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VoIP et mail : Le meilleur de deux mondes

Andrej Csizmadia

Andrej Csizmadia

Dernière modification le October 29, 2021 à 4:21 pm

Bien sûr, le marketing par mail est certifié comme le canal de marketing le plus efficace, mais vu la façon dont les canaux de marketing numérique se multiplient, il devient impératif de créer une expérience omni-canal pour vos prospects et clients. Ce que je veux dire par là, c’est que votre stratégie marketing doit être en phase avec les dernières tendances, afin que votre marque continue à avoir une place unique même dans un monde dynamique. Par conséquent, vous devez mélanger les réseaux sociaux, le mail, ainsi que la technologie VoIP dans vos efforts de marketing.

Jetez un coup d’œil à cet organigramme pour comprendre la position de la VoIP dans la stratégie marketing.

Le système VoIP pour améliorer la stratégie marketing : infographie
Source : Martechseries

Pour les non-initiés, la VoIP est une technologie qui vous permet d’entrer en contact avec vos clients par le biais d’un appel en ligne. Voici les principales caractéristiques et les principaux avantages de la VoIP (pour les petites entreprises).

Il est intéressant de savoir que près de 80% des gens préfèrent le téléphone, ce qui reflète son importance dans le monde du marketing. 

Les canaux d'interaction préférés des clients

Dans cet article, nous nous attacherons à mélanger la VoIP et le mail pour tirer le meilleur parti de votre plan marketing. Commençons par voir comment ces deux technologies, le mail et la VoIP, peuvent fonctionner à l’unisson.

Il est utile de se concentrer sur la fourniture d’une assistance et d’un service clientèle en temps voulu.

Le service clientèle est l’une des parties intégrantes de la croissance d’une entreprise. En mélangeant la VoIP et les e-mails, vous pouvez communiquer avec vos clients par téléphone et par e-mail simultanément. Vous n’aurez plus besoin de rechercher manuellement les mails pertinents et vous pourrez fournir un service client plus rapide. La même tactique peut être utilisée pour l’accueil de vos nouveaux clients et pour les aider au cas où ils auraient des appréhensions initiales concernant votre produit ou service. Assurez-vous d’avoir une plateforme de gestion de la relation client (CRM) dans laquelle vous pouvez intégrer tous ces canaux afin que tous vos cadres puissent accéder aux détails des correspondances précédentes, que ce soit par téléphone ou par mail. Cela réduira le fossé de communication entre vous et le client, éliminant ainsi les risques d’erreur. Comme vos clients sont plus susceptibles d’utiliser les mails et le téléphone, mélanger les deux peut changer la donne pour votre entreprise.  Ce qui fait la différence, c’est son rapport coût-efficacité. Voyez combien vous pouvez économiser en utilisant la VoIP.

Coûts et économies des systèmes VoIP
Source : Martechseries

Il peut être utilisé à des fins de formation des employés

La formation et le développement sont des aspects importants qui peuvent être couverts en mélangeant la VoIP et le marketing par mail. Sauvegardez les correspondances par mail ainsi que les enregistrements des appels afin de pouvoir les utiliser pour guider vos collaborateurs. Les professionnels sauront ainsi comment communiquer avec différents types de clients et leur offrir une expérience agréable. Il vous permettra également de mieux comprendre l’intention des clients. Vous pourrez avoir un aperçu de la façon dont ils modifient leur ton et leur langage en fonction du support. Par exemple, vous serez en mesure de reconnaître des modèles de communication similaires qui reflètent un même problème. Cela préparera mieux vos cadres commerciaux et fonctionnera comme un mentor numérique pour traiter les clients avec empathie. Vous pouvez avoir des flux de travail d’e-mails transactionnels ainsi que des modèles d’e-mails sur mesure pour combler le manque de communication des appels vocaux. Cela vous permettra d’optimiser les opérations et les meilleures pratiques pour le service client et les ventes. Au fil du temps, vous créerez de meilleurs professionnels pour vos entreprises et améliorerez considérablement leurs performances.

La VoIP et les mails, ensemble, permettent de bien répondre aux doléances des clients.

Chaque fois que vous recevez une notification conforme, le logiciel émet un ticket pour une communication ultérieure et le suivi de la progression de la même. Cependant, si vous n’avez pas de VoIP, vous risquez de ne pas pouvoir accéder à la communication verbale. Il en résultera une confusion et, en fin de compte, une détérioration de l’expérience du client. Pour éviter un tel scénario, vous devez intégrer votre solution VoIP au fournisseur de services de mail. Faire cela facilitera l’accès rapide de la doléance et vous aidera à la traiter de manière satisfaisante. Si vous avez hâte de traiter les griefs des clients avec une friction négligeable, mettez un point d’honneur à utiliser la VoIP et les mails à l’unisson.

Il permettra la gestion des risques et la conformité

Pour être sûr de ne pas vous retrouver dans une soupe juridique, vous devez avoir toutes les “preuves”. En d’autres termes, vous devez stocker toutes vos communications avec vos clients, que ce soit par téléphone ou par mail, dans une base de données afin d’éviter tout problème de légalité. Cela protégera les intérêts de vos clients et vous aidera à respecter les règles de conformité et les règlements.  

Vous aurez un aperçu des analyses marketing. 

Alors que les outils de marketing par mail vous donneront accès à des mesures telles que le taux d’ouverture, le taux de clics, le taux de spam et le taux de rebond, les analyses VoIP vous permettront de savoir combien de personnes ont répondu à vos appels et le nombre de demandes téléphoniques qu’elles ont générées. Un conseil : faites de la publicité pour plusieurs numéros en fonction du type d’assistance recherchée par l’abonné. Cela vous permettra de suivre efficacement les différents efforts de marketing. Vous pouvez partager ces analyses avec votre équipe de marketing et de stratégie de marque afin qu’elle puisse élaborer des supports marketing plus efficaces.  

VoIP et mail : Le meilleur de deux mondes

Il permet une meilleure segmentation et personnalisation des clients

Avec l’aide de la VoIP, vous pouvez avoir différents numéros de contact en fonction de l’emplacement géographique du client. Cela vous permettra de créer une expérience inclusive et localisée pour les clients. En ayant différents indicatifs régionaux avec des numéros gratuits, vous serez en mesure de réunir toutes les communications sur une seule plate-forme. Ceci est analogue à l’envoi de mail en masse à différents segments en fonction de leur localisation géographique. Les solutions VoIP vous offrent la possibilité de cibler différents groupes de clients à des dates différentes, en fonction de la dernière communication qu’ils ont eue avec votre entreprise. En fonction de ces détails, vous pourrez également personnaliser le contenu de vos mails, ce qui les rendra beaucoup plus intéressants. 

Vous pouvez recueillir les réactions des clients et d’énormes informations sur les utilisateurs

Tout comme vous pouvez envoyer des enquêtes et des demandes de commentaires sur les produits par mail, vous pouvez également utiliser les appels vocaux en ligne pour enregistrer les commentaires des clients. La VoIP s’avérera être un excellent canal pour mener des enquêtes et obtenir des commentaires qui contribueront finalement à la mise en place d’un meilleur service client. Le plus intéressant est que vous pouvez enregistrer ces appels téléphoniques et les utiliser en cas de besoin. Assurez-vous simplement que vous avez la permission d’enregistrer ces appels de vos clients, de peur de vous retrouver dans un problème. 

Conclusion

La transparence et la visibilité sont les deux clés qui peuvent débloquer d’énormes opportunités de croissance pour votre entreprise. Faites-en les pierres angulaires de votre plan de communication. La meilleure façon de procéder est d’intégrer vos mails à la VoIP et à tous les autres canaux de communication afin de disposer d’une plateforme unifiée pour visualiser tous les messages de communication verbaux et écrits. Faites appel à des outils innovants comme LiveAgent, qui offrent une valeur intemporelle pour la mise en œuvre de telles fonctionnalités. 

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Kevin George

Auteur du billet invité

Kevin George

Kevin George is Head of Marketing at Email Uplers, one of the fastest growing custom email design and coding companies, and specializes in crafting professional email templates, PSD to HTML email conversion and free responsive HTML email templates.

Andrej Csizmadia

Andrej Csizmadia

Growth Marketer

Andy is Growth Marketer at LiveAgent. Previously, he studied International Relations and Business Diplomacy and was active as a volunteer in the world's largest student run organization, AIESEC. Running, music and reading books are his favourite free-time activities.

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