Modèles de service client
Améliorez vos e-mails de service client grâce à des modèles pour gagner du temps, réduire les erreurs et garantir la cohérence. Les modèles couvrent divers scén...
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Customer Service
Email Templates
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Le service client est un élément critique de toute entreprise prospère, quel que soit le secteur d’activité. Cependant, un excellent service et une excellente assistance client ne consistent pas seulement à répondre aux questions des clients ou à résoudre leurs problèmes et à passer à autre chose. Vous devez vous assurer que le client reste satisfait et heureux de la résolution, donc les suivis réguliers sont essentiels. Pourtant, pour de nombreuses entreprises, le service client s’arrête une fois que la demande d’un client a été traitée. Bien que le suivi soit une tâche assez simple, il est souvent négligé.
En fait, selon le dernier rapport SuperOffice Customer Service Benchmark Report :
- 62 % des entreprises ne répondent pas aux e-mails du service client.
- 90 % des entreprises ne reconnaissent pas ou n’informent pas le client qu’un e-mail a été reçu.
- 97 % des entreprises n’envoient pas d’e-mail de suivi aux clients pour vérifier s’ils sont satisfaits de la réponse.
Qu’est-ce qu’un e-mail de service client ?
L’e-mail de service client est un type de canal de communication. La communication par e-mail de service client ne se fait pas en temps réel. Il n’est pas nécessaire que les deux parties soient présentes pour commencer une communication. Les messages arrivent presque instantanément au destinataire. Pour les annonces officielles, l’utilisation de modèles d’e-mail professionnels garantit que votre message est clair, professionnel et atteint le bon public.
La puissance des modèles d’e-mails de suivi du service client
Les e-mails de suivi client peuvent avoir un impact majeur sur l’expérience client. C’est quelque chose que les petites entreprises comprennent souvent et utilisent à leur avantage, mais que les grandes organisations ont tendance à oublier. La plupart des clients veulent une réponse immédiate, beaucoup définissant un temps de réponse par e-mail immédiat comme inférieur à dix minutes. Avec le bon logiciel de gestion des e-mails de service client, la création et l’envoi d’e-mails de suivi immédiatement après une interaction de service client deviennent transparents et efficaces.
Ces e-mails peuvent :
- Ravir les clients en montrant que vous vous souciez d’eux et que vous êtes déterminé à assurer leur satisfaction continue.
- Améliorer l’expérience globale du service client.
- Réengager les clients et encourager une communication supplémentaire en offrant un support proactif.
- Promouvoir vos options d’auto-assistance et diriger les clients vers des ressources utiles.
- Mettre en avant des informations précieuses sur les clients à partir de leurs commentaires.
10 modèles d’e-mails de suivi du service client
Qu’il s’agisse de mettre à jour les clients sur le statut de leurs demandes, de demander des commentaires ou d’offrir un service client proactif après une résolution, les suivis ne doivent pas être sous-estimés par votre équipe de service client. Voici 10 modèles d’e-mails de suivi du service client qui couvrent diverses parties du processus de suivi client – utilisez-les comme guide lors de la rédaction de vos propres messages de suivi client.
E-mail de suivi avec mise à jour sur le problème
Bonjour [Nom],
Je voulais vous mettre à jour sur le statut de votre problème avant le week-end. Il est toujours en cours et est traité par notre équipe d’assistance technique. Nous priorisons votre demande et je m’assurerai que ce problème est résolu au cours du week-end. Vous serez notifié immédiatement une fois que ce sera fait.
Vous pouvez également suivre le statut de votre demande à tout moment en vous connectant à votre compte [Marque] et en cliquant sur l’onglet Demandes.
Merci de votre patience ! Bon week-end,
[VOTRE SIGNATURE]
E-mail de suivi proactif
Bonjour [Nom],
J’espère que vous allez bien. Je voulais simplement prendre des nouvelles concernant le problème que vous aviez l’autre jour avec [détails du problème]. A-t-il été résolu ? Avez-vous besoin d’une aide supplémentaire ? Faites-le moi savoir – je serais heureux de vous aider dans tous les cas.
Bonne journée,
[VOTRE SIGNATURE]
E-mail de suivi après une expérience de service positive
Bonjour [Nom],
De rien. Je suis heureux que parmi les centaines de clients à qui nous envoyons des e-mails chaque jour, quelqu’un apprécie l’effort que nous mettons pour fournir le plus haut niveau de service client. Des clients comme vous sont la raison pour laquelle nous nous efforçons de faire de notre mieux dans nos emplois.
N’hésitez pas à nous contacter à nouveau si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations – nous sommes à un e-mail de distance et serons toujours heureux de vous aider.
Cordialement,
[VOTRE SIGNATURE]
E-mail de suivi après une expérience de service négative
Bonjour [Nom],
Je suis désolé à nouveau pour l’expérience moins que stellaire que vous avez eue l’autre jour avec notre équipe d’assistance client. Je voulais simplement vous contacter et vous faire savoir que nous avons décidé de soumettre toute notre équipe d’assistance client à une formation supplémentaire pour nous assurer que des situations comme celle-ci ne se reproduisent plus.
En attendant, si vous avez des questions, des préoccupations ou des commentaires, ou s’il y a autre chose que nous pouvons faire pour vous aider, n’hésitez pas à me le faire savoir.
Merci,
[VOTRE SIGNATURE]
E-mail de suivi encourageant l’auto-assistance
Bonjour [Nom],
Je suis heureux que nous ayons pu résoudre [problème]. Au fait, vous pouvez en savoir plus sur la gestion de [votre compte / options de paiement / paramètres, etc.] dans notre Centre d’aide. Il y a un article qui couvre votre problème en détail [insérer le lien].
Si vous avez d’autres questions ou s’il y a quelque chose que nous pouvons faire pour rendre votre expérience avec nous plus agréable, faites-le nous savoir.
Merci,
[VOTRE SIGNATURE]
E-mail de suivi après aucune réponse
Bonjour [Nom],
Je fais un suivi concernant votre cas avec nous au sujet de [sujet du cas] une dernière fois. Il y a [nombre de jours] jours que nous n’avons pas eu de nouvelles de vous, je voulais donc vous contacter et vous faire savoir que nous allons fermer ce ticket.
N’hésitez pas à rouvrir ce ticket ou à en ouvrir un nouveau si vous avez besoin d’une aide supplémentaire – nous serons heureux de vous aider.
Merci encore de travailler avec nous !
[VOTRE SIGNATURE]
E-mail de suivi de fermeture de ticket d’assistance
Bonjour [Nom],
Merci de nous avoir contactés au sujet de [détails du problème]. Nos dossiers montrent que votre problème a été résolu, donc votre ticket sera automatiquement fermé dans 3 jours. Si vous avez toujours besoin de notre aide ou si vous avez d’autres questions, cliquez simplement sur ’ répondre ’ et nous vous recontacterons sous peu.
Cordialement,
[VOTRE SIGNATURE]
E-mail de suivi demandant des commentaires
Bonjour [Nom],
Nous vous contactons concernant votre problème récent avec [détails du problème] qui a été résolu le [date]. Pour mieux vous servir, nous aimerions connaître votre expérience avec notre équipe d’assistance.
Sur une échelle de 1 à 5, à quel point était-il facile de résoudre votre problème ?
1 = Extrêmement difficile 2 = Très difficile 3 = Neutre 4 = Très facile 5 = Extrêmement facile
Nous apprécions vos commentaires. Et comme toujours, s’il y a autre chose que nous pouvons faire pour vous à l’avenir – n’hésitez pas à nous recontacter.
Merci,
[VOTRE SIGNATURE]
E-mail de suivi avec invitation à un sondage
Bonjour [Nom],
Vous nous avez récemment contactés au sujet de [détails du problème] qui a été résolu le [date]. Nous aimerions connaître votre expérience avec notre service client. Pouvez-vous s’il vous plaît prendre un moment pour répondre à ce court sondage ? Cela vous prendra moins de 60 secondes pour répondre !
Merci beaucoup, vos commentaires nous aideront à mieux vous servir à l’avenir.
[Lien vers le sondage]
Merci encore,
[VOTRE SIGNATURE]
E-mail de suivi après un problème à l’échelle de l’entreprise
Bonjour [Nom],
Comme vous le savez peut-être déjà, plus tôt cette semaine, certains de nos clients ont rencontré un problème avec [produit/service/fonctionnalité, etc.] Notre équipe d’ingénierie a pu le résoudre environ 2 heures après le rapport initial. Nous aimerions nous excuser à nouveau pour tout inconvénient que cela aurait pu causer.
Pour nous assurer que cela ne se reproduise plus, nous travaillons sur plusieurs améliorations à notre [produit / service / fonctionnalité / opérations, etc.]. Dans cet article de blog, nous avons publié une explication complète de ce qui s’est mal passé, de ce que nous avons fait pour récupérer et de ce que nous ferons pour éviter que cela ne se reproduise à l’avenir : [lien vers un article de blog].
Merci de votre patience et de votre compréhension. Et comme toujours, si vous avez des questions ou si vous rencontrez des problèmes, faites-le nous savoir, nous sommes là pour vous aider.
Sincèrement,
[VOTRE SIGNATURE]
