La communication par e-mail a commencé en 1971 lorsque Ray Tomlinson s’est envoyé le premier e-mail. Alors que cette technologie a déjà 43 ans, des milliards d’e-mails sont envoyés chaque jour. Parfois, nous lisons et envoyons chaque jour plus d’e-mails que nous ne rencontrons de vraies personnes. Alors, comment améliorer vos e-mails ?
Découvrez nos 10 conseils pour une communication efficace par e-mail :
1. Soyez clair et concis
La plupart des gens ont peu de temps dans la journée pour lire et répondre aux e-mails. Votre e-mail doit être informatif et direct. Gardez vos courriels courts et clairs, votre lecteur l’appréciera. Envisagez d’utiliser des listes ou d’écrire un e-mail séparé pour tous sujets différents.
Souvenez-vous : Les longs e-mails ont peu de chances d’être lus en entier.
2. Soyez poli
À moins que vous soyez en bons termes avec quelqu’un, évitez le langage familier. Pensez aux émotions que vos destinataires doivent ressentir quand ils lisent votre e-mail. N’hésitez pas à reformuler. Soyez aimable et respectueux.
3. Utilisez un objet clair
Juste en lisant l’objet de votre e-mail, les personnes décident si elles veulent l’ouvrir ou non. Beaucoup de gens reçoivent une quantité importante d’e-mails chaque jour, il est important de décrire ce que le lecteur trouvera à l’intérieur de l’e-mail.
4. Faites attention à l’orthographe et à la grammaire
C’est un moyen facile de montrer que vous vous souciez de la satisfaction de vos clients. Essayez de lire votre texte à voix haute pour vous aider à repérer les fautes de grammaire ou les fautes d’orthographe qui pourraient vous échapper.
5. Gardez à l’esprit que les e-mails ne sont jamais privés
Votre e-mail pourrait être transmis à d’autres personnes à votre insu. Si les informations dans l’e-mail sont confidentielles, assurez-vous qu’elles sont transmises à la bonne personne.
6. Parlez de l’objet de votre e-mail dès le début.
Si vous répondez à une demande client, mettez la réponse au début de l’e-mail. La plupart des gens n’aiment pas lire de longs paragraphes pour comprendre le sujet principal à la fin de l’e-mail.
7. Utilisez la touche “Répondre”
Incluez le message précédent lorsque vous répondez à un e-mail. Ne commencez pas un nouveau e-mail. Cette pratique vous permet de gagner du temps et de faire gagner du temps à votre destinataire.
8. Soyez respectueux de l’environnement
Évitez d’imprimer les e-mails dans la mesure du possible. Vous pourrez ainsi mieux organiser vos communications et en plus sauver des arbres.
9. Évitez de CRIER
N’écrivez pas en majuscules, vos clients peuvent croire que vous êtes énervé. Il est également PLUS DIFFICILE DE LIRE des lettres qui sont toutes de la même taille.
10. Signez
Indiquez votre nom et terminez votre e-mail par “Cordialement” ou “Salutations distinguées”. N’oubliez pas d’écrire le nom de votre entreprise sous votre nom.
Pensez bien qu’une fois votre message envoyé, il est impossible de l’annuler. En envoyant le mauvais message à quelqu’un, vous risquez de nuire à votre image de marque et de générer moins de revenus. Vérifiez toujours votre e-mail avant de l’envoyer.
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