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Modèles d’emails de suivi des appels

La plupart des commerciaux ne songent jamais à utiliser des modèles d’email lorsqu’ils commencent leur carrière dans la vente. Ils utilisent plutôt des stratégies de vente “de base” : passer des appels, confirmer des rendez-vous et consulter les mises à jour de l’entreprise. Mais lorsqu’il est temps d’envoyer un email de suivi à un prospect, l’élan s’arrête. Ils s’arrêtent et se disent : “OK, qu’est-ce que je dois écrire ?

Le marketing par email est un jeu compliqué. Après tout, un email n’est qu’un flux d’informations à sens unique qui attend une réponse. Et comme les données l’indiquent, la plupart des emails publicitaires sont tout simplement ignorés. Cependant, l’email marketing reste une stratégie de vente inestimable. De plus, certains prospects n’utilisent que les emails pour communiquer.

C’est pourquoi chaque représentant commercial devrait savoir comment exploiter la puissance du courrier électronique et comment rédiger un message de suivi efficace. Dans ce guide, nous allons nous concentrer sur la rédaction d’un email de suivi d’un appel commercial.

Email de suivi des appels – pourquoi est-ce si important ?

Un email de suivi devrait faire partie intégrante de tout processus de vente qui implique de contacter les clients par téléphone.

Mais de quoi s’agit-il exactement ? 

Il existe deux types d’E-mail de suivi des appels. Le premier est un email envoyé à un prospect immédiatement après un appel. Dans un tel message, vous devez résumer la conversation, mentionner les prochaines étapes sur lesquelles vous vous êtes déjà mis d’accord et fixer un calendrier. Le deuxième type d’e-mail de suivi d’appel ne doit être envoyé que si votre interlocuteur ne répond pas à votre premier message, ou s’il ne vous a pas contacté depuis un certain temps après une brève réponse initiale.

Modèles d’emails de suivi des appels
Suivi des emails dans LiveAgent

Il est important d’envoyer un message électronique de suivi après un appel. Sinon, la conversation avec le prospect ne sera qu’un bavardage de plus qui n’aura apporté aucune valeur et qui ne débouchera pas sur une vente. Il est pratiquement garanti que sans message de suivi, votre interlocuteur oubliera votre appel. Même si vous le rappelez plus tard, votre deuxième conversation n’aura pas autant d’impact que la première.

Modèle d’objet d’email de suivi des appels

  • Ce fut un plaisir de parler avec vous [Nom] !
  • Merci d’avoir trouvé le temps de me parler
  • Voici ce sur quoi nous nous sommes mis d’accord lors de notre appel le [jour]
  • Résumé de notre appel du [jour]
  • Merci d’avoir pris le temps de me parler aujourd’hui, [Nom].
  • [Nom], c’était un plaisir d’avoir fait votre connaissance.
  • Merci d’avoir partagé avec moi vos préoccupations concernant [l’un des défis de votre prospect].
  •  Je viens de vous laisser un message

Exemples de modèles d’emails pour le suivi des appels

Lorsque vous voulez résumer une réunion


Hi [name],

Thank you very much for finding the time to talk with me about [the matter of your conversation]. I really appreciate it!

I just wanted to sum up our call and double-check if we both agree on the next steps:

Next step 1
Next step 2
Next step 3

As we discussed, I’ll [send you a new offer/prepare a special offer for you/present a new product or service, etc.], and then we can proceed with fulfilling the terms of our agreement.

Let me know if that works for you.

If you need anything else, I will be happy to help!

Best,
[name & company]


Lorsque vous souhaitez organiser une réunion


Dear [name],

It was very nice to talk to you.

I really enjoyed our conversation and learning more about [topic covered]. Thank you for your advice and your views on the field of [your industry].

As I told you, I can support you in [the prospect’s target]. That’s why I would like to meet with you to talk about [clear purpose].

I’m usually free on [days of the week and hours when you’re free]. Would one of those slots be suitable for you? I can adjust my schedule to yours if that’s more convenient for you.

I hope we can talk soon.

Yours sincerely,
[name & company]


Lorsque vous souhaitez promouvoir votre produit ou service directement


Hello, [name],

Many thanks for finding the time to talk with me [today/yesterday/last Friday] and sharing more information about [company].

I’ve been thinking about the difficulties your company has with [business challenges], and I think [your company] could help you solve this problem by [solutions].

To date, many companies like yours are using our [product/service] and are very satisfied with it.

Check out my [portfolio/brochure/website of your company] and feel free to contact me if you have any questions about our [product/service].

Could we talk on the phone sometime this week to continue our conversation?

Best,
[name & company]


Lorsque votre prospect n’a pas décroché le téléphone


Hi [name],

I’m writing to you because I wasn’t able to reach you today. I was calling you because [leave a phrase as the reason for your call, or the name of the reference/matter you are calling about].

I sent you a voicemail and mentioned that I would call you back on [date] at [time].

However, you can always contact me before that time on [your phone number] at your convenience.

I hope we will reconnect soon!

Best,
[name & company]


Lorsque vous devez reporter un appel


Hello [name],

Thanks for getting back to me so quickly. I truly appreciate it.

I’ll be happy to contact you again later in [the month].

Does it make sense to schedule a call already to reconnect? This way, we can save time in the future and adjust our calendars accordingly.

How does your availability in [the month] look? Which week and day would be a good one for us to connect?

I look forward to talking with you.

Best,
[name & company]

Modèle d’email de suivi d’appel – Foire aux Questions

Quand dois-je envoyer un email de suivi d’appel ?

Délai de résolution

Essayez d’envoyer un email de synthèse (énumérant les étapes suivantes et les accords passés lors d’un appel) dans l’heure qui suit la conversation. Si vous n’êtes pas en mesure d’envoyer un tel message juste après votre appel, faites-le jusqu’à un jour ouvrable après l’appel. Si vous définissez des étapes ultérieures au cours de l’appel qui nécessitent l’engagement de votre prospect, donnez-lui le temps d’accomplir ces actions. 

Si votre prospect ne semble pas prendre de mesures dans la bonne direction, envoyez-lui un suivi deux à trois jours avant la date limite pour lui rappeler votre accord.

Dois-je suggérer de programmer un autre appel ou de continuer à communiquer par courrier électronique?

Application de chat en ligne

Il est préférable de laisser votre prospect décider de son canal de communication préféré. Vous pouvez demander à votre interlocuteur, dans un email de suivi d’appel, s’il souhaite passer un autre appel ou discuter des prochaines étapes par email. S’il vous laisse décider, choisissez simplement la meilleure option pour vous.

Quand dois-je arrêter d’envoyer des emails à un contact après un appel ?

Réponse

Si votre prospect ignore jusqu’à trois emails en deux semaines, il est préférable de cesser de le contacter pendant un certain temps et de voir s’il réagit à votre communication d’une manière ou d’une autre. Si ce n’est pas le cas, attendez deux semaines et essayez d’envoyer deux autres emails de suivi d’appel. Si cela ne fonctionne pas, vous ne devez pas recontacter cette personne.

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