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Check-list pour le contrôle préalable du client

Une check-list de contrôle de la solvabilité des clients est un élément essentiel du programme de conformité de toute entreprise. Ce document aide les entreprises à identifier et à évaluer le risque associé à leurs clients. Pour atténuer ces menaces potentielles, les entreprises doivent recueillir des informations sur leurs clients et prendre des mesures pour les vérifier. Dans ce post, nous aborderons les principaux éléments d’une check-list de vérification de la solvabilité des clients et fournirons des exemples sur la manière de réaliser chaque étape.

L’importance d’une check-list de contrôle de la solvabilité du client

L’exécution de la procédure de vérification de la solvabilité est un processus crucial pour toute organisation ou institution financière. En remplissant un document qui décrit les étapes nécessaires qu’elles doivent suivre, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles respectent leurs obligations légales et réglementaires. En outre, une check-list de conformité peut aider les entreprises à identifier et à évaluer les dangers potentiels de faire des affaires avec certains clients. En faisant le nécessaire pour atténuer ces risques, les entreprises et les institutions financières peuvent se protéger de pertes financières potentielles.

Qui peut bénéficier d’une check-list de vérification de la solvabilité des clients ?

  • Les entreprises qui traitent avec les clients

Ces entreprises peuvent toutes bénéficier d’une check-list de vérification de la solvabilité pour les aider à éviter tout problème juridique ou financier pouvant résulter du fait qu’elles n’ont pas fait preuve de diligence raisonnable à l’égard de leurs clients. En suivant les étapes de la check-list, ils peuvent être sûrs qu’ils prennent les précautions nécessaires pour éviter tout problème potentiel.

  • Les entreprises qui doivent se conformer à la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.

La réglementation en matière de lutte contre le blanchiment d’argent exige que les entreprises prennent des mesures supplémentaires pour empêcher le financement d’activités criminelles. Une partie de ces exigences réglementaires comprend l’accomplissement du DCC. En disposant d’une check-list à cet effet, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles sont en permanence en conformité avec les réglementations en matière de prévention du blanchiment d’argent.

  • Toute organisation ou institution financière qui souhaite se protéger des risques financiers liés à ses clients.

Un tel document peut aider les entreprises à identifier et à évaluer toute menace potentielle posée par leurs clients. En prenant des mesures pour atténuer ces risques, les entreprises peuvent se protéger des pertes financières qui pourraient en résulter.

Explorez notre check-list de vigilance à l’égard de la solvabilité des clients

Check-list pour le contrôle préalable du client

Testez la sécurité de vos réseaux et systèmes et assurez-vous que vos employés sont formés aux meilleures pratiques en matière de sécurité des données.

Pourquoi est-il important de sécuriser vos informations ?

Pour protéger votre entreprise contre les pertes financières potentielles qui pourraient survenir en cas de vol de l’identité de l’un de vos clients. En outre, si vos systèmes sont violés, vous pourriez être soumis à de lourdes amendes de la part des organismes de réglementation.

Comment sécuriser vos informations ?

Tout d’abord, vous devez disposer de contrôles internes et d’une politique de sécurité des données décrivant les mesures raisonnables que vous devez prendre pour protéger vos réseaux et systèmes. Ensuite, vérifiez que tous vos employés sont formés aux meilleures pratiques en matière de sécurité des données, comme ne pas partager de mots de passe ou télécharger des fichiers qui ne proviennent pas de sources fiables.

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Quels outils utiliser pour sécuriser vos informations ?

  • pare-feu – pour protéger vos réseaux des menaces externes
  • systèmes de détection d’intrusion – pour surveiller vos réseaux à la recherche de toute activité suspecte
  • logiciel de prévention des pertes de données – pour protéger les données sensibles des fuites
  • cryptage des données – pour protéger vos données en transit
  • pour protéger vos données en transit
  • contrôle d’accèspour restreindre l’accès des employés aux données sensibles
  • formation des employés – pour sensibiliser vos employés aux meilleures pratiques en matière de sécurité des données
  • assurance cybersécurité – pour protéger financièrement votre entreprise en cas de violation des données

Collectez et confirmez les noms, adresses, dates de naissance et autres informations d’identification de vos clients.

Pourquoi la vérification de l’identité des clients est-elle importante ?

Cela permet de s’assurer que vous prenez des mesures raisonnables pour confirmer que les clients sont bien ceux qu’ils prétendent être. Par conséquent, cela contribuera à prévenir l’usurpation d’identité et la fraude, ainsi qu’à se conformer aux réglementations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.

Comment vérifier l’identité des clients ?

Recueillez leurs informations au moyen d’un formulaire en ligne ou d’un questionnaire de connaissance du client et vérifiez qu’elles correspondent à vos dossiers. Ensuite, vous devez confirmer que les détails sont corrects en obtenant des copies de leurs documents d’identité tels que des passeports ou des permis de conduire.

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Quels outils utiliser pour vérifier l’identité des clients ?

  • formulaires en ligne et/ou questionnaires – pour la collecte d’informations sur les clients
  • documents d’identité – pour confirmer les détails du client

Recherchez les noms de vos clients sur les listes de sanctions pour vous assurer que vous ne faites pas affaire avec des personnes ou des entités soumises à des restrictions.

Pourquoi la vérification des sanctions est-elle importante ?

Si vous faites des affaires avec une personne faisant l’objet de sanctions, vous risquez de lourdes amendes, voire une peine de prison. En tant que tel, vous devez vérifier l’existence de sanctions avant de conclure toute transaction commerciale.

Comment vérifier les sanctions ?

La plus courante consiste à rechercher les noms de vos clients sur des listes de sanctions. Ces listes sont généralement tenues par des agences gouvernementales, des services de police ou des institutions financières, ce qui signifie qu’elles contiennent des informations précises et à jour.

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Quels outils utiliser pour vérifier les sanctions ?

  • listes de sanctions – pour vérifier si vos clients sont des personnes ou des entités soumises à des restrictions
  • agences gouvernementales et/ou institutions financières – pour obtenir des informations précises et à jour

Après avoir collecté et vérifié leurs informations, vous devez ensuite évaluer le profil de risque associé au client.

Pourquoi est-il important de procéder à une évaluation du risque client ?

Estimer la probabilité qu’ils commettent une fraude ou s’il existe des risques de blanchiment d’argent vous aide à déterminer le niveau de diligence raisonnable requis pour chaque type de client. Par exemple, les types de clients à haut risque devront faire l’objet de contrôles plus rigoureux que ceux à faible risque.

Comment faire une évaluation du risque client ?

Vous pouvez noter vos clients individuels en fonction de facteurs tels que leur pays d’origine, leur secteur d’activité et leur historique de transactions. En procédant ainsi, vous aurez une meilleure idée de qui sont vos clients à plus haut risque et qui, par conséquent, nécessitent plus de diligence raisonnable.

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Quels outils utiliser pour faire une évaluation du risque client ?

  • scoring – pour des notations basées sur certains facteurs de risque du client
  • évaluations du risque pays – pour vérifier le niveau de risque global dans le pays du client
  • évaluations du risque sectoriel – pour vérifier le niveau de risque spécifique au secteur

En fonction des résultats de votre évaluation, vous devrez peut-être recueillir des détails supplémentaires auprès de vos clients.

Pourquoi la collecte d’informations supplémentaires est-elle importante ?

Cela permet de vérifier davantage leur identité et d’évaluer leur niveau de risque. Par exemple, vous pourriez décider de demander des copies de leurs états financiers.

Comment recueillir des informations supplémentaires ?

Vous pouvez demander les documents requis directement à votre client ou via un formulaire en ligne. Une fois que vous les avez, vérifiez que les informations correspondent à celles que vous avez déjà dans vos dossiers.

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Quels outils utiliser pour recueillir des informations supplémentaires ?

  • formulaires en ligne – pour demander un document officiel à votre client
    des documents supplémentaires, par exemple des relevés bancaires – pour effectuer des évaluations supplémentaires des catégories de risque du client

Après avoir recueilli toutes les informations nécessaires, vous devez ensuite les vérifier pour vous assurer que tout est correct.

Pourquoi la vérification d’autres détails est-elle importante ?

Ce faisant, vous contribuez à protéger votre entreprise contre la fraude et le risque potentiel de blanchiment d’argent. Pour ce faire, vous pouvez avoir besoin de confirmer l’adresse ou le lieu de travail d’un client, par exemple.

Comment vérifier les détails supplémentaires ?

Il existe plusieurs façons de le faire, par exemple en appelant le client ou en lui envoyant une lettre. Vous pouvez également utiliser des services tiers comme source indépendante pour vérifier leur identité et/ou leur adresse.

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Quels outils utiliser pour vérifier les détails supplémentaires ?

  • appels téléphoniques – pour contacter directement le client
  • lettres – pour vérifier l’adresse du client
  • services tiers – pour un processus de vérification supplémentaire, par exemple un contrôle d’identité ou une confirmation d’adresse

En fonction des résultats obtenus jusqu’à présent, vous devrez peut-être procéder à une vérification supplémentaire de vos clients.

Pourquoi la vérification des antécédents est-elle importante ?

Cela permet de mieux évaluer le niveau de risque d’un client et de s’assurer qu’il est bien celui qu’il prétend être. À ce stade, vous devez vérifier leur casier judiciaire ou leurs antécédents financiers si vous le jugez nécessaire.

Comment procéder à la vérification des antécédents ?

En faisant des recherches dans les bases de données en ligne ou en faisant appel à un service professionnel. Une fois que vous avez les informations requises, vous devez les examiner attentivement afin de repérer tout drapeau rouge.

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Quels outils utiliser pour effectuer des vérifications d’antécédents ?

  • bases de données en ligne
  • services professionnels
  • rapports de crédit
  • listes de surveillance mondiales – pour vérifier l’existence de sanctions ou de risques criminels.

Si vous n’êtes toujours pas sûr d’un client particulier, vous pouvez toujours engager quelqu’un pour vous représenter légalement.

Pourquoi est-il important d’engager un avocat ?

Ils peuvent fournir des conseils d’experts sur votre approche des procédures de diligence raisonnable envers les clients et s’assurer que tout est fait correctement. Un avocat peut également vous aider à résoudre les problèmes juridiques qui pourraient survenir dans vos relations avec les clients.

Comment engager un avocat ?

Vous pouvez effectuer des recherches en ligne ou demander des recommandations à votre réseau. Une fois que vous avez trouvé quelques candidats potentiels, vérifiez leurs qualifications et leur expérience pour vous assurer qu’ils conviennent au poste. Ensuite, faites-leur passer un entretien pour voir s’ils conviennent à votre entreprise.

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Quels outils utiliser pour engager un avocat ?

  • recherche en ligne – pour trouver des candidats potentiels
  • annuaires – pour rechercher des avocats qualifiés
  • examen des qualifications et de l’expérience – pour s’assurer que le candidat correspond bien au poste.

Même après avoir terminé le processus de diligence raisonnable du client, vous devez toujours garder un œil sur ses actions.

Pourquoi le suivi de l’activité des clients est-il important ?

Pour vérifier qu’ils n’effectuent pas de transactions suspectes et vous donner la possibilité de réagir s’ils le font. Si vous remarquez qu’un client important effectue des retraits importants ou fréquents, par exemple, vous devez approfondir votre enquête pour rechercher des signes de blanchiment d’argent potentiel.

Comment surveiller l’activité des clients ?

Examinez régulièrement leurs relevés de comptes professionnels ou l’historique de leurs transactions. Si vous repérez quelque chose d’inhabituel, prenez les mesures appropriées, par exemple en contactant le client ou en signalant son activité douteuse aux autorités compétentes.

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Quels outils utiliser pour surveiller l’activité des clients ?

  • relevés de compte – pour rechercher toute transaction suspecte
  • l’historique des transactions – pour suivre l’activité du client au fil du temps
  • examens réguliers – pour s’assurer qu’aucune activité suspecte n’est manquée

Vous devez également être attentif au fait qu’un client commence à prendre part à une activité douteuse, car cela pourrait être une indication que quelque chose ne va pas.

Pourquoi est-il important de noter les changements de comportement ?

Il peut vous aider à identifier les problèmes potentiels à un stade précoce et à prendre des mesures pour les empêcher de causer des dommages. Le fait de remarquer toute activité inhabituelle vous permet d’approfondir votre enquête et de découvrir si le client se livre à des actes criminels avant qu’il ne soit trop tard.

Comment noter les changements de comportement ?

Prêtez attention à la façon dont le client agit lorsque vous interagissez avec lui et suivez ses activités commerciales au fil du temps. Si vous remarquez des écarts par rapport à la norme, vous devriez soulever le problème avec lui directement ou signaler le compte pour une surveillance plus étroite et continue.

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Quels outils utiliser pour noter les changements de comportement ?

  • le suivi des activités dans le temps – pour repérer tout ce qui est inhabituel
  • le marquage des comptes – pour marquer un compte comme potentiellement suspect

Même si tout semble aller pour le mieux, vous devriez quand même reprendre contact avec vos clients après un certain temps.

Pourquoi est-il important d’effectuer des contrôles réguliers ?

Pour établir et maintenir une bonne relation avec le client, ainsi que pour vous permettre de l’interroger sur tout changement dans sa situation ou son activité qui pourrait avoir un impact sur son compte ou ses activités avec vous. Des vérifications régulières montrent que vous êtes investi dans le client et sa réussite.

Comment effectuer des contrôles réguliers ?

Utilisez un système de gestion de la relation client (CRM) pour programmer des contacts réguliers avec les clients au moins une fois par an (mais plus fréquemment si possible), ou mettez en place un système de rappel pour vous-même. Vous pouvez aussi simplement les joindre lorsque vous avez quelque chose de spécifique à discuter, et les contacter via leur méthode de communication préférée en utilisant le logiciel d’assistance LiveAgent. Cela vous aidera à conserver de bonnes relations avec vos clients.

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Quels outils utiliser pour effectuer des contrôles réguliers ?

  • Système de gestion des relations avec les clients – pour stocker leurs informations et planifier les contacts
  • LiveAgent – pour les contacter directement via leur canal préféré
  • des rappels de calendrier – pour vous aider à garder une trace du moment où vous avez prévu de contacter chaque client

Si vous pensez qu’un client présente un risque de blanchiment d’argent ou de toute autre activité criminelle, vous devez le signaler aux autorités compétentes.

Pourquoi est-il important de signaler toute activité suspecte sur un compte ?

C’est une obligation légale pour vous, et cela contribue à protéger votre entreprise et la communauté au sens large. Vous devez prendre des mesures si vous avez le moindre soupçon de blanchiment d’argent ou de toute autre activité criminelle, car il s’agit de crimes graves qui peuvent avoir de lourdes conséquences.

Comment signaler une activité suspecte sur un compte ?

Il existe plusieurs façons de signaler une activité suspecte, selon le pays ou la région où vous vivez. Aux États-Unis, par exemple, vous pouvez déposer un rapport d’activité suspecte (SAR) auprès du Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN).

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Quels outils utiliser pour signaler toute activité suspecte sur un compte ?

  • SAR – pour le dépôt d’un rapport auprès de FinCEN aux États-Unis
  • autorités compétentes – pour le signalement dans d’autres pays et régions

Meilleures pratiques en matière de contrôle préalable des clients

  • Effectuez une vérification des antécédents de tous les clients, y compris une vérification des antécédents criminels et de crédit.

Envisagez d’utiliser un programme d’identification des clients pour vérifier l’identité du client. Cela implique généralement la collecte et la vérification de certaines informations sur le client, telles que son nom, sa date de naissance et son numéro de sécurité sociale. Vous devriez également effectuer des vérifications en matière de criminalité et de crédit pour vous assurer que le client n’a pas d’antécédents de crimes financiers ou d’autres activités illégales.

  • Demandez et examinez des copies de licences et de droits d’exploitation.

Lorsque vous accueillez un nouveau client, assurez-vous de demander à voir ces documents et tout autre document pertinent pour vos archives historiques. Cela vous aidera à confirmer que le client est légitime et que son entreprise fonctionne légalement.

  • Vérifier les coordonnées du client

Il est important de vérifier que les détails que vous avez sur le dossier sont corrects et à jour. Cela inclut leur nom, leur adresse email, leur adresse postale et leur numéro de téléphone. Vous devez également vous assurer que vous avez un moyen de joindre le client en cas d’urgence.

  • Vérifiez les profils de réseaux sociaux du client pour détecter d’éventuels signaux d’alarme.

Les réseaux sociaux peuvent être un excellent moyen d’apprendre à connaître vos clients, mais il est également important de vérifier tout signe qui pourrait indiquer qu’ils ne sont pas ceux qu’ils prétendent être ou qu’ils se livrent à des activités illégales. Cela inclut la recherche de faux avis, les profils qu’ils suivent, les commentaires déplacés ou tout autre type de comportement suspect.

  • Demandez des références d’autres entreprises qui ont travaillé avec le client.

Si vous n’êtes pas sûr d’un client, une façon d’avoir l’esprit tranquille est de parler à d’autres entreprises qui ont déjà fait affaire avec lui. Cela peut vous aider à confirmer qu’ils sont légitimes, dignes de confiance et fiables pour travailler avec eux, ce qui augmentera les chances que vous ayez une bonne relation client avec eux.

  • Rencontrez le client en personne pour vous faire une idée de ses activités commerciales.

Si possible, c’est toujours une bonne idée d’avoir une discussion en face à face avec quelqu’un avant de faire des affaires avec lui. Vous aurez ainsi l’occasion de mieux la connaître et d’en savoir plus sur son activité. C’est également l’occasion de poser toutes les questions que vous pourriez avoir et d’obtenir plus d’assurance qu’ils sont bien ceux qu’ils prétendent être.

Résumé de la check-list de contrôle de la solvabilité du client

  • Sécuriser vos informations
  • Vérifier l’identité des clients
  • Vérifier les sanctions
  • Réaliser une évaluation du risque client
  • Recueillir des informations supplémentaires
  • Vérifier les informations supplémentaires
  • Effectuer des vérifications des antécédents
  • Engager un avocat
  • Surveiller l’activité des clients
  • Noter tout changement de comportement
  • Effectuer des contrôles réguliers avec LiveAgent
  • Signaler toute activité suspecte sur le compte

Customer due diligence checklist FAQs

What is customer due diligence?

CDD is the process of thoroughly investigating a potential customer before entering into a business relationship with them. CDD is an important part of any risk management plan because it can help protect your company from becoming involved in illegal or unethical activities. Not performing CCD is therefore a risk-based approach that may have serious consequences for your business.

How can I conduct a customer due diligence program?

Ask lots of questions and do some research. By completing a customer due diligence form or following a compliance checklist like the one given in this article, you can be sure that you've carried out thorough checks. Taking the time to implement proper customer due diligence measures will pay off in the long run.

What are the risks of not completing a customer due diligence checklist?

Firstly, your company could be liable for any losses incurred by the other party as a result of your negligence. Second, you could be subject to civil or criminal penalties if it is discovered that you have engaged, even unknowingly, in money laundering or other financial crimes. Thirdly, you may miss out on important information about the other party that could be critical to your decision-making process. Finally, your company could be blacklisted for not meeting regulatory requirements or by financial institutions if you are found to have conducted business with individuals or entities in high-risk categories.

How can I learn more about customer due diligence?

A great place to start is the Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) Resource Guide from the US Department of Justice. The guide covers a wide range of topics related to customer due diligence that should be considered when performing CCD.

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