Modèles de mail RSVP

La planification d’un événement, qu’il soit en personne ou en ligne, demande beaucoup de temps et d’efforts. Vous devez trouver un lieu (soit un emplacement physique, soit un hôte/une plateforme Internet), trouver des conférenciers et/ou des exposants, établir un programme et créer une stratégie de marketing afin d’atteindre le plus grand nombre de personnes possible, parmi de nombreuses autres tâches. 

Ce dernier point est particulièrement important car il y a une chose dont absolument tous les événements ont besoin pour être réussis, ce sont les invités. Cela signifie qu’il est absolument essentiel d’envoyer un mail d’invitation à un événement bien pensé à votre public afin d’inciter le plus grand nombre de personnes possible à “répondez s’il vous plaît” (RSVP) ou “please respond” pour confirmer leur présence.

Comment créer un mail de confirmation efficace ?

Plusieurs éléments d’un mail d’invitation contribueront à ce qu’il permette d’obtenir des RSVP :

1. Nom de l’expéditeur du mail – si les destinataires ne savent pas de qui provient l’invitation, il est peu probable qu’ils répondent à l’invitation. Définissez donc le nom de l’expéditeur comme celui de l’entreprise ou utilisez un nom personnel et incluez le nom de l’entreprise dans l’objet du mail.
2. Logo d’en-tête – il peut rappeler au lecteur de qui provient le message s’il a oublié le nom de l’expéditeur. En outre, le fait de le mettre en évidence dans vos mails d’invitation peut contribuer à renforcer la notoriété de la marque.
3. Identité de la marque – l’utilisation de couleurs, de polices, d’images et d’un style cohérents (ainsi que du logo d’en-tête) dans toutes vos communications contribuera également à renforcer la notoriété et la confiance, ce qui peut, à son tour, augmenter le retour sur investissement à long terme de vos événements grâce à de nombreuses réponses. 
4. Texte de prévisualisation – utilisez la “ligne de sous-objet” pour attirer l’attention de votre public.
5. Signature en bas de page – Terminez votre mail de confirmation comme il a commencé, avec le nom, le logo et les couleurs de votre marque, ainsi que des liens vers votre site internet et vos profils de réseaux sociaux pour une chance supplémentaire de persuader les destinataires de participer à votre événement.

L’objet des mails de RSVP 

• Rejoignez-nous lors du prochain [entreprise] [conférence/webinaire] !
• Ne manquez pas l’occasion de participer à notre événement [sujet]
• On se voit au [nom de l’événement] le [semaine/mois] prochain ?
• Tout le monde parle des prix [nom]…
• Marquez votre calendrier pour l’événement de team building de [entreprise]
• Vous êtes invités à vous amuser en dehors du travail [matin/après-midi/jour] !

Modèles de mail RSVP

Modèle de mail RSVP 1 – invitation à une conférence/un webinaire

Modèle de mail RSVP 2 – invitation à un événement de remise de prix

Modèle de mail RSVP 3 – invitation à un événement de team building

Modèles de mail RSVP – Foire aux questions 

Quelle doit être la longueur d’un mail de confirmation ?

Comme pour la plupart des mails, les invitations à des événements doivent être courtes et précises afin de maintenir l’attention et l’intérêt du lecteur. Allez droit au but avec les détails importants de l’événement, tels que la date, le lieu et les principaux intervenants/exposants/activités, tout en encourageant les gens à y participer. N’oubliez pas d’inclure l’appel à l’action (CTA) pour effectuer la réservation !

Que doit contenir un mail de RSVP ?

Si le texte des mails d’invitation doit être fonctionnel, comme décrit ci-dessus, il doit également être suffisamment intéressant pour convaincre les destinataires de répondre à votre événement. Le mail doit également contenir des détails sur le lieu et la date de l’événement, tout en décrivant les avantages d’y participer. Pour ce faire, réfléchissez à ce que votre public recherche dans un tel événement. Faites en sorte que l’événement soit suffisamment intéressant pour les convaincre d’y participer, tout en mettant l’accent sur les arguments de vente uniques. Une fois encore, n’oubliez pas le CTA RSVP.

Dois-je utiliser du texte brut pour un mail de confirmation ?

Une image vaut mille mots, surtout lorsqu’il s’agit de décrire des aspects tels que le lieu et l’endroit de ce qui devrait être un événement passionnant. Les médias riches tels que les images et les vidéos sont susceptibles d’encourager les destinataires à répondre à l’invitation plus que tout ce que vous pouvez écrire, d’où la réponse à cette question par un “non” ferme. 

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