Un e-mail de remerciement ou une lettre de remerciement ?
En fonction de la taille et du type d’entreprise que vous dirigez, ainsi que du nombre de clients auxquels vous souhaitez exprimer votre reconnaissance, vous pouvez opter pour l’e-mail ou pour des lettres de remerciement imprimées (envoyées par la poste). Voici quelques facteurs à prendre en compte pour choisir entre les deux :
- Délai de livraison : Une lettre traditionnelle arrive au plus tôt le lendemain de son envoi. Si le délai n’est pas essentiel, vous pouvez envoyer une lettre. Mais lorsqu’un suivi rapide est nécessaire l’e-mail sera plus adapté.
- Le degré de formalité : Les e-mails étant considérés comme moins formels que les lettres dans le monde des affaires, si vous préférez maintenir une communication formelle avec vos clients, optez pour les lettres.
- Le contenu du message : L’e-mail permet d’ajouter des graphiques, des images, des vidéos, des liens ou de joindre des fichiers. Si vous souhaitez que votre message de remerciement soit plus créatif qu’un simple texte imprimé, l’e-mail est la solution.
- Restrictions budgétaires : L’envoi d’e-mails est moins cher, l’envoi de lettres nécessite des dépenses supplémentaires (papier, impression, frais de service postal). Pour une entreprise internationale ayant des clients dans le monde entier, l’e-mail peut être la seule option raisonnable.
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Comment rédiger une lettre de remerciement pour un client
Toute lettre d’appréciation d’un client doit généralement être structurée dans un style plus formel qu’un e-mail, et doit toujours inclure certains éléments de base de la lettre de remerciement. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils utiles pour créer une lettre de remerciement parfaite pour vos clients :
1. Utilisez la formule de salutation appropriée
Le choix de la bonne formule de salutation pour les lettres d’appréciation dépend de votre relation avec le client. Il est toujours préférable d’utiliser des salutations plus formelles telles que : “Cher M./Mme Carter” ou “Cher John”. Les salutations informelles telles que “Hello” ou “Salut” sont à éviter. Assurez-vous également de vérifier l’orthographe du nom du destinataire, sinon vous risquez de faire mauvaise impression dès le départ.
2. Respectez l’objectif de la lettre
Le seul but d’une lettre de remerciement devrait être de montrer votre appréciation et d’exprimer votre gratitude envers les clients fidèles. Résistez à la tentation de présenter à nouveau votre entreprise. Ne mentionnez pas les ventes à venir, les offres spéciales, les nouveaux produits ou tout ce qui peut être considéré comme une publicité. Car cela pourrait détourner le client de votre propos initial.
3. Ajoutez quelques lignes de suivi
Après avoir remercié un client de sa confiance, pensez à ajouter une déclaration de suivi montrant que vous êtes attentif à ses besoins. Il peut s’agir de mentionner que vous êtes toujours disponible s’ils ont des questions ou des préoccupations concernant vos produits ou services. Ou tout simplement, demandez-lui s’il y a quelque chose que vous pouvez faire pour augmenter sa satisfaction.
4. Incluez votre marque
Pour qu’une lettre ait l’air professionnelle, veillez à utiliser un papier à en-tête qui peut inclure le nom de votre entreprise, votre logo ou d’autres informations relatives à votre marque. Un en-tête bien conçu donne à une lettre un aspect unique, assure la visibilité de votre marque, permet de vérifier son authenticité auprès du destinataire et crée une impression générale de professionnalisme.
5. Utilisez la bonne formule de clôture
Pour conclure une lettre de remerciement, il est important d’utiliser un mot ou une expression respectueuse et professionnelle. Vous pouvez utilisez des formules comme “Sincérement” ou “Cordialement”.
6. Terminez avec une signature
Si la personnalisation des lettres de remerciement peut s’avérer difficile pour les grandes entreprises, l’ajout d’une signature au bas de la lettre peut contribuer à ajouter au moins un certain niveau de personnalisation. Bien qu’il ne soit pas toujours possible d’ajouter une signature manuscrite, même une signature imprimée sera toujours plus belle qu’un simple nom dactylographié.
Exemples de lettres de remerciement aux clients
1. Remercier les clients de longue date pour leur fidélité
Dear Mr. ****,
We want you to know how much we appreciate your business since you have been our loyal customer for the last three years. We understand that you have many options in the marketplace, and are pleased that you have still made (Company Name) your premier choice.
It is customers like you that help keep our lights on, and we couldn’t be more grateful!
Your honest suggestions and feedback is a vital part of our growth. If there is anything we can do to make your experience with us better, please let us know.
Best regards,
****
2. Célébrer un événement marquant de l’entreprise
Dear ****,
This year (Company Name) is celebrating the 10th anniversary, and we would like to thank you for making this happened! The growth and success we’ve experienced over all these years are because of customers like you, who faithfully support our business.
Speaking on behalf of the company, we hope that you have enjoyed the enhanced quality of our services. We will continue our efforts to meet your requirements and expectations in the future as well.
We truly appreciate your trust, and we’ll do our best to continue to give you the kind of service you deserve.
Gratefully,
****
3. Montrer de la gratitude à la fin de l’année
Dear Ms. ****,
As the year winds down, we would like to take this chance to say thank you for choosing our business! You are one of our most highly valued customers and it has been a sincere pleasure serving you this year.
We always strive to exceed our customers’ expectations and meet their requirements. Let us know if there is anything we can ever do to assist you further.
From all of us at (Company Name), we wish you and your loved ones a safe and happy New Year!
With appreciation,
****
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