Modèles de mail d’annonce d’entreprise
Même s’il existe une multitude de canaux de communication disponibles, de nombreuses entreprises choisissent le mail pour faire des annonces car c’est le canal le plus utilisé et le plus engageant. Dans la plupart des cas, les mails d’annonce des entreprises sont des messages promotionnels pour la sortie de nouveaux produits ou services, la mise à jour de produits existants ou le lancement d’une nouvelle entreprise.
Même si ces messages sont théoriquement des annonces, ils sont davantage axés sur la transmission de messages liés au marketing plutôt que sur la communication des nouvelles de l’entreprise.
Cependant, il existe également de nombreux exemples de mails d’annonce d’entreprise destinés à d’autres fins, comme des messages internes. Il s’agit généralement de mails plus formels axés sur la communication commerciale, y compris, mais sans s’y limiter, l’annonce de postes ouverts dans l’entreprise, la promotion d’un employé actuel à un poste plus élevé, la présentation de tout nouveau membre du personnel aux membres de l’équipe existante ou une invitation à une réunion ouverte.
Ce dernier type d’e-mails d’annonce d’entreprise sera le principal point de mire ici, afin de fournir des exemples de messages liés à l’entreprise qui peuvent être communiqués à un public interne via email.
Pourquoi faire des annonces d’entreprise par mail ?
Les mails sont l’une des méthodes de communication les plus efficaces et ont depuis longtemps fait leurs preuves, tant pour l’envoi et la réception de messages internes et externes. Une raison évidente à cela est le fait que les mails permettent une communication directe avec les publics souhaités, pour autant que vous connaissiez leur adresse mail.
Cela signifie qu’une offre d’emploi ou une annonce concernant l’actualité de l’entreprise peut être envoyée à l’ensemble du personnel ou à une liste, tandis qu’un mail de bienvenue à un nouveau membre du personnel ou l’annonce d’une réunion ouverte peut être envoyé uniquement à l’équipe ou au service concerné dans une grande entreprise.
Les données recueillies dans une étude Gallup montrent que 74% des employés ont le sentiment de passer à côté des nouvelles de l’entreprise (source). Dans le même temps, une mauvaise gestion des communications internes peut coûter aux petites entreprises (employant moins de 100 personnes) 420 000 dollars par an, tandis que les grandes entreprises risquent de perdre jusqu’à 62 millions de dollars chaque année (source). Ce ne sont là que deux raisons supplémentaires d’utiliser les mails pour annoncer des nouvelles internes et partager des informations importantes entre les employés.
Objet du mail d’annonce de l’entreprise
- Annonce de promotion – [nom de l’employé]
- Félicitations à [nom de l’employé] pour sa promotion
- Offre d’emploi pour le poste de [titre du poste]
- Nous recrutons en interne – postulez pour le poste de [titre du poste]
- Nouveau membre du personnel – [nom du nouvel employé] au poste de [titre du poste]
- Veuillez accueillir [nom du nouvel employé] dans l’équipe.
- Réunion publique du personnel le [date] à [temps]
- Rappel : réunion publique demain à [temps] pour tous les employés de [service]
Modèles de mail d’annonce d’entreprise
Modèle de mail d’annonce d’entreprise 1 – annonce de promotion
Dear all staff members,
I am happy to announce that [name of employee] has been promoted to the position of [job title].
[Name of employee] has been working at [company] for [X] years, and played a vital role in [achievement].
During that time, they have always been dedicated to [company] and displayed a great team spirit, which we’re happy to reward them with this promotion.
I would be grateful if you join me in congratulating [name of employee] on this exciting news.
Regards,
[name & position]
Modèle de mail d’annonce d’entreprise 2 – recrutement interne
Dear all,
As of today, there is a vacancy for the [job title] role in our [department].
We highly recommend any current employee who is interested in this role to apply as soon as possible, as the vacancy will also be advertised externally soon.
Our new [job title] will work with the [team] to perform [main responsibilities].
To be considered for this role, you must have [experience] and meet the following criteria: [requirements]
Click here [button] for a full job description.
Please reply to this email by [date] with your CV/resume and provide a short cover letter to apply for this position.
If you have any more questions regarding this vacancy, please contact the HR team at [email].
Best regards,
[name & position]
Modèle de mail d’annonce d’entreprise 3 – présentation d’un nouvel employé
Dear fellow staff,
[Name of new employee] will be joining [company] in the position of [job title], starting from the [date].
We are delighted to welcome [name of new employee] since their [X] years of experience in [field] will help drive [company] forward.
If you see [name of new employee] around the office, please introduce yourself to make them feel at home.
Alternatively, if you have any questions or would like to meet [name of new employee] before they start, please contact their employee mentor [name of mentor] to make arrangements.
Thanks for joining me in welcoming [name of employee] to [company].
Regards,
[name & position]
Modèle de mail d’annonce d’entreprise 4 – invitation à une réunion ouverte
Dear all,
A reminder that the [purpose] Open Staff Meeting hosted by [name of host] is taking place on [date] at [time].
This online meeting can be accessed using the following link: [button]
Future related meeting dates are as follows: [dates]
Please note that everyone is welcome to attend any meeting, and the contents will be tailored to [department].
Please feel free to ask any questions during the meeting. Note that there is a limit of [X] participants, so please register in advance by replying to this email.
Recordings of all past meetings can be found at [link].
Best regards,
[name & position]
Modèles de mails d’annonce d’entreprise – Foire aux questions
Quelle doit être la longueur d’un mail d’annonce d’entreprise ?
Le contenu de ces messages pouvant être extrêmement variable, il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse à cette question. Toutefois, il est préférable que les messages soient concis pour maintenir l’intérêt du lecteur.
Les gens ont tendance à parcourir les mails, essayez donc de répertorier toutes les informations importantes sur des lignes ou des paragraphes séparés. Si vous devez inclure plus d’informations, par exemple pour une offre d’emploi, créez un lien vers un site internet qui fournit des détails supplémentaires pour les personnes intéressées plutôt que de surcharger le mail.
À qui dois-je envoyer un mail d’annonce de l’entreprise ?
Cela dépend de la taille de l’entreprise et du sujet traité : certains messages doivent être envoyés à l’ensemble du personnel, tandis que d’autres ne doivent être envoyés qu’à certains services ou employés d’une certaine position hiérarchique. Les offres d’emploi peuvent être envoyées à l’ensemble du personnel, par exemple, car certains candidats pourraient chercher à changer de service.
Quand faut-il faire une annonce d’entreprise ?
Une fois encore, cela dépend entièrement du type de mail. Les messages de promotion doivent être envoyés peu de temps après que l’employé promu en a été informé. Les mails de bienvenue et les invitations à des réunions doivent être envoyés au moins une semaine avant l’arrivée d’un nouveau membre de l’équipe ou la tenue d’une discussion. Les offres d’emploi doivent être envoyées plus tôt – plusieurs mois avant que le poste ne doive être pourvu et quelques semaines avant qu’il ne soit publié à l’extérieur.
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