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Modèles d’e-mails de rappel pour les événements

Que vous organisiez un événement en ligne ou hors ligne, il est tout aussi important de le rappeler à votre public que de l’informer de l’événement en premier lieu. C’est là que les e-mails de rappel entrent en jeu. Vos participants peuvent s’être inscrits à votre événement il y a plusieurs mois, et ils peuvent avoir oublié ou perdu tout intérêt pendant la période d’attente. Des e-mails de rappel rédigés avec soin peuvent contribuer à maintenir votre événement dans l’esprit de votre public potentiel, à maintenir l’engagement et à faire en sorte que la majorité des personnes inscrites se présentent finalement à votre événement. Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques pour rédiger des e-mails de rappel efficaces et des exemples de modèles d’e-mails de rappel que vous pouvez personnaliser et utiliser dans votre propre campagne d’e-mails de rappel.

Meilleures pratiques pour rédiger des e-mails de rappel d’événements

Soyez bref et simple

L’objectif principal des e-mails de rappel d’un événement est de rappeler à votre public un événement à venir afin de s’assurer qu’il reste engagé jusqu’au jour de l’événement. Un e-mail de rappel d’un événement ne doit contenir que des informations essentielles sur l’événement, sans faire de la publicité ou submerger les gens d’informations non pertinentes. Rédigez un message d’un seul paragraphe et veillez à ce qu’il soit adapté aux téléphones portables, car plus de 80 % des e-mails sont désormais ouverts et lus sur des appareils mobiles.

Exemple d'e-mail de rappel d'un événement

Fournir les détails clés de l’événement

L’e-mail de rappel étant un suivi de l’e-mail d’invitation initial, il n’est pas nécessaire d’y inclure un contenu détaillé. Cependant, il y a quelques détails clés que vous voudrez fournir :

  • Nom de l’événement et son contenu,
  • Date et heure de l’événement (plus le fuseau horaire pour les événements internationaux en ligne),
  • Localisation de l’événement pour les événements hors ligne (de préférence avec Google Maps),
  • Brèves informations sur les orateurs et ce qu’ils vont présenter,
  • Agenda, surtout si vous organisez un événement sur toute une journée,
  • Toute information supplémentaire qui pourrait être utile (détails du lieu, règles de l’événement, etc.)
Modèles d’e-mails de rappel pour les événements

Personnalisez et utilisez un ton amical

Adressez-vous aux participants par leur nom et gardez un ton amical et invitant, comme vous le feriez dans un e-mail de rappel de réunion. Vous pouvez également envoyer des e-mails de rappel à partir d’une personne plutôt que d’un e-mail d’entreprise général, ce qui ajoute une touche personnelle supplémentaire à votre message de rappel d’événement. Enfin, veillez à inclure vos coordonnées et un lien vers votre page de FAQ (si vous en avez une) afin que les participants puissent facilement vous contacter s’ils ont des questions avant l’événement.

Modèles d’e-mails de rappel pour les événements

Exemples d’objets d’e-mails de rappel d’événements

Voici quelques lignes d’objet d’e-mail efficaces qui fonctionnent bien pour les e-mails de rappel d’événements :

  • Rappel de l’inscription à [Nom de l’événement]
  • Ne manquez pas [Nom de l’événement]
  • Réservez la date : [Nom de l’événement], [Date]
  • Marquez votre calendrier pour [Nom de l’événement]
  • Vous ne voulez pas manquer [Nom de l’événement] !
  • Rappel : [Nom de l’événement], [Date]
  • Le plus grand [type d’événement] en [lieu géographique] : [Nom de l’événement]
  • Rencontrez les orateurs de [Nom de l’événement] !
  • Dernière chance de voir [l’orateur] en direct à [nom de l’événement] !
  • Rappel : [Nom de l’événement] dans [x] jours
  • Êtes-vous enthousiaste à propos de [Nom de l’événement] ?
  • Allez-vous nous rejoindre demain à [Nom de l’événement] ?
  • Rappel : rejoignez-nous à [Nom de l’événement] le [Date]
  • Demain ! [Nom de l’événement]
  • Vous venez ? On se voit à [Nom de l’événement] le [Date]
  • Préparez-vous pour le [Nom de l’événement] d’aujourd’hui !
  • [Nom de l’événement en ligne] commence dans 5 minutes !

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Modèles d’e-mails de rappel d’événements

E-mail de rappel général des événements en ligne

Hi [Name],

There are only [x] days left before the [Event Name]!

The best [industry] leaders will share their secrets and give you an insight into the techniques they’ve used for years to [achieve specific goals].

See the Agenda

WHEN: [date, time]
WHERE: Online. We’ll be hosting live sessions and releasing [x] on-demand videos that you can watch whenever you want throughout the day.
WHO: World-renowned [industry] experts like [Speaker 1], [Speaker 2] and [Speaker 3].

Don’t forget to mark your calendar, and let us know if you have any questions.

——————-
HOW TO JOIN

Click the link to join the event at the specified time and date: Join [Event Name]

Hope to see you there!
[YOUR SIGNATURE]

E-mail de rappel de la carte d’accès à l’événement en ligne.

Hi [Name],

The [Event Name] early bird pass is on sale for just [x] days, and we wanted to shoot you an email as it’s the last chance to get it!

We’ve picked the top [industry leaders] to come and share actionable [industry] hacks that are working for them in their businesses right now. Here are just a few speakers who will be presenting on [event date]:

[1 Speaker Name from Company]
[2 Speaker Name from Company]
[3 Speaker Name from Company]
[4 Speaker Name from Company]

We’ll cover [topic 1], [topic 2], [topic 3] and a ton of other topics related to [industry].

Get your free early bird pass today, and you’ll also get [additional benefits].

Get Your Free Pass Now

If you have any questions, feel free to reach out. You can also check out more information about the speakers and what they will be talking about HERE.

Look forward to seeing you at the event!
[YOUR SIGNATURE]

E-mail de rappel du webinaire n°1 (une semaine avant l’événement)

Hi [Name],

This email is a reminder that we’re a week away from [Webinar Title] where we will take a look at [industry] trends and best practices on how to [achieve specific goals].

We’re excited to have you join us for this event! In the meantime, here’s a quick overview of our speakers:

[1 Speaker Name and Title]: [topic / what you will learn]
[2 Speaker Name and Title]: [topic / what you will learn]
[3 Speaker Name and Title]: [topic / what you will learn]

Join us [date and time]. You’ll be able to access the webinar at the scheduled time by clicking the link below. We’ll be saving some time for QA at the end, so bring your questions!

Access Webinar

Please send your comments and feedback to [email address].

See you in a week!
[YOUR SIGNATURE]

E-mail de rappel du webinaire n° 2 (le jour de l’événement)

Hi [Name],

Today’s the day! This is a reminder that [Webinar Title] is set to begin today at [WEBINAR DATE AND TIME]

How to Join the Webinar:

Click the button below to join at the specified time.

Join webinar!

Note: you should not share this link with others; it is unique for you. Remember, the Webinar is viewable from both desktop and mobile.

If you have any questions or comments, please send them to [email address].

We’ll see you in a bit!
[YOUR SIGNATURE]

Un e-mail de rappel d’événement hors ligne

Hi [Name],

We are less than a week away from the [Event Name], where we will be talking about [topic 1], [topic 2], as well as the latest trends in [industry].

Registration opens at [time], and we will be serving light breakfast refreshments before the event begins, so do come by early to have a bite and mingle with other attendees.

Agenda: [details]
Location: [details]
Getting There: [details]
Parking info: [details]

You can find more information on the topics and speakers by visiting our event page.

Please, let us know if you cannot make it, so that we can release your seat to attendees on the waiting list.

We look forward to having you at [Event Name]!
[YOUR SIGNATURE]

Rappel rapide d’un événement hors ligne

Hi [Name],

This is a friendly reminder that you have a reservation to attend an upcoming event at [event location].

WHAT: [Event Name]
WHEN: [date, time]
WHERE: [address]

Click HERE for directions. Please call [number] if you have any questions.

Best,
[YOUR SIGNATURE]

Bonus : e-mail de suivi post-événement

Hi [Name],

Thanks for being a part of [Event Name]! We hope you enjoyed it as much as we did and learned something new that you could put to work today.

We want to make sure our events are valuable and worth attending. Would you mind filling out a quick survey to let us know what you liked most and where you think we could improve?

Take the Survey

If you’d like to rewind and catch up what you might have missed, here you can find the recorded speeches: link to recordings

Thanks again and looking forward to seeing you next time!
[YOUR SIGNATURE]

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Foire aux questions

Pourquoi est-il important d’envoyer des e-mails de rappel d’événements ?

Une fois l’inscription à l’événement terminée, votre objectif est de faire en sorte que vos inscrits restent engagés et intéressés par votre événement. Un e-mail de rappel amical vous permet de le faire et vous aide à établir et à maintenir de meilleures relations avec votre public. En outre, si vos messages pré-événement apportent une valeur ajoutée, vous augmentez les chances que les inscrits engagés participent à votre événement.

Quel est le meilleur moment pour envoyer des e-mails de rappel d’événements ?

Le moment optimal dépend du type d’événement et de votre public. Toutefois, selon les meilleures pratiques du secteur, vous devriez envoyer au moins trois e-mails de rappel (en plus de l’e-mail de confirmation d’inscription) :

  • 1er e-mail de rappel : une semaine avant l’événement
  • 2ème e-mail de rappel : un jour avant l’événement
  • 3ème e-mail de rappel : le jour de l’événement

Le mercredi et le jeudi sont considérés comme les meilleurs jours pour envoyer des e-mails de rappel d’événements, tandis que le lundi est à éviter.

Dois-je envoyer des e-mails de rappel d’événements en texte brut ou en format HTML ?

Si les e-mails au format HTML sont plus attrayants visuellement et rendent le contenu plus facile à assimiler, les e-mails en texte clair ont généralement l’air plus naturels et personnalisés. Lorsque vous rédigez votre e-mail de rappel, essayez différents types de formats d’e-mail et veillez à utiliser celui qui correspond le mieux à votre secteur d’activité et à votre style de communication professionnelle.

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