La communication par e-mail a commencé en 1971 lorsque Ray Tomlinson s’est envoyé le tout premier message. Bien que cette technologie ait plus de 50 ans, des milliards d’e-mails sont échangés chaque jour. Parfois, nous lisons et envoyons plus d’e-mails chaque jour que nous ne rencontrons de personnes en face à face. Pourtant, nous commettons sans cesse les mêmes erreurs dans nos e-mails, qu’il vaudrait mieux éviter. Alors, comment améliorer vos courriels ?
Voici 10 conseils pour une communication efficace par e-mail :
1. Soyez clair et concis
La plupart des gens ont trop peu de temps dans la journée pour lire et répondre à tous leurs e-mails. Le corps du message doit être informatif et direct. Même si vous utilisez d’autres moyens de communication, votre destinataire appréciera des messages courts et clairs. Pensez à utiliser des listes à puces ou à envoyer un e-mail séparé pour chaque sujet à aborder.
À retenir : Les longs e-mails découragent vos interlocuteurs.
2. Soyez poli
À moins d’être très familier avec quelqu’un, évitez le langage informel, le jargon, l’argot et les abréviations inappropriées. Réfléchissez à l’impact émotionnel de votre message. Si vos émotions risquent d’être mal interprétées, trouvez une autre façon de formuler vos propos. Soyez amical, respectueux et exprimez votre gratitude.
Vous souhaitez savoir quand adopter un ton décontracté, formel, sérieux ou amical ?
3. Utilisez un objet clair
C’est souvent l’objet qui détermine si un e-mail sera ouvert ou non. Beaucoup de personnes reçoivent une quantité importante de messages, il est donc essentiel d’annoncer ce que le lecteur trouvera à l’intérieur. La boîte de réception du destinataire fait déjà un premier tri. Et les messages sans objet sont considérés comme des mauvais e-mails et sont généralement classés comme spam.
4. Soignez l’orthographe et la grammaire
C’est un moyen facile de montrer que vous accordez de l’importance à votre message. Essayez de lire votre texte à voix haute pour détecter d’éventuelles fautes de grammaire ou des maladresses que vous n’auriez pas remarquées autrement.
Abonnez-vous à notre newsletter
Nos meilleurs conseils et offres directement dans votre boîte mail.
5. Gardez à l’esprit qu’un e-mail n’est jamais privé
Votre message peut être transféré à d’autres personnes sans que vous le sachiez. Si votre information est hautement confidentielle, assurez-vous qu’elle arrive à la bonne personne.
6. Placez l’essentiel dès le début
Si vous répondez à une question dans l’e-mail de quelqu’un, mettez la réponse en tout début de message. La plupart des gens n’aiment pas lire de longs paragraphes pour arriver à l’essentiel à la fin.
7. Utilisez la touche RÉPONDRE
Incluez le message précédent lorsque vous répondez à un e-mail. Ne commencez pas un nouvel e-mail. Cette pratique vous fera gagner du temps ainsi qu’à votre destinataire.
8. Soyez éco-responsable
Évitez d’imprimer les e-mails autant que possible. Vous organiserez mieux vos communications et, en prime, vous protégerez l’environnement.
9. Évitez de CRIER
N’utilisez pas que des majuscules, cela donne l’impression que vous criez. De plus, IL EST PLUS DIFFICILE DE LIRE un texte où toutes les lettres sont de la même taille. Épargnez cette épreuve à vos lecteurs.
10. Ajoutez votre signature
Ne vous cachez pas derrière un e-mail, indiquez votre nom. Terminez votre message par ’ Cordialement ‘, ’ Bien à vous ’ ou ’ Meilleures salutations ‘, selon le contexte. N’oubliez pas d’indiquer le nom de l’entreprise sous votre nom ou de partager votre carte de visite numérique.
Dernières réflexions
Gardez à l’esprit qu’une fois envoyé, un message ne peut plus être rappelé. Une erreur d’envoi peut nuire à votre entreprise ou à votre carrière. Relisez toujours attentivement votre message et la ligne du destinataire avant d’envoyer un e-mail. Il est également judicieux de créer une adresse dédiée à la prospection et aux échanges avec vos clients.
