Comment se présenter dans un e-mail (Conseils + Modèles)

Lorsque vous prenez contact pour la première fois avec quelqu’un dans un cadre professionnel par e-mail, il est courtois de bien vous présenter. Suivre quelques conseils généraux peut vous aider à rédiger un e-mail d’introduction efficace.

Dans cet article, nous verrons comment se présenter dans un e-mail afin de faire bonne impression et de maximiser vos chances de succès.

Nous examinerons également des exemples d’e-mails d’introduction professionnelle que vous pourrez utiliser ou adapter selon vos besoins.

L’importance d’envoyer un e-mail d’introduction

Il est toujours poli de se présenter lorsqu’on prend contact avec quelqu’un pour la première fois.

Même si vous avez déjà rencontré la personne lors d’un événement ou d’une conférence, un message d’accueil peut servir de rappel. Un e-mail d’introduction permet d’entamer une relation sur de bonnes bases et de donner le ton pour les échanges futurs.

Il est donc important de prendre le temps de rédiger un e-mail d’introduction à la fois courtois et professionnel. Vous mettrez ainsi toutes les chances de votre côté pour avoir un impact positif et établir une bonne relation avec le destinataire dès le départ.

Comment intituler un e-mail d’introduction

Lors de l’envoi d’un e-mail d’introduction, un objet accrocheur permettra à votre message de se démarquer parmi les nombreux e-mails reçus chaque jour. Un bon objet doit être bref et aller droit au but, tout en donnant une idée du contenu de l’e-mail.

Incluez brièvement qui vous êtes et pourquoi vous contactez la personne, sans trop en dire. Cela aidera le destinataire à comprendre l’objet du message et, si l’objet est bien rédigé, à l’ouvrir.

Indiquez par exemple :

• votre nom
• votre poste
• l’entreprise pour laquelle vous travaillez
• et/ou la date et l’heure d’un événement

Ajouter une ou plusieurs de ces informations dans l’objet permettra au destinataire de vous identifier ainsi que le but de votre e-mail avant même de l’ouvrir.

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Exemples d’objets d’e-mail d’introduction

• Présentation – [Votre nom]
• Une chaleureuse introduction de la part de [Votre nom]
• Salutations de [Votre entreprise]
• Votre contact chez [Nom de l’entreprise] : [Votre nom]
• Demande d’information : [Votre nom] de [Votre entreprise]
• Demande de rendez-vous : [Date et heure] avec [Votre nom]
• Une connaissance commune m’a conseillé de vous contacter
• Demande d’appel [Période] pour discuter de [Sujet]

Comment rédiger un e-mail d’introduction

Lorsque vous vous présentez par e-mail, il est important de rester bref et d’aller à l’essentiel. Un message long et décousu peut décourager le destinataire, qui ne vous connaît souvent pas encore.

Commencez par une formule de salutation classique comme ’ Bonjour ‘, ’ Bonsoir ‘, ’ Salutations ‘ ou ’ Salut ‘. Ensuite, indiquez votre nom et la raison de votre message en quelques phrases courtes.

Si c’est la première fois que vous écrivez à la personne, il est également judicieux d’expliquer brièvement comment vous avez obtenu son adresse ou si vous vous connaissez déjà. Par exemple : ’ J’ai eu vos coordonnées par un contact commun ‘, ou ’ J’ai assisté à votre intervention lors de la conférence le mois dernier et je souhaitais vous contacter. ‘

Astuce : Si vous avez des relations communes, mentionnez-le même si ce contact ne vous a pas directement transmis les coordonnées du destinataire. Cela aidera à instaurer un climat de confiance et à faciliter le contact dès le départ.

Si vous écrivez au nom de quelqu’un d’autre, veillez à le préciser dans votre message.

Il est aussi utile d’ajouter quelques informations complémentaires sur vous pour donner du contexte. Pour cela, précisez votre fonction, votre entreprise et/ou votre site web, surtout si cela ne figure pas déjà dans l’objet du message.

Terminez toujours par une formule de politesse telle que ’ Merci pour votre temps ‘, ’ Au plaisir de vous lire ‘ ou ’ Cordialement ‘.

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Que mettre dans un e-mail d’introduction

• salutation brève – ’ Bonjour ‘ ou ’ Cher/Chère ‘, etc.
• votre nom
• l’objet de votre message – pourquoi vous écrivez
• comment vous connaissez le destinataire ou comment vous avez eu son e-mail
• toute relation ou contact commun – personne ou événement
• pour le compte de qui vous écrivez (si applicable)
• informations complémentaires sur vous – poste, entreprise, site web
• un appel à l’action (CTA) – ce que vous souhaitez que le destinataire fasse après lecture
• vos coordonnées – e-mail, téléphone, réseaux sociaux, etc.
• formule de clôture courtoise – par exemple ’ Merci ‘ ou ’ Bien à vous ‘, suivie de votre nom

Exemples d’e-mails d’introduction

Présentation – [Votre nom]

Une chaleureuse introduction de la part de [Votre nom]

Salutations de [Votre entreprise]

Votre contact chez [Nom de l’entreprise] : [Votre nom]

Demande d’information : [Votre nom] de [Votre entreprise]

Demande de rendez-vous : [date et heure] avec [Votre nom]

Une connaissance commune m’a conseillé de vous contacter

Demande d’appel [période] pour discuter de [sujet de la conversation]

Bonnes pratiques pour un e-mail d’introduction

Voici quelques conseils à suivre lorsque vous contactez quelqu’un dans un cadre professionnel. Ils vous aideront à atteindre votre objectif.

• Utilisez un modèle – même s’il est important de personnaliser chaque e-mail, avoir un message d’introduction type vous fera gagner du temps si vous contactez de nombreux prospects.
• Rédigez un objet clair et concis qui reflète le but de votre e-mail – votre nom, entreprise et/ou une raison brève conviennent (voir la section dédiée ci-dessus sur les objets d’e-mail d’introduction).
• Commencez par une salutation courtoise – s’adresser au destinataire par son nom est toujours apprécié pour débuter une relation professionnelle.
• Présentez-vous dans les premières phrases – indiquez votre nom, poste et entreprise (si applicable).
• Expliquez pourquoi vous contactez la personne – mettez en avant ce que votre message peut apporter au destinataire et à ses intérêts professionnels.
• Restez bref et allez à l’essentiel – les longs e-mails sont souvent ignorés ou survolés.
• Soignez l’orthographe et la grammaire – relisez-vous avant d’envoyer votre e-mail.
• Gardez un ton professionnel – qu’il s’agisse d’un contexte formel ou d’une approche plus décontractée, veillez à rester professionnel.
• Soyez poli et humble – personne n’aime l’arrogance, essayez donc de montrer que vous souhaitez bâtir une relation plutôt que de simplement chercher une opportunité pour vous ou votre entreprise.
• Si possible, trouvez un point commun – cela peut être un événement, une conférence, ou même un centre d’intérêt non professionnel (sport, musique, livres…).
• Terminez par un appel à l’action – que ce soit pour organiser une rencontre, obtenir une réponse ou simplement un accusé de réception, précisez ce que vous attendez après la lecture.
• Indiquez vos coordonnées – facilitez la prise de contact en incluant votre e-mail, téléphone et/ou liens vers vos réseaux sociaux.
• Terminez par une formule de politesse.

Résumé

L’e-mail d’introduction constitue souvent le premier contact avec un client potentiel, un collaborateur ou un partenaire professionnel. C’est l’étape initiale pour établir une relation professionnelle, il est donc essentiel de réussir ce message pour faire bonne impression.

Suivre les conseils et exemples présentés dans cet article vous aidera à écrire un e-mail d’introduction professionnel qui se démarquera dans la boîte de réception, instaurera le respect et aura de bonnes chances d’atteindre son objectif.

Prenez le temps de créer un bon modèle d’e-mail de présentation à réutiliser pour de futures relations professionnelles : vous aurez ainsi une longueur d’avance sur la concurrence.