Comment refuser poliment

Au fond, c’est dans la nature humaine d’être aimé et de chercher l’affirmation des autres. Mais, malheureusement, aussi difficile que nous essayions, parfois nous devons être en désaccord ou refuser de faire quelque chose et dire non à la personne de l’autre côté. Cela peut être incroyablement difficile pour ceux qui craignent les représailles et veulent être aimés de tous. Voici donc quelques façons de refuser poliment, que ce soit pour le travail comme le service client ou toute autre situation quotidienne.

Ces méthodes fonctionnent dans les e-mails, les conversations en personne, au téléphone, sur une application de chat ou toute autre situation où vous devez refuser la demande de quelqu’un.

Excusez-vous d’abord

Cela peut sembler être un conseil étrange, surtout si vous n’avez objectivement rien fait de mal. Cependant, dire désolé avant de dire non a certains avantages. Premièrement, vous laissez l’autre personne savoir que de mauvaises nouvelles arrivent. Deuxièmement, vous montrez de l’empathie, ce qui peut adoucir même les coups les plus durs. C’est ainsi que vous refusez simplement poliment.

Je suis désolé, mais nous avons dû refuser votre demande de changement de département.

Ne tournez pas autour du pot

Si vous créez une réponse élaborée à la question de quelqu’un juste pour refuser sa demande, deux choses peuvent se produire.

Premièrement, ils pourraient penser que vous mentez à cause de la détail de votre réponse.

Deuxièmement, ils trouveront un moyen de vous convaincre de dire oui en trouvant une faille dans votre réponse.

Donc, au lieu d’écrire une lettre de refus d’application complète, rendez-la rapide et indolore. Ce sera plus honnête et il y a une plus petite chance qu’une dispute se produise plus tard.

Donc, au lieu de : ’ Je suis désolé, mais je ne peux pas vous conduire à la gare demain parce que ma fille a des cours de natation et si elle les manque, ses chances d’aller au championnat d’État sont en danger. ‘

Dites simplement :

Je suis désolé mais je ne peux pas vous aider, j’ai quelque chose de prévu pour demain.

Utilisez le mot réel

Parfois, le maquillage peut faire plus de mal que de bien. Au lieu de trouver des façons d’adoucir le coup, allez-y et utilisez le mot réel avec la personne qui vous parle.

Non, j’ai peur de ne pas pouvoir faire cela pour vous.

OU

Ce n’est pas possible pour le moment.

OU

Je préférerais ne pas me mettre dans ce genre de situation.

De cette façon, la personne qui écoute n’aura aucun doute que votre réponse est négative. C’est la solution la plus facile de toutes, mais en même temps la plus risquée car vous pourriez sembler brusque ou trop direct.

Dites NON deux fois, si vous devez

Parfois, les gens continueront à insister après avoir entendu votre refus la première fois. Ils pourraient penser qu’il est possible de changer d’avis ou qu’après suffisamment de persuasion, vous pourriez céder. Réaffirmez simplement (et poliment) votre réponse négative.

Comme je l’ai dit, j’ai peur de ne pas pouvoir vous aider pour le moment.

OU

Comme je l’ai mentionné précédemment, nous ne donnons pas de réductions aux personnes âgées.

Renvoyez-les à quelqu’un d’autre

Une situation où les gens n’ont pas de problème à entendre non est quand vous les envoyez à quelqu’un d’autre qui pourrait être plus utile. De cette façon, ils ne le verront pas comme un refus, mais plutôt comme une aide pour obtenir ce dont ils ont vraiment besoin. Bien sûr, d’abord, assurez-vous que la personne à qui vous les envoyez peut faire la tâche réelle.

Je ne peux pas vous aider pour le moment car je ne suis pas un expert en fiscalité, mais Susan du service comptable peut vous donner un coup de main.

OU

Bien que je ne puisse pas résoudre ce problème immédiatement, je peux vous mettre en contact avec quelqu’un du service client pour vous aider.

Refléter leur demande

En parlant d’empathie, l’une des meilleures tactiques pour s’en tirer avec une réponse négative est d’assumer la même position qu’eux. Si c’est une situation difficile (ou une personne) avec laquelle vous avez affaire, cela peut aider à rendre votre réponse moins négative. Tout comme le scénario précédent, vous commencez bien avant de refuser.

Vous avez raison, nous avons pris trop de temps pour traiter votre demande. Cependant, je ne peux pas vous aider à ce moment.

OU

C’est vrai que nous n’avons pas fait assez pour votre cas. Cependant, je ne pense pas que nous puissions vraiment vous aider avec votre demande.

Proposez une alternative

Bien sûr, recevoir un non comme réponse ne sera pas très agréable pour la personne de l’autre côté. Cependant, si vous lui donnez une alternative qui semble tout aussi bonne, elle acceptera probablement le refus beaucoup mieux.

J’ai peur de ne pas pouvoir vous donner une réduction sur un plan premium, mais je peux vous donner un mois d’essai gratuit supplémentaire.

Ce n’est pas toujours possible, car parfois il n’y a pas d’option alternative. Gardez également à l’esprit que proposer une alternative peut ouvrir une discussion plus inutile.

Revenez vers eux

Souvent, la demande de quelqu’un n’est tout simplement pas possible à satisfaire immédiatement. Vous ne savez peut-être pas si c’est possible, vous avez besoin de l’autorisation d’une autre personne ou cela pourrait être quelque chose de complètement différent. Dans ces situations, dites à la personne que vous vérifierez et que vous reviendrez vers elle à un moment ultérieur. Bien sûr, assurez-vous de vraiment revenir vers eux.

Je ne peux pas vous dire où se trouve votre envoi pour le moment, mais je vérifierai cela et vous le ferai savoir demain si cela vous convient.

OU

Bien que je ne puisse pas vous aider pour le moment, vous pouvez revenir demain et voir si nous avons d’autres de ces chaussures en stock.

Exemple réel : Comment refuser une invitation ?

Regardons un exemple spécifique. Comment refuser poliment une invitation à un mariage ? Si vous ne pouvez pas assister à un mariage ou peut-être que vous ne voulez pas venir à un mariage, trouver comment refuser poliment l’invitation au mariage peut souvent être une lutte.

Exemples de refus d’invitation à un mariage :

Merci beaucoup pour l’invitation. Malheureusement, je ne peux pas assister. Félicitations à vous deux. Passez une belle journée !

OU

Je suis désolé, mais je ne peux pas venir en personne. J’aimerais célébrer avec vous deux quand nous en aurons l’occasion. Quoi qu’il en soit, félicitations à vous deux !

Conclusion

Dire non ou refuser poliment est l’une des choses les plus difficiles à faire, peu importe la situation, la personne ou la langue. Ces conseils vous aideront à dire NON plus facilement et à éviter les situations désagréables avec la personne de l’autre côté. Si vous souhaitez en savoir plus, consultez notre article Communication client pour plus de connaissances.

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