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Comment commencer un courriel (Conseils + modèles)

Avec plus de 300 milliards d’emails envoyés et reçus chaque jour, l’email est un moyen de communication essentiel. Trouver comment commencer un courriel d’affaires de façon professionnelle – surtout lorsque vous écrivez à quelqu’un que vous ne connaissez pas – peut être un défi pour les spécialistes du marketing, les vendeurs et les représentants du service à la clientèle.

En fait, la façon dont vous commencez votre email peut faire la différence entre votre destinataire qui ferme l’email tout de suite (et le supprime) ou qui continue à lire. L’article suivant fournit quelques conseils sur la façon de commencer un courriel ainsi que certaines des salutations et des amorces de courriel les plus courantes que vous pouvez utiliser dans votre correspondance professionnelle.

email histoire de chèvre

Ce qu’il faut inclure au début de vos courriels

1. Salutation ou accueil

Commencez par une formule de salutation appropriée, en fonction du degré de formalité dont vous avez besoin. Indiquez toujours le nom du destinataire (si vous le connaissez) pour rendre la salutation plus personnelle. Enfin, vérifiez que vous avez correctement orthographié le nom du destinataire. Notre conseil de pro ? Copiez et collez leur nom tel qu’il a été vu dans des courriels précédents, des signatures de courriel ou des sites Web pour vous assurer que vous ne faites pas de faute de frappe.

2. Introduction et raison de la rédaction (si nécessaire)

Lorsque vous écrivez à quelqu’un pour la première fois, présentez-vous et incluez une phrase concise sur l’objectif de votre courriel. Cette phrase peut déterminer si le destinataire va lire votre courriel ou l’ignorer, alors assurez-vous que votre objectif est clair et convaincant.

Si vous avez des amis, des collègues ou des connaissances en commun, mentionnez-les car cela peut augmenter vos chances d’obtenir une réponse. Par exemple, vous pourriez faire un name drop subtil comme ceci : “Bonjour [Nom], j’ai croisé notre ami commun Richard (de [Entreprise]) ce week-end et il m’a dit que vous aviez besoin d’un nouvel outil de help desk, car votre fournisseur actuel ne fait plus le poids…”
.

3. Une phrase d’ouverture/des vœux (facultatif)

Si vous n’avez pas écrit au destinataire depuis longtemps ou si vous avez une relation occasionnelle avec lui, il serait approprié d’inclure une note rapide et positive comme “J’espère que vous allez bien” Cela peut donner le bon ton pour le reste de votre courriel.

Sinon, si le destinataire a partagé quelques mises à jour sur LinkedIn ou d’autres médias sociaux, n’hésitez pas à le féliciter pour ses dernières réalisations (tant personnelles que professionnelles). Vous pourriez dire quelque chose comme “Félicitations pour votre promotion” ou “Félicitations, c’est excitant de voir [l’entreprise du destinataire] acquérir un client aussi important que [l’entreprise]”
.

4. Une ligne de remerciement (facultative)

En fonction du contexte, vous pouvez ajouter une courte ligne de ” remerciement ” à votre correspondance électronique. Par exemple, si votre prospect/client vous a contacté pour une demande de renseignements, “Thank you for reaching out” ou “Thank you for contacting [Company]” est incontournable. Cependant, chaque fois que vous mettez une note de remerciement, il est important de la personnaliser, car les notes de remerciement standard (comme celles mentionnées ci-dessus) sont un peu trop génériques et peuvent paraître froides ou distantes.

En ajoutant simplement un nom avant votre ligne de remerciement, le message semble plus chaleureux et invitant. Voici un exemple : “Emily, merci beaucoup d’avoir contacté [Entreprise] et d’avoir soulevé cette question. Vous avez tout à fait raison…”
.

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Exemples et modèles pour commencer un courriel

Messages d’accueil professionnels par courriel

“Bonjour [Nom]” est probablement la salutation de courriel la plus courante et la plus utilisée dans le monde des affaires. Cette salutation est généralement recommandée pour les styles de communication semi-formels et informels. Si vous souhaitez être légèrement plus formel, “Bonjour” peut être remplacé par “Salut.”

“Cher [nom]” est également approprié pour les communications formelles et informelles. Pour vous faciliter la tâche, nous avons préparé toute une liste d’autres salutations génériques parmi lesquelles vous pouvez choisir pour commencer votre courriel professionnel. Consultez-les :


Lorsque vous écrivez à un ou deux destinataires :

Cher [Nom],Cher [Nom] et [Nom],Bonjour [Nom],Salut[Nom],[Nom],Hey [Nom],


Lorsque vous écrivez à trois destinataires ou plus :

Bonjour tout le monde,
[Nom du groupe ou de l’équipe],
Bonjour l’équipe,
Bonjour tout le monde,
Bonjour là-bas,
Bonjour,
Bon après-midi,
Bon soir,


Lorsque vous n’êtes pas sûr du nom du destinataire :

Cher Monsieur,
Cher Madame,
Hi,
Bonjour,
Vœux,
Chère directrice du recrutement,
Chère équipe de recrutement,


Phrases d’ouverture générales des e-mails


Après la salutation, vous pouvez inclure une courte phrase d’ouverture pour donner le coup d’envoi de votre courriel. Cependant, il est préférable d’éviter des phrases comme celles-ci si vous écrivez un email formel ou si vous envoyez un email à froid à un client potentiel, car elles peuvent paraître trop amicales. Voici quelques-uns des exemples les plus courants d’ouvreurs d’email :


Hope this email finds you well.
I trust you are doing well.
How’s it going at [Company name]?
It’s great to hear from you.
I’m pleased to hear that…
I hope you enjoyed your weekend.
Hope you’re enjoying your holiday.
I hope you had a great trip.
I hope you’re doing well.
Hope you’re feeling great!
I hope you’re having a great week.
I hope you’re having a wonderful day.
I hope you enjoyed the event.
I hope you enjoyed your vacation.
I’m reaching out about…
I’m wanted to ask about…
I just wanted to send you a brief note about …
Congratulations on [recent accomplishment].
How did [recent project/ event] turn out?
I loved your recent [article/social media post].

ouverture d'email

Phrases d’ouverture des courriels de suivi


Si vous n’êtes pas sûr de ce que vous devez écrire au début de votre courriel de suivi, pensez à inclure l’une des phrases d’ouverture de courriel suivantes qui peuvent briser la glace :


As we discussed in our phone call …
As we discussed at our meeting …
As promised, here’s …
I’m checking in on …
Just checking in to make sure that …
Following up on our meeting …
I am writing to follow up on…
I’m getting back to you about…
This is just a quick note to…
This is just a quick reminder…
I wanted to let you know that…
Can you please give me an update on …
I’m writing to remind you about…
It was great to meet you at [event].
It was great talking to you last week.
I’m glad we had a chance to chat at the [event].
It was a pleasure to meet you yesterday.

Phrases d’ouverture des e-mails de réponse


Lorsque vous répondez à un client ou à un prospect, une courte ligne de “Merci” est appropriée dans de nombreux cas. Si vous ne savez pas comment intégrer un “Merci” ou si vous avez besoin de plus d’inspiration, consultez quelques-unes de nos alternatives :


Thanks for getting in touch.
Thank you for your message.
Thank you for letting me know.
Thank you for the update.
Thank you for the heads up.
Thanks for keeping me in the loop.
Thanks for the quick response.
Thank you for taking the time to [write to us/give us your feedback].
Thank you so much for getting back to me.
Thanks for getting back to me so quickly.
Thanks for your feedback on …
I’m sorry it took me so long to get back to you.
I apologize for the late response.
I’m sorry it’s been so long since my last email.
Sorry for my late reply.
Could you please clarify [something]?
Could you explain what you mean by [something]?
Could you give us some more details on…?

Comment commencer un courriel de vente à froid


Lorsque vous écrivez un email froid à un prospect, le premier paragraphe va déterminer si votre prospect trouvera que votre message vaut la peine d’être lu, il est donc important d’impressionner et de se démarquer. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez inclure dans votre paragraphe d’introduction :

“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”

“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”

“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”

“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”

“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”

Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles d’e-mails de vente à froid.

Comment lancer un courriel de suivi des ventes


Le suivi d’un prospect, surtout s’il n’a pas répondu à votre ou vos messages précédents, peut être délicat. Si c’est le cas, essayez l’une de ces phrases d’ouverture d’email efficaces… elles pourraient vous être utiles !

“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”

“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”

“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”

“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”

“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”

Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles d’e-mails de suivi des ventes.

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Comment créer un courriel de bienvenue après achat ou pour le client ?


Chaque fois qu’une personne achète votre produit ou s’inscrit à votre service, vous devez la remercier ou lui souhaiter la bienvenue dans la ” famille ” pour que votre relation démarre sur les chapeaux de roue. La meilleure façon de le faire est d’écrire un courriel de bienvenue qui comprend un mot de remerciement, une courte introduction et toute information utile.

“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”

“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”

“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”

“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”

“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”

N’hésitez pas à consulter d’autres modèles d’emails post-achat et modèles d’emails de bienvenue.

Comment lancer un courriel de service à la clientèle


Presque tous les e-mails du service client doivent commencer par une note de remerciement, qu’il s’agisse de répondre à une simple demande du service client ou de répondre à une plainte d’un client. Voici à quoi cela peut ressembler :


“Thanks for reaching out! I’d be more than happy to help you.”

“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”

“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”

“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”

“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”

Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles de service à la clientèle.


Comment lancer un courriel d’excuses pour un client

Lorsque vous répondez à des clients en colère ou mécontents, veillez à faire preuve d’empathie et à présenter des excuses au nom de votre entreprise. Voici comment vous pouvez le faire :


“Thanks so much for reaching out about order #[number]. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.”

“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”

“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”

“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”

“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”

exemple de courriel d'excuses
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Peter Komornik, PDG
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Résumé

Le début de votre message professionnel (le message d’accueil, la ligne d’ouverture et la première phrase) est la première chose que le destinataire voit lorsqu’il ouvre votre message. En commençant votre message de manière professionnelle, vous avez plus de chances de créer une impression positive sur lui. La formule de salutation que vous utilisez et les premières phrases que vous choisissez pour le début de vos e-mails professionnels dépendront de votre public et du contexte de votre communication. Utilisez les salutations et les phrases d’ouverture d’e-mail mentionnées ci-dessus pour vous guider lorsque vous ne savez pas comment commencer votre prochain e-mail à un client ou à un prospect.


N’oubliez pas de vérifier que vos messages ne contiennent pas de fautes d’orthographe ou de grammaire, et veillez à toujours orthographier correctement le nom du destinataire. Notre dernier conseil est de faire court, car personne n’a envie de lire de longs messages. Allez droit au but en utilisant le bon ton de voix et le tour est joué.

Questions fréquemment posées

Pourquoi la façon dont vous commencez vos courriels est-elle importante ?

En commençant votre courriel de manière professionnelle, vous avez plus de chances de créer une première impression positive sur le destinataire. Lorsque vous écrivez à quelqu’un pour la première fois, cette impression est cruciale car elle peut encourager votre public à non seulement lire votre message mais aussi à y répondre.

Quelles salutations par courriel dois-je éviter ?

Les expressions comme “Salut [Pseudo]” et “Hé [Nom] !” sont trop décontractées et ne doivent être utilisées que si vous avez déjà échangé des courriels et si vous avez une bonne relation avec le destinataire. D’autre part, “À qui de droit” et “Cher Monsieur ou Madame” sont considérés comme trop formels et un peu dépassés, ils ne devraient donc être utilisés que dans les communications officielles ou lorsque vous ne connaissez pas le nom exact des personnes à qui vous écrivez.”

Faut-il commencer un courriel de manière formelle ou décontractée ?

Commencer un courriel de manière décontractée et personnalisée est généralement plus engageant, mais écrire dans un style trop informel et détendu peut en fait rebuter votre public. Si vous n’êtes pas sûr du ton à adopter, le plus sûr est d’être un peu plus formel plutôt que trop décontracté et amical. Si nécessaire, vous pouvez toujours adapter votre ton en fonction de la réponse que vous recevez de votre destinataire.

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