Modèles de mail RSVP

La planification d’un événement, qu’il soit en personne ou en ligne, demande beaucoup de temps et d’efforts. Vous devez trouver un lieu (soit un emplacement physique, soit un hôte/une plateforme Internet), trouver des conférenciers et/ou des exposants, établir un programme et créer une stratégie de marketing afin d’atteindre le plus grand nombre de personnes possible, parmi de nombreuses autres tâches. 

Ce dernier point est particulièrement important car il y a une chose dont absolument tous les événements ont besoin pour être réussis, ce sont les invités. Cela signifie qu’il est absolument essentiel d’envoyer un mail d’invitation à un événement bien pensé à votre public afin d’inciter le plus grand nombre de personnes possible à “répondez s’il vous plaît” (RSVP) ou “please respond” pour confirmer leur présence.

 Modèle de mail RSVP pour Salon Biz
Modèle de mail RSVP pour Salon Biz

Comment créer un mail de confirmation efficace ?

Plusieurs éléments d’un mail d’invitation contribueront à ce qu’il permette d’obtenir des RSVP :

  1. Nom de l’expéditeur du mail – si les destinataires ne savent pas de qui provient l’invitation, il est peu probable qu’ils répondent à l’invitation. Définissez donc le nom de l’expéditeur comme celui de l’entreprise ou utilisez un nom personnel et incluez le nom de l’entreprise dans l’objet du mail.
  2. Logo d’en-tête – il peut rappeler au lecteur de qui provient le message s’il a oublié le nom de l’expéditeur. En outre, le fait de le mettre en évidence dans vos mails d’invitation peut contribuer à renforcer la notoriété de la marque.
  3. Identité de la marque – l’utilisation de couleurs, de polices, d’images et d’un style cohérents (ainsi que du logo d’en-tête) dans toutes vos communications contribuera également à renforcer la notoriété et la confiance, ce qui peut, à son tour, augmenter le retour sur investissement à long terme de vos événements grâce à de nombreuses réponses. 
  4. Texte de prévisualisation – utilisez la “ligne de sous-objet” pour attirer l’attention de votre public.
  5. Signature en bas de page – Terminez votre mail de confirmation comme il a commencé, avec le nom, le logo et les couleurs de votre marque, ainsi que des liens vers votre site internet et vos profils de réseaux sociaux pour une chance supplémentaire de persuader les destinataires de participer à votre événement.
Personnalisation des modèles d'e-mail
Personnalisez les modèles de mail RSVP dans LiveAgent.

L’objet des mails de RSVP 

  • Rejoignez-nous lors du prochain [entreprise] [conférence/webinaire] !
  • Ne manquez pas l’occasion de participer à notre événement [sujet]
  • On se voit au [nom de l’événement] le [semaine/mois] prochain ?
  • Tout le monde parle des prix [nom]…
  • Marquez votre calendrier pour l’événement de team building de [entreprise]
  • Vous êtes invités à vous amuser en dehors du travail [matin/après-midi/jour] !

Modèles de mail RSVP

Modèle de mail RSVP 1 – invitation à une conférence/un webinaire


Hi [name],

The next [company] [weekly/monthly/annual] [conference/webinar] will take place on [date].

With a great list of speakers covering a range of [subject]-related topics, we’re sure that this event will be our most rewarding yet.

There will be presentations that you won’t want to miss from:

Speaker 1
Speaker 2
Speaker 3…

For more information, including a full schedule, visit the dedicated [conference/webinar[ website here [link].

Don’t forget to confirm your attendance in advance in order to receive your [event pass/link to video stream]:

[RSVP]

Best wishes,
The [company] team

Modèle de mail RSVP 2 – invitation à un événement de remise de prix


Dear [name],

As a valued [customer/team member], you are hereby cordially invited to celebrate the [name of the ceremony] awards with us at [location] on [date].

You can expect a great evening with [activity] and [food/drink] besides the awards ceremony itself, so it promises to be an exciting event!

There will be awards for multiple categories in the field of [subject], including:

Awards category 1
Awards category 2
Awards category 3…

For more details about the event, including a full list of nominees and categories, visit the event’s website [link].

We hope to see you there! All you need to do is RSVP by clicking on the button below:

[Confirm your attendance]

Kind regards,
[Name] from [company]

Modèle de mail RSVP 3 – invitation à un événement de team building


Hey [name],

The [company] team has been busy planning our [quarterly/bi-annual/annual] team-building with the hope of making this event our most successful so far!

On [date] at [time] all [department] staff are invited to leave their work for [period] to get to know each other better whilst taking part in some fun activities, such as:

Activity 1
Activity 2
Activity 3…

There will be no formal dress code for the day, so feel free to wear casual clothes for a more comfortable [morning/afternoon/day]. If you have any questions, don’t hesitate to get in touch with us.

We look forward to seeing you there! Just RSVP [link] beforehand so we can accommodate the correct number of attendees.

Best, [company] HR staff

Modèles de mail RSVP – Foire aux questions 

Quelle doit être la longueur d’un mail de confirmation ?

Signature avec un stylo

Comme pour la plupart des mails, les invitations à des événements doivent être courtes et précises afin de maintenir l’attention et l’intérêt du lecteur. Allez droit au but avec les détails importants de l’événement, tels que la date, le lieu et les principaux intervenants/exposants/activités, tout en encourageant les gens à y participer. N’oubliez pas d’inclure l’appel à l’action (CTA) pour effectuer la réservation !

Que doit contenir un mail de RSVP ?

Liste de contrôle

Si le texte des mails d’invitation doit être fonctionnel, comme décrit ci-dessus, il doit également être suffisamment intéressant pour convaincre les destinataires de répondre à votre événement. Le mail doit également contenir des détails sur le lieu et la date de l’événement, tout en décrivant les avantages d’y participer. Pour ce faire, réfléchissez à ce que votre public recherche dans un tel événement. Faites en sorte que l’événement soit suffisamment intéressant pour les convaincre d’y participer, tout en mettant l’accent sur les arguments de vente uniques. Une fois encore, n’oubliez pas le CTA RSVP.

Dois-je utiliser du texte brut pour un mail de confirmation ?

Modèles de mail RSVP

Une image vaut mille mots, surtout lorsqu’il s’agit de décrire des aspects tels que le lieu et l’endroit de ce qui devrait être un événement passionnant. Les médias riches tels que les images et les vidéos sont susceptibles d’encourager les destinataires à répondre à l’invitation plus que tout ce que vous pouvez écrire, d’où la réponse à cette question par un “non” ferme. 

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