sera discuté
- Détails de la réunion – informations supplémentaires
- Qui assistera à la réunion – partagez l’hôte et la liste des participants
- Motivation – pourquoi le destinataire devrait ou doit assister à la réunion
- Signature d’e-mail professionnelle – terminez de la bonne manière
- Détails personnels – par exemple votre nom et vos coordonnées
Exemples et modèles d’e-mail d’invitation à une réunion Zoom
Rejoignez notre appel Zoom pour discuter de [Sujet]
Bonjour [Nom],
J’aimerais vous inviter à une réunion Zoom le [Date] à [Heure]. La réunion portera sur [Sujet] et durera environ [Durée].
Instructions de connexion :
Pour rejoindre la réunion Zoom, veuillez cliquer ici : [Lien de réunion]
J’espère vous y voir.
Cordialement, [Votre nom]
Rattrapons-nous sur un appel Zoom ce [matin/après-midi]
Salut [Nom],
J’espérais vous rattraper sur un appel Zoom ce [matin/après-midi]. Je serai libre à [Heure], et je pense que nous aurons besoin d’environ [Durée] pour couvrir tout.
Si ce n’est pas un bon moment pour vous, ou si vous ne pouvez pas rester pour la totalité de [Durée], veuillez me le faire savoir et nous reprogrammerons.
Pour l’instant, j’ai pris la liberté de réserver une réunion Zoom pour nous ici : [Lien de réunion], mais pas de problème si vous ne pouvez pas venir.
J’ai hâte de vous rattraper, [Votre nom]
Rejoignez notre appel Zoom pour en savoir plus sur [Sujet]
Bonjour [Nom],
Je voulais vous inviter à rejoindre notre appel Zoom le [Date] à [Heure]. Nous discuterons de [Sujet], et je pense que vous le trouverez intéressant.
La réunion devrait durer environ [Durée], et nous enverrons le lien plus près de la date.
En attendant, si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.
À bientôt, [Votre nom]
Modèles d’e-mail d’invitation à une réunion professionnelle
Demande de réunion : veuillez rejoindre notre appel Zoom
Cher [nom],
Vous êtes invité à rejoindre une réunion Zoom que j’organise le [Date] à [Heure].
L’objectif de cette réunion est de [discuter/présenter/faire un brainstorming] [Sujet].
Veuillez cliquer sur le bouton ci-dessous pour confirmer votre participation :
[CTA]
Nous enverrons un e-mail de suivi avec les minutes de la réunion et les prochaines étapes en temps voulu.
J’ai hâte de vous voir.
Sincèrement, [Votre nom]
Veuillez assister à notre réunion Zoom d’équipe : [Sujet]
Bonjour [nom],
J’espère que vous allez bien.
Notre réunion Zoom d’équipe cette semaine aura lieu le [Date] à [Heure], et l’accent sera mis sur [Sujet].
Veuillez rejoindre la réunion en cliquant sur ce lien : [Lien de réunion]
Si vous ne pouvez pas venir, veuillez me le faire savoir et je vous enverrai les minutes de la réunion après.
Merci, [Votre nom]
Vous ne pouvez pas assister à la réunion en personne ? Rejoignez-nous en ligne !
Bonjour [nom],
Malheureusement, en raison de la situation actuelle avec [Covid-19/la météo/les perturbations de transport/etc.], nous ne pourrons pas tenir notre réunion habituelle en personne le [Date].
Cependant, nous tiendrons toujours la réunion via Zoom – veuillez cliquer sur le lien ci-dessous pour vous joindre :
[Lien de réunion]
J’espère vous y voir,
Meilleurs vœux, [Votre nom]
Changement de plans – rencontrons-nous sur Zoom à la place
Cher [nom],
J’espère que vous allez bien.
Malheureusement, je ne pourrai pas assister à la réunion le [Date] comme prévu. Cependant, je serai toujours disponible pour me rencontrer via Zoom.
Si cela vous convient, veuillez me le faire savoir et je vous enverrai le lien de réunion Zoom en temps voulu.
Cordialement, [Votre nom]
Modèle d’e-mail d’invitation à un rattrapage d’équipe
À bientôt sur Zoom
Salut l’équipe,
J’organise une réunion Zoom le [Date] à [Heure]. L’objectif de cette réunion est de faire le point sur ce sur quoi tout le monde travaille et de voir s’il y a des obstacles à résoudre.
Veuillez cliquer sur le lien ci-dessous pour vous joindre le jour même.
[Lien de réunion]
Le mot de passe est : [Mot de passe]
À bientôt.
Cordialement, [Votre nom]
Modèle d’e-mail d’invitation à un événement de réseautage
Rejoignez-nous pour notre happy hour Zoom
Salut [Nom],
En tant que [professionnel du secteur/entrepreneur/propriétaire d’entreprise], je suis ravi de vous inviter à me rejoindre pour un événement de réseautage Zoom le [Date] à [Heure]. C’est une excellente occasion de vous connecter avec d’autres personnes partageant les mêmes idées et d’élargir votre réseau professionnel.
Cliquez ci-dessous pour rejoindre la réunion à ce moment-là :
[Lien de réunion]
À bientôt !
Meilleurs vœux, [Votre nom]
Modèles d’e-mail de rappel de réunion
Il est temps de Zoom !
Bonjour [nom],
J’espère que vous passez une excellente journée. Je voulais juste vous rappeler notre réunion Zoom plus tard ce [matin/après-midi] à [Heure].
Nous discuterons de [Sujet] pendant environ [Durée], et je pense que vous le trouverez intéressant.
Veuillez cliquer sur le bouton ci-dessous pour rejoindre la réunion :
[Lien de réunion]
J’ai hâte de vous voir bientôt, [Votre nom]
Rappel de réunion Zoom : [Sujet]
Bonjour [nom],
J’espère que vous allez bien.
Ceci est juste un rappel rapide que notre réunion Zoom aura lieu aujourd’hui à [Heure]
Rappel : Rejoignez notre appel Zoom pour discuter de [Sujet]
Cher [Nom],
Notre réunion prévue sur [Sujet] aura lieu [aujourd’hui/demain/etc.] à [Heure].
Si vous avez déjà confirmé votre participation, nous avons hâte de vous voir. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez toujours rejoindre la réunion en acceptant de vous joindre maintenant en utilisant le bouton ci-dessous :
[CTA]
Le lien pour rejoindre la réunion ci-dessous sera actif [15 minutes/30 minutes/1 heure/etc.] avant l’heure de début prévue.
[Lien de réunion]
À bientôt, [Votre nom]
Rappel de webinaire : [Sujet]
Bonjour [Nom],
Merci de vous être inscrit à notre webinaire sur [Sujet]. Au cas où vous l’auriez oublié, il aura lieu plus tard aujourd’hui à [Heure].
J’espère vous y voir, [Votre nom]
Bonnes pratiques pour les e-mails d’invitation à une réunion Zoom
- Faites-le vôtre – Les e-mails d’invitation Zoom doivent être personnalisés avec votre marque, vos couleurs et vos images pour rester en ligne avec le ton de votre entreprise.
- Envoyez-le – vous pouvez le faire directement depuis Zoom ou utiliser un autre service de messagerie comme Gmail ou Mailchimp.
- Incluez toutes les informations nécessaires – vos participants doivent connaître le lien, le mot de passe, la date et l’heure de la réunion.
- Relisez-le – vérifiez votre e-mail pour les fautes de frappe ou les erreurs avant d’appuyer sur envoyer.
- Ajoutez un CTA – incluez des appels à l’action dans vos e-mails d’invitation à une réunion Zoom pour que vos participants sachent ce que vous voulez qu’ils fassent. Par exemple, ’ cliquez sur le lien pour rejoindre la réunion Zoom ‘.
- Donnez un rappel – envoyez un autre e-mail un ou deux jours avant la réunion Zoom, et 15 minutes à quelques heures avant pour vous assurer que tout le monde est toujours sur la bonne voie pour assister.
Résumé
Zoom est un outil puissant qui peut vous aider à vous connecter avec des personnes du monde entier via des appels vidéo, mais le potentiel de cette plateforme sera gaspillé si vous avez du mal à faire venir les gens à vos réunions en ligne. Pour cela, vous devez envoyer des lettres d’invitation efficaces à vos participants potentiels.
L’utilisation d’un modèle d’e-mail conçu de manière professionnelle aidera votre message à attirer les invités à rejoindre votre réunion en ligne et à les faire confirmer leur participation (ou non).
Que vous découvriez Zoom ou que vous soyez un professionnel chevronné, l’utilisation du bon modèle d’e-mail est le meilleur moyen d’augmenter vos taux de participation. Avec un peu de personnalisation, vous serez prêt à envoyer un message contenant toutes les informations nécessaires pour que les destinataires assistent à votre réunion à venir.
