Modèles de mails pour les webinaires en avant-première

Vous avez donc passé beaucoup de temps à planifier et à organiser un grand webinaire, et tout est en place pour le jour de l’événement. Votre présentation a été préparée et pratiquée, les intervenants ont été organisés, vous avez créé une page d’événement, et l’équipement et le logiciel de streaming ont été testés. Les points les plus importants ont tous été couverts, non ? Faux. Si le meilleur webinaire du monde a lieu mais qu’il n’y a personne pour le regarder, a-t-il vraiment eu lieu ?

En tant que tel, l’un des aspects les plus importants de la préparation d’un webinaire est d’encourager les gens à enregistrer leur présence, puis de s’assurer que le plus grand nombre possible d’entre eux participent effectivement au webinaire lorsqu’il a lieu. Il existe d’innombrables façons de promouvoir vos webinaires, y compris la publicité payante et les messages sur les plateformes de réseaux sociaux. 

Cependant, le marketing par mail reste l’une des solutions publicitaires les plus populaires et les plus rentables. Ainsi, les mails de présentation de webinaires sont l’un des meilleurs moyens de promouvoir votre conférence ou votre exposé en ligne à venir.

Contenu des mails de présentation du webinaire

Avant la tenue de votre webinaire, il est conseillé d’envoyer une série de messages aux personnes figurant dans votre base de données de mails. Commencez par un mail d’invitation, puis un mail de confirmation d’inscription, et terminez par un ou plusieurs mails de rappel à l’approche de la date du webinaire. La plupart de ces mails doivent contenir les informations suivantes pour donner aux destinataires de votre mail un aperçu de ce à quoi ils peuvent s’attendre :

• Le temps et la date de votre événement – les gens ont évidemment besoin de savoir quand le webinaire aura lieu afin de pouvoir enregistrer la date. N’oubliez pas d’indiquer le fuseau horaire auquel vous vous référez, car les conférences en ligne peuvent attirer un public international.
• Valeur proposée – faites la promotion de votre événement en décrivant ce que votre public peut apprendre pendant le webinaire et, surtout, comment les informations les aideront à résoudre les problèmes auxquels ils sont confrontés.
• Détails sur les intervenants – incluez des informations comme leur nom, leur parcours, leurs photos, les titres de leurs présentations et leurs expériences passées qui font d’eux des experts sur le sujet donné. Incluez des liens vers leurs chaînes YouTube, Instagram et autres réseaux sociaux afin que votre public puisse se familiariser avec eux et leurs travaux passés.

Objet du mail de présentation d’un séminaire en ligne 

• Votre invitation au webinaire de [entreprise] sur [sujet].
• Vous ne voudrez pas manquer le prochain webinaire [titre].
• L’inscription est terminée ! Voici ce que vous pouvez attendre…
• [Titre] Confirmation de l’inscription au webinaire et perspectives d’avenir
• Rappel : notre événement en ligne a lieu [aujourd’hui/demain/cette semaine]
• N’oubliez pas le prochain webinaire de [entreprise] !

Modèles d’e-mails pour les webinaires en avant-première

Modèle de mail d’aperçu de webinaire 1 – invitation avec aperçu

Modèle de mail de présentation d’un webinaire 2 – Confirmation d’inscription avec commentaires

Modèle de mail de présentation d’un webinaire 3 – rappel avec une bande-annonce vidéo

Questions fréquemment posées

Combien de temps à l’avance dois-je envoyer un mail de présentation du webinaire ?

N’hésitez pas à envoyer l’invitation dès que votre événement a été entièrement planifié. Une confirmation d’inscription doit être envoyée dès qu’un utilisateur a répondu à l’invitation, afin qu’il sache que le processus d’inscription a réussi. Enfin, vous devez envoyer un mail de rappel une semaine avant l’événement, et un autre rappel un jour avant l’événement.

Mon mail de présentation du webinaire doit-il inclure un appel à l’action ?

Vous devez toujours inclure un bouton CTA dans un mail d’invitation afin de faciliter au maximum l’inscription des destinataires à votre webinaire.  Votre CTA peut comporter des phrases telles que “S’inscrire”, “S’enregistrer maintenant” ou “Réserver ma place”, pour ne citer que quelques exemples. Vous pouvez même inclure plusieurs CTA, comme un bouton “En savoir plus” qui renvoie à une page contenant plus d’informations sur l’événement.

Quels résultats les webinaires peuvent-ils obtenir ?

La possibilité d’entrer en contact avec des clients potentiels est peut-être le principal avantage des webinaires. C’est pourquoi vous souhaitez attirer un large public avec des mails de présentation bien rédigés. Les webinaires réussis peuvent :

• Augmentez l’engagement des clients 
• Trouver de nouveaux prospects pertinents 
• Créer un retour sur investissement élevé

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