Comment commencer un courriel (Conseils + modèles)

Avec plus de 300 milliards d’emails envoyés et reçus chaque jour, l’email est un moyen de communication essentiel. Trouver comment commencer un courriel d’affaires de façon professionnelle – surtout lorsque vous écrivez à quelqu’un que vous ne connaissez pas – peut être un défi pour les spécialistes du marketing, les vendeurs et les représentants du service à la clientèle.

En fait, la façon dont vous commencez votre email peut faire la différence entre votre destinataire qui ferme l’email tout de suite (et le supprime) ou qui continue à lire. L’article suivant fournit quelques conseils sur la façon de commencer un courriel ainsi que certaines des salutations et des amorces de courriel les plus courantes que vous pouvez utiliser dans votre correspondance professionnelle.

Ce qu’il faut inclure au début de vos courriels

1. Salutation ou accueil

Commencez par une formule de salutation appropriée, en fonction du degré de formalité dont vous avez besoin. Indiquez toujours le nom du destinataire (si vous le connaissez) pour rendre la salutation plus personnelle. Enfin, vérifiez que vous avez correctement orthographié le nom du destinataire. Notre conseil de pro ? Copiez et collez leur nom tel qu’il a été vu dans des courriels précédents, des signatures de courriel ou des sites Web pour vous assurer que vous ne faites pas de faute de frappe.

2. Introduction et raison de la rédaction (si nécessaire)

Lorsque vous écrivez à quelqu’un pour la première fois, présentez-vous et incluez une phrase concise sur l’objectif de votre courriel. Cette phrase peut déterminer si le destinataire va lire votre courriel ou l’ignorer, alors assurez-vous que votre objectif est clair et convaincant.

Si vous avez des amis, des collègues ou des connaissances en commun, mentionnez-les car cela peut augmenter vos chances d’obtenir une réponse. Par exemple, vous pourriez faire un name drop subtil comme ceci : “Bonjour [Nom], j’ai croisé notre ami commun Richard (de [Entreprise]) ce week-end et il m’a dit que vous aviez besoin d’un nouvel outil de help desk, car votre fournisseur actuel ne fait plus le poids…”.

3. Une phrase d’ouverture/des vœux (facultatif)

Si vous n’avez pas écrit au destinataire depuis longtemps ou si vous avez une relation occasionnelle avec lui, il serait approprié d’inclure une note rapide et positive comme “J’espère que vous allez bien” Cela peut donner le bon ton pour le reste de votre courriel.

Sinon, si le destinataire a partagé quelques mises à jour sur LinkedIn ou d’autres médias sociaux, n’hésitez pas à le féliciter pour ses dernières réalisations (tant personnelles que professionnelles). Vous pourriez dire quelque chose comme “Félicitations pour votre promotion” ou “Félicitations, c’est excitant de voir [l’entreprise du destinataire] acquérir un client aussi important que [l’entreprise]” .

4. Une ligne de remerciement (facultative)

En fonction du contexte, vous pouvez ajouter une courte ligne de ” remerciement ” à votre correspondance électronique. Par exemple, si votre prospect/client vous a contacté pour une demande de renseignements, “Thank you for reaching out” ou “Thank you for contacting [Company]” est incontournable. Cependant, chaque fois que vous mettez une note de remerciement, il est important de la personnaliser, car les notes de remerciement standard (comme celles mentionnées ci-dessus) sont un peu trop génériques et peuvent paraître froides ou distantes.

En ajoutant simplement un nom avant votre ligne de remerciement, le message semble plus chaleureux et invitant. Voici un exemple : “Emily, merci beaucoup d’avoir contacté [Entreprise] et d’avoir soulevé cette question. Vous avez tout à fait raison…”
.

Exemples et modèles pour commencer un courriel

Messages d’accueil professionnels par courriel

“Bonjour [Nom]” est probablement la salutation de courriel la plus courante et la plus utilisée dans le monde des affaires. Cette salutation est généralement recommandée pour les styles de communication semi-formels et informels. Si vous souhaitez être légèrement plus formel, “Bonjour” peut être remplacé par “Salut.”

“Cher [nom]” est également approprié pour les communications formelles et informelles. Pour vous faciliter la tâche, nous avons préparé toute une liste d’autres salutations génériques parmi lesquelles vous pouvez choisir pour commencer votre courriel professionnel. Consultez-les :

Phrases d’ouverture générales des e-mails

Après la salutation, vous pouvez inclure une courte phrase d’ouverture pour donner le coup d’envoi de votre courriel. Cependant, il est préférable d’éviter des phrases comme celles-ci si vous écrivez un email formel ou si vous envoyez un email à froid à un client potentiel, car elles peuvent paraître trop amicales. Voici quelques-uns des exemples les plus courants d’ouvreurs d’email :

Phrases d’ouverture des courriels de suivi

Si vous n’êtes pas sûr de ce que vous devez écrire au début de votre courriel de suivi, pensez à inclure l’une des phrases d’ouverture de courriel suivantes qui peuvent briser la glace :

Phrases d’ouverture des e-mails de réponse

Lorsque vous répondez à un client ou à un prospect, une courte ligne de “Merci” est appropriée dans de nombreux cas. Si vous ne savez pas comment intégrer un “Merci” ou si vous avez besoin de plus d’inspiration, consultez quelques-unes de nos alternatives :

Comment commencer un courriel de vente à froid

Lorsque vous écrivez un email froid à un prospect, le premier paragraphe va déterminer si votre prospect trouvera que votre message vaut la peine d’être lu, il est donc important d’impressionner et de se démarquer. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez inclure dans votre paragraphe d’introduction :

Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles d’e-mails de vente à froid.

Comment lancer un courriel de suivi des ventes

Le suivi d’un prospect, surtout s’il n’a pas répondu à votre ou vos messages précédents, peut être délicat. Si c’est le cas, essayez l’une de ces phrases d’ouverture d’email efficaces… elles pourraient vous être utiles !

Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles d’e-mails de suivi des ventes.

Comment créer un courriel de bienvenue après achat ou pour le client ?

Chaque fois qu’une personne achète votre produit ou s’inscrit à votre service, vous devez la remercier ou lui souhaiter la bienvenue dans la ” famille ” pour que votre relation démarre sur les chapeaux de roue. La meilleure façon de le faire est d’écrire un courriel de bienvenue qui comprend un mot de remerciement, une courte introduction et toute information utile.

N’hésitez pas à consulter d’autres modèles d’emails post-achat et modèles d’emails de bienvenue.

Comment lancer un courriel de service à la clientèle

Presque tous les e-mails du service client doivent commencer par une note de remerciement, qu’il s’agisse de répondre à une simple demande du service client ou de répondre à une plainte d’un client. Voici à quoi cela peut ressembler :

Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles de service à la clientèle.

Comment lancer un courriel d’excuses pour un client

Lorsque vous répondez à des clients en colère ou mécontents, veillez à faire preuve d’empathie et à présenter des excuses au nom de votre entreprise. Voici comment vous pouvez le faire :

LiveAgent allie un excellent chat en direct, un logiciel de ticketing et l'automatisation qui nous permettent de fournir un excellent service client à nos clients.

Regardez comment rédiger des e-mails en anglais – formel, semi-formel ou informel

Writing Emails In English - Formal, Semi-Formal or Informal? | Derek Callan - English for ProfessionalsP0Y0M0DT0H0M673S

Derek Callan - English for ProfessionalsOctober 14, 2024

hi everybody and welcome back to english.
for professionals i'm derek and i'm here.
with another short lesson for you busy.
people in this business english emails.
lesson i'm going to show you the.
differences between formal.
semi-formal and informal emails.
[Music].
before we get started if you need.
english for work and you're interested.
in short lessons to help you with your.
business english then subscribe to my.
channel now hit the red button and don't.
forget to click on the little bell that.
way you'll be notified every time i.
upload a new lesson and now.
let's get started.
we're going to do three things in this.
lesson.
first of all we'll talk about the.
different kinds of people we write.
emails to and we'll categorize them into.
formal semi-formal and informal after.
that i'll show you example emails in.
each style and at the end of the lesson.
i'll show you lots of extra example.
phrases in each style.
let's start with formal emails we.
usually use a formal style when we write.
to new customers suppliers and business.
partners and also to people who are in.
higher positions managers bosses and.
directors.
we usually use a semi-formal style with.
colleagues we know but not very well and.
also with existing customers suppliers.
and business partners.
we use an informal style when we write.
to friends and family and also to.
colleagues or business partners we know.
very well and work with on a regular.
basis.
the most common style to use in business.
is the semi-formal style but of course.
there are exceptions.
for example it's quite possible that we.
could use an informal style to write to.
a customer or a supplier but only if we.
know that person very well and if we.
have a good and long relationship with.
them and one more thing the style you.
use also depends on the culture in your.
company as well as the business culture.
in the countries you work within so you.
need to be aware of those factors.
and now it's time to look at some.
examples we'll start with the formal.
style and the email we're going to look.
at is a follow-up email after a formal.
business meeting with a potential new.
business partner.
we start with a formal greeting dear.
miss amir.
first of all i would like to thank you.
for the productive meeting on monday it.
was lovely to meet you and learn more.
about your business here we have formal.
phrases like i would like to and it was.
lovely to meet you.
as discussed in the meeting i am sending.
you the additional information about.
that you requested i have attached a.
document with all of the details and.
here we have more examples of very.
formal phrases as discussed in the.
meeting.
that you requested and so on if you.
require any further information please.
do not hesitate to contact me again a.
typical formal style.
i look forward to our next meeting on.
january 10th.
best regards derek callum.
i look forward to and best regards our.
typical phrases we use to close a formal.
email.
so there we have the formal style now.
let's compare that one to a semi-formal.
version of the same kind of email.
in this case it's a follow-up email.
after a less formal meeting with a.
potential new business partner and as.
you'll see in a moment we're already.
using first names.
dear nidra first of all i just wanted to.
say thanks for the productive meeting on.
monday it was great to meet you and find.
out more about your business so here you.
can already see a big difference first.
of all first names so imagine that first.
meeting was less formal and by the end.
of the meeting we were using first names.
also in that first line we don't have.
the i would like to we have i just.
wanted to say.
and also rather than saying it was.
lovely to meet you and learn more about.
your business we have the less formal it.
was great to meet you and find out more.
about your business.
i've attached a document with the extra.
information about.
that you asked for here we see more.
examples of a less formal style instead.
of i have attached we use the short form.
i've attached we don't use words like.
additional information or that you.
requested we use less formal style extra.
information.
that you asked for.
and now let's look at the last part of.
the email please let me know if you need.
any more information looking forward to.
our next meeting on january 10th regards.
derek so again much less formal.
please let me know instead of the very.
formal please do not hesitate to contact.
me if you need any more information.
instead of if you require any further.
information and also in the closing part.
looking forward to instead of i look.
forward to.
and then we have regards which is.
slightly less formal than best regards.
so there we can see the differences.
between the very formal and the.
semi-formal.
and as i said before the semi-formal is.
the one we use most often in business.
correspondence but of course as i said.
earlier it always depends on who you're.
writing to company culture the business.
culture those are things you need to be.
aware of.
now let's take a look at the comparison.
between the semi-formal and the informal.
style.
this time we have another follow-up.
email but it's after a very informal.
meeting with a colleague you know very.
well.
hi tom just a quick mail to say thanks.
for the meeting on monday and to send on.
that extra info you asked for.
see attachment.
the first difference we can see here is.
in the greeting hi tom hi is less formal.
than.
deer and then also in the start of that.
first sentence just a quick mail to say.
this is a typical way to start an.
informal email.
when you're giving someone information.
and then we also have phrases like to.
send on that extra info very informal.
let's continue if you need anything else.
just get in touch so again very formal.
expression here just get in touch.
see you at the next meeting cheers derek.
so typical way to end an informal email.
see you at the next meeting.
cheers cheers can mean goodbye it can.
also mean thank you this is just one.
possibility if you want to see more ways.
to end an informal email check out my.
other lesson.
17 ways to end an email.
now it's time for the last part of the.
lesson where i show you more examples of.
typical email phrases for formal.
semi-formal and informal emails.
let's start with friendly openings it's.
often a good idea to use one of these.
after you're greeting and before you say.
why you are writing.
i hope everything is going well.
semi-formal.
i hope all's well.
and in the informal version.
hope all's well or nothing we don't.
always need to include a friendly.
opening especially to people who we are.
writing to on a daily basis or who we.
write to.
very often.
and now an example for saying why you.
are writing.
i am writing to update you on.
semi-formal i just wanted to update you.
on.
and in the informal version.
just wanted to keep you in the loop on.
keep you in the loop is a very informal.
phrase which means to keep somebody.
informed about the latest information.
about something.
requests.
formal style.
would it be possible too.
semi-formal.
is there any chance you can.
and the informal can you.
making arrangements.
i was wondering if you would be.
available for a meeting next.
semi-formal would you be available for a.
meeting next.
and informal.
can we meet next.
confirming arrangements i would like to.
confirm our meeting.
just want to confirm our meeting.
i'll be there.
giving information i am afraid i will.
not be able to.
i'm afraid i won't be able to.
and sorry but i won't make it to.
and one more example closing line.
referring to next contact.
i look forward to hearing from you soon.
looking forward to hearing from you soon.
and.
talk to you soon.
so that brings us to the end of another.
short lesson i hope you liked it and i.
hope you found it helpful don't forget.
to check out all of my other email.
lessons here on youtube.
i'll leave a link in the description if.
you did like the lesson hit the like.
button and share with your friends and.
colleagues subscribe to my channel if.
you haven't done that and don't forget.
to join my email list every two weeks i.
send out my free vocabulary email with.
additional business english words in the.
news and everyday english for you to.
learn the link is also in the.
description below thanks a lot for.
watching and talk to you soon.

Résumé

Le début de votre message professionnel (le message d’accueil, la ligne d’ouverture et la première phrase) est la première chose que le destinataire voit lorsqu’il ouvre votre message. En commençant votre message de manière professionnelle, vous avez plus de chances de créer une impression positive sur lui. La formule de salutation que vous utilisez et les premières phrases que vous choisissez pour le début de vos e-mails professionnels dépendront de votre public et du contexte de votre communication. Utilisez les salutations et les phrases d’ouverture d’e-mail mentionnées ci-dessus pour vous guider lorsque vous ne savez pas comment commencer votre prochain e-mail à un client ou à un prospect.

N’oubliez pas de vérifier que vos messages ne contiennent pas de fautes d’orthographe ou de grammaire, et veillez à toujours orthographier correctement le nom du destinataire. Notre dernier conseil est de faire court, car personne n’a envie de lire de longs messages. Allez droit au but en utilisant le bon ton de voix et le tour est joué.

Articles liés

Domaine e-mail externe

Découvrez le concept de "domaine e-mail externe" avec LiveAgent, un outil révolutionnaire pour améliorer votre service client. Apprenez comment une adresse e-mail associée à votre entreprise renforce la confiance et l'autorisation. Essayez LiveAgent gratuitement pour optimiser votre communication et augmenter la satisfaction client.

Signature de l’Agent (Explained)

Découvrez comment personnaliser la signature de l'agent dans LiveAgent pour ajouter une touche professionnelle à vos interactions client. Améliorez la satisfaction client avec des fonctionnalités avancées et un essai gratuit de 14 jours. Rejoignez notre communauté d'utilisateurs satisfaits et optimisez votre service clientèle dès aujourd'hui !

Check-lists

Découvrez une gamme complète de check-lists sur LiveAgent pour optimiser vos processus métiers, du service client au marketing. Simplifiez vos tâches et atteignez l'excellence opérationnelle avec nos guides détaillés, adaptés à divers secteurs comme les centres d'appels, la conception graphique, et bien plus encore. Visitez notre page pour transformer vos défis en succès.

Chat instantané

Découvrez le chat instantané, un outil de messagerie en temps réel essentiel pour améliorer votre service client. Apprenez à l'installer sur votre site, et explorez ses fonctionnalités avancées, comme les appels vidéo et le partage d'écran. LiveAgent vous offre une solution complète pour booster l'engagement client. Essayez-le gratuitement dès maintenant et propulsez votre service clientèle vers de nouveaux sommets!