Comment commencer un courriel (Conseils + modèles)

Avec plus de 300 milliards d’emails envoyés et reçus chaque jour, l’email est un moyen de communication essentiel. Trouver comment commencer un courriel d’affaires de façon professionnelle – surtout lorsque vous écrivez à quelqu’un que vous ne connaissez pas – peut être un défi pour les spécialistes du marketing, les vendeurs et les représentants du service à la clientèle.

En fait, la façon dont vous commencez votre email peut faire la différence entre votre destinataire qui ferme l’email tout de suite (et le supprime) ou qui continue à lire. L’article suivant fournit quelques conseils sur la façon de commencer un courriel ainsi que certaines des salutations et des amorces de courriel les plus courantes que vous pouvez utiliser dans votre correspondance professionnelle.

Ce qu’il faut inclure au début de vos courriels

1. Salutation ou accueil

Commencez par une formule de salutation appropriée, en fonction du degré de formalité dont vous avez besoin. Indiquez toujours le nom du destinataire (si vous le connaissez) pour rendre la salutation plus personnelle. Enfin, vérifiez que vous avez correctement orthographié le nom du destinataire. Notre conseil de pro ? Copiez et collez leur nom tel qu’il a été vu dans des courriels précédents, des signatures de courriel ou des sites Web pour vous assurer que vous ne faites pas de faute de frappe.

2. Introduction et raison de la rédaction (si nécessaire)

Lorsque vous écrivez à quelqu’un pour la première fois, présentez-vous et incluez une phrase concise sur l’objectif de votre courriel. Cette phrase peut déterminer si le destinataire va lire votre courriel ou l’ignorer, alors assurez-vous que votre objectif est clair et convaincant.

Si vous avez des amis, des collègues ou des connaissances en commun, mentionnez-les car cela peut augmenter vos chances d’obtenir une réponse. Par exemple, vous pourriez faire un name drop subtil comme ceci : “Bonjour [Nom], j’ai croisé notre ami commun Richard (de [Entreprise]) ce week-end et il m’a dit que vous aviez besoin d’un nouvel outil de help desk, car votre fournisseur actuel ne fait plus le poids…”
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3. Une phrase d’ouverture/des vœux (facultatif)

Si vous n’avez pas écrit au destinataire depuis longtemps ou si vous avez une relation occasionnelle avec lui, il serait approprié d’inclure une note rapide et positive comme “J’espère que vous allez bien” Cela peut donner le bon ton pour le reste de votre courriel.

Sinon, si le destinataire a partagé quelques mises à jour sur LinkedIn ou d’autres médias sociaux, n’hésitez pas à le féliciter pour ses dernières réalisations (tant personnelles que professionnelles). Vous pourriez dire quelque chose comme “Félicitations pour votre promotion” ou “Félicitations, c’est excitant de voir [l’entreprise du destinataire] acquérir un client aussi important que [l’entreprise]”
.

4. Une ligne de remerciement (facultative)

En fonction du contexte, vous pouvez ajouter une courte ligne de ” remerciement ” à votre correspondance électronique. Par exemple, si votre prospect/client vous a contacté pour une demande de renseignements, “Thank you for reaching out” ou “Thank you for contacting [Company]” est incontournable. Cependant, chaque fois que vous mettez une note de remerciement, il est important de la personnaliser, car les notes de remerciement standard (comme celles mentionnées ci-dessus) sont un peu trop génériques et peuvent paraître froides ou distantes.

En ajoutant simplement un nom avant votre ligne de remerciement, le message semble plus chaleureux et invitant. Voici un exemple : “Emily, merci beaucoup d’avoir contacté [Entreprise] et d’avoir soulevé cette question. Vous avez tout à fait raison…”
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Exemples et modèles pour commencer un courriel

Messages d’accueil professionnels par courriel

“Bonjour [Nom]” est probablement la salutation de courriel la plus courante et la plus utilisée dans le monde des affaires. Cette salutation est généralement recommandée pour les styles de communication semi-formels et informels. Si vous souhaitez être légèrement plus formel, “Bonjour” peut être remplacé par “Salut.”

“Cher [nom]” est également approprié pour les communications formelles et informelles. Pour vous faciliter la tâche, nous avons préparé toute une liste d’autres salutations génériques parmi lesquelles vous pouvez choisir pour commencer votre courriel professionnel. Consultez-les :

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Phrases d’ouverture générales des e-mails

Après la salutation, vous pouvez inclure une courte phrase d’ouverture pour donner le coup d’envoi de votre courriel. Cependant, il est préférable d’éviter des phrases comme celles-ci si vous écrivez un email formel ou si vous envoyez un email à froid à un client potentiel, car elles peuvent paraître trop amicales. Voici quelques-uns des exemples les plus courants d’ouvreurs d’email :

Phrases d’ouverture des courriels de suivi

Si vous n’êtes pas sûr de ce que vous devez écrire au début de votre courriel de suivi, pensez à inclure l’une des phrases d’ouverture de courriel suivantes qui peuvent briser la glace :

Phrases d’ouverture des e-mails de réponse

Lorsque vous répondez à un client ou à un prospect, une courte ligne de “Merci” est appropriée dans de nombreux cas. Si vous ne savez pas comment intégrer un “Merci” ou si vous avez besoin de plus d’inspiration, consultez quelques-unes de nos alternatives :

Comment commencer un courriel de vente à froid

Lorsque vous écrivez un email froid à un prospect, le premier paragraphe va déterminer si votre prospect trouvera que votre message vaut la peine d’être lu, il est donc important d’impressionner et de se démarquer. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez inclure dans votre paragraphe d’introduction :

Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles d’e-mails de vente à froid.

Comment lancer un courriel de suivi des ventes

Le suivi d’un prospect, surtout s’il n’a pas répondu à votre ou vos messages précédents, peut être délicat. Si c’est le cas, essayez l’une de ces phrases d’ouverture d’email efficaces… elles pourraient vous être utiles !

Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles d’e-mails de suivi des ventes.

Comment créer un courriel de bienvenue après achat ou pour le client ?

Chaque fois qu’une personne achète votre produit ou s’inscrit à votre service, vous devez la remercier ou lui souhaiter la bienvenue dans la ” famille ” pour que votre relation démarre sur les chapeaux de roue. La meilleure façon de le faire est d’écrire un courriel de bienvenue qui comprend un mot de remerciement, une courte introduction et toute information utile.

N’hésitez pas à consulter d’autres modèles d’emails post-achat et modèles d’emails de bienvenue.

Comment lancer un courriel de service à la clientèle

Presque tous les e-mails du service client doivent commencer par une note de remerciement, qu’il s’agisse de répondre à une simple demande du service client ou de répondre à une plainte d’un client. Voici à quoi cela peut ressembler :

Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles de service à la clientèle.

Comment lancer un courriel d’excuses pour un client

Lorsque vous répondez à des clients en colère ou mécontents, veillez à faire preuve d’empathie et à présenter des excuses au nom de votre entreprise. Voici comment vous pouvez le faire :

Résumé

Le début de votre message professionnel (le message d’accueil, la ligne d’ouverture et la première phrase) est la première chose que le destinataire voit lorsqu’il ouvre votre message. En commençant votre message de manière professionnelle, vous avez plus de chances de créer une impression positive sur lui. La formule de salutation que vous utilisez et les premières phrases que vous choisissez pour le début de vos e-mails professionnels dépendront de votre public et du contexte de votre communication. Utilisez les salutations et les phrases d’ouverture d’e-mail mentionnées ci-dessus pour vous guider lorsque vous ne savez pas comment commencer votre prochain e-mail à un client ou à un prospect.

N’oubliez pas de vérifier que vos messages ne contiennent pas de fautes d’orthographe ou de grammaire, et veillez à toujours orthographier correctement le nom du destinataire. Notre dernier conseil est de faire court, car personne n’a envie de lire de longs messages. Allez droit au but en utilisant le bon ton de voix et le tour est joué.

Questions fréquemment posées

Pourquoi la façon dont vous commencez vos courriels est-elle importante ?

En commençant votre courriel de manière professionnelle, vous avez plus de chances de créer une première impression positive sur le destinataire. Lorsque vous écrivez à quelqu’un pour la première fois, cette impression est cruciale car elle peut encourager votre public à non seulement lire votre message mais aussi à y répondre.

Quelles salutations par courriel dois-je éviter ?

Les expressions comme “Salut [Pseudo]” et “Hé [Nom] !” sont trop décontractées et ne doivent être utilisées que si vous avez déjà échangé des courriels et si vous avez une bonne relation avec le destinataire. D’autre part, “À qui de droit” et “Cher Monsieur ou Madame” sont considérés comme trop formels et un peu dépassés, ils ne devraient donc être utilisés que dans les communications officielles ou lorsque vous ne connaissez pas le nom exact des personnes à qui vous écrivez.”

Faut-il commencer un courriel de manière formelle ou décontractée ?

Commencer un courriel de manière décontractée et personnalisée est généralement plus engageant, mais écrire dans un style trop informel et détendu peut en fait rebuter votre public. Si vous n’êtes pas sûr du ton à adopter, le plus sûr est d’être un peu plus formel plutôt que trop décontracté et amical. Si nécessaire, vous pouvez toujours adapter votre ton en fonction de la réponse que vous recevez de votre destinataire.

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