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  • Modèles d’e-mails de rappel pour les événements

Modèles d’e-mails de rappel pour les événements

Que vous organisiez un événement en ligne ou hors ligne, il est tout aussi important de le rappeler à votre public que de l’informer de l’événement en premier lieu. C’est là que les e-mails de rappel entrent en jeu. Vos participants peuvent s’être inscrits à votre événement il y a plusieurs mois, et ils peuvent avoir oublié ou perdu tout intérêt pendant la période d’attente. Des e-mails de rappel rédigés avec soin peuvent contribuer à maintenir votre événement dans l’esprit de votre public potentiel, à maintenir l’engagement et à faire en sorte que la majorité des personnes inscrites se présentent finalement à votre événement. Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques pour rédiger des e-mails de rappel efficaces et des exemples de modèles d’e-mails de rappel que vous pouvez personnaliser et utiliser dans votre propre campagne d’e-mails de rappel.

Meilleures pratiques pour rédiger des e-mails de rappel d’événements

Soyez bref et simple

L’objectif principal des e-mails de rappel d’un événement est de rappeler à votre public un événement à venir afin de s’assurer qu’il reste engagé jusqu’au jour de l’événement. Un e-mail de rappel d’un événement ne doit contenir que des informations essentielles sur l’événement, sans faire de la publicité ou submerger les gens d’informations non pertinentes. Rédigez un message d’un seul paragraphe et veillez à ce qu’il soit adapté aux téléphones portables, car plus de 80 % des e-mails sont désormais ouverts et lus sur des appareils mobiles.

Exemple d'e-mail de rappel d'un événement

Fournir les détails clés de l’événement

L’e-mail de rappel étant un suivi de l’e-mail d’invitation initial, il n’est pas nécessaire d’y inclure un contenu détaillé. Cependant, il y a quelques détails clés que vous voudrez fournir :

  • Nom de l’événement et son contenu,
  • Date et heure de l’événement (plus le fuseau horaire pour les événements internationaux en ligne),
  • Localisation de l’événement pour les événements hors ligne (de préférence avec Google Maps),
  • Brèves informations sur les orateurs et ce qu’ils vont présenter,
  • Agenda, surtout si vous organisez un événement sur toute une journée,
  • Toute information supplémentaire qui pourrait être utile (détails du lieu, règles de l’événement, etc.)
Modèles d’e-mails de rappel pour les événements

Personnalisez et utilisez un ton amical

Adressez-vous aux participants par leur nom et gardez un ton amical et invitant, comme vous le feriez dans un e-mail de rappel de réunion. Vous pouvez également envoyer des e-mails de rappel à partir d’une personne plutôt que d’un e-mail d’entreprise général, ce qui ajoute une touche personnelle supplémentaire à votre message de rappel d’événement. Enfin, veillez à inclure vos coordonnées et un lien vers votre page de FAQ (si vous en avez une) afin que les participants puissent facilement vous contacter s’ils ont des questions avant l’événement.

Modèles d’e-mails de rappel pour les événements

Exemples d’objets d’e-mails de rappel d’événements

Voici quelques lignes d’objet d’e-mail efficaces qui fonctionnent bien pour les e-mails de rappel d’événements :

  • Rappel de l’inscription à [Nom de l’événement]
  • Ne manquez pas [Nom de l’événement]
  • Réservez la date : [Nom de l’événement], [Date]
  • Marquez votre calendrier pour [Nom de l’événement]
  • Vous ne voulez pas manquer [Nom de l’événement] !
  • Rappel : [Nom de l’événement], [Date]
  • Le plus grand [type d’événement] en [lieu géographique] : [Nom de l’événement]
  • Rencontrez les orateurs de [Nom de l’événement] !
  • Dernière chance de voir [l’orateur] en direct à [nom de l’événement] !
  • Rappel : [Nom de l’événement] dans [x] jours
  • Êtes-vous enthousiaste à propos de [Nom de l’événement] ?
  • Allez-vous nous rejoindre demain à [Nom de l’événement] ?
  • Rappel : rejoignez-nous à [Nom de l’événement] le [Date]
  • Demain ! [Nom de l’événement]
  • Vous venez ? On se voit à [Nom de l’événement] le [Date]
  • Préparez-vous pour le [Nom de l’événement] d’aujourd’hui !
  • [Nom de l’événement en ligne] commence dans 5 minutes !

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Modèles d’e-mails de rappel d’événements

E-mail de rappel général des événements en ligne

E-mail de rappel de la carte d’accès à l’événement en ligne.

E-mail de rappel du webinaire n°1 (une semaine avant l’événement)

E-mail de rappel du webinaire n° 2 (le jour de l’événement)

Un e-mail de rappel d’événement hors ligne

Rappel rapide d’un événement hors ligne

Bonus : e-mail de suivi post-événement

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Foire aux questions

Pourquoi est-il important d’envoyer des e-mails de rappel d’événements ?

Une fois l’inscription à l’événement terminée, votre objectif est de faire en sorte que vos inscrits restent engagés et intéressés par votre événement. Un e-mail de rappel amical vous permet de le faire et vous aide à établir et à maintenir de meilleures relations avec votre public. En outre, si vos messages pré-événement apportent une valeur ajoutée, vous augmentez les chances que les inscrits engagés participent à votre événement.

Quel est le meilleur moment pour envoyer des e-mails de rappel d’événements ?

Le moment optimal dépend du type d’événement et de votre public. Toutefois, selon les meilleures pratiques du secteur, vous devriez envoyer au moins trois e-mails de rappel (en plus de l’e-mail de confirmation d’inscription) :

  • 1er e-mail de rappel : une semaine avant l’événement
  • 2ème e-mail de rappel : un jour avant l’événement
  • 3ème e-mail de rappel : le jour de l’événement

Le mercredi et le jeudi sont considérés comme les meilleurs jours pour envoyer des e-mails de rappel d’événements, tandis que le lundi est à éviter.

Dois-je envoyer des e-mails de rappel d’événements en texte brut ou en format HTML ?

Si les e-mails au format HTML sont plus attrayants visuellement et rendent le contenu plus facile à assimiler, les e-mails en texte clair ont généralement l’air plus naturels et personnalisés. Lorsque vous rédigez votre e-mail de rappel, essayez différents types de formats d’e-mail et veillez à utiliser celui qui correspond le mieux à votre secteur d’activité et à votre style de communication professionnelle.

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