Vous avez donc passé beaucoup de temps à planifier et à organiser un grand webinaire, et tout est en place pour le jour de l’événement. Votre présentation a été préparée et pratiquée, les intervenants ont été organisés, vous avez créé une page d’événement, et l’équipement et le logiciel de streaming ont été testés. Les points les plus importants ont tous été couverts, non ? Faux. Si le meilleur webinaire du monde a lieu mais qu’il n’y a personne pour le regarder, a-t-il vraiment eu lieu ?
En tant que tel, l’un des aspects les plus importants de la préparation d’un webinaire est d’encourager les gens à enregistrer leur présence, puis de s’assurer que le plus grand nombre possible d’entre eux participent effectivement au webinaire lorsqu’il a lieu. Il existe d’innombrables façons de promouvoir vos webinaires, y compris la publicité payante et les messages sur les plateformes de réseaux sociaux.
Cependant, le marketing par mail reste l’une des solutions publicitaires les plus populaires et les plus rentables. Ainsi, les mails de présentation de webinaires sont l’un des meilleurs moyens de promouvoir votre conférence ou votre exposé en ligne à venir.
Avant la tenue de votre webinaire, il est conseillé d’envoyer une série de messages aux personnes figurant dans votre base de données de mails. Commencez par un mail d’invitation, puis un mail de confirmation d’inscription, et terminez par un ou plusieurs mails de rappel à l’approche de la date du webinaire. La plupart de ces mails doivent contenir les informations suivantes pour donner aux destinataires de votre mail un aperçu de ce à quoi ils peuvent s’attendre :
We wanted to provide you with additional info about our upcoming webinar, [title], which will be taking place at [time including zone] on the [date].
We’ve secured [X] speakers that will cover a wide range of topics in the [subject] area, including:
Speaker and presentation 1
Speaker and presentation 2
Speaker and presentation 3…
You can find more information about the speakers and the event here [link]. Click on the button below to save your spot.
[Sign up]
Best,
[Name] from [company]
Thank you for registering for our upcoming webinar, [title].
You’re all signed up, and you’ll be able to watch the live stream on the day of the event by following the link below:
[View the webinar]
Here are just a few of the things you’ll be able to learn by watching the live broadcast:
Insight 1
Insight 2
Insight 3…
Check out the website [link] for more info or reply to this email if you have any questions.
Kind regards,
[Name]
We’re just letting you know that the [title] webinar that you registered for is taking place [today/tomorrow/this week] at [time including zone].
Below you can watch a sneak peek of the event to get a taste of what you can expect.
[Video trailer]
More information about the webinar can be found on our website.
[Find out more]
See you soon!
[Name], [position] at [company]
N’hésitez pas à envoyer l’invitation dès que votre événement a été entièrement planifié. Une confirmation d’inscription doit être envoyée dès qu’un utilisateur a répondu à l’invitation, afin qu’il sache que le processus d’inscription a réussi. Enfin, vous devez envoyer un mail de rappel une semaine avant l’événement, et un autre rappel un jour avant l’événement.
Vous devez toujours inclure un bouton CTA dans un mail d’invitation afin de faciliter au maximum l’inscription des destinataires à votre webinaire. Votre CTA peut comporter des phrases telles que “S’inscrire”, “S’enregistrer maintenant” ou “Réserver ma place”, pour ne citer que quelques exemples. Vous pouvez même inclure plusieurs CTA, comme un bouton “En savoir plus” qui renvoie à une page contenant plus d’informations sur l’événement.
La possibilité d’entrer en contact avec des clients potentiels est peut-être le principal avantage des webinaires. C’est pourquoi vous souhaitez attirer un large public avec des mails de présentation bien rédigés. Les webinaires réussis peuvent :
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