Réponses prédéfinies

Un moyen efficace et simple de rationaliser votre flux de travail consiste à créer des réponses prédéfinies pour les demandes d’assistance auxquelles il est possible de répondre par une réponse unique et générale.

Cela vous épargne le temps et la difficulté de formuler une réponse séparée à chaque client qui a le même problème.

Exemple:

Sujet : Commande récurrente pour le message d’échec de LiveAgent : Nous avons été informés que votre commande récurrente de LiveAgent a échoué. La carte de crédit a été refusée, veuillez donc essayer une autre carte [mettre à jour les informations de facturation dans le panneau de LiveAgent agent dans la section “Mes comptes”] ou assurez-vous que vous avez suffisamment de fonds sur la carte actuelle. Assurez-vous également que votre banque ne refuse pas la commande automatisée.

Pour déclencher une réponse prédéfinie, appuyez simplement sur CTRL+I pendant que vous tapez ou cliquez sur l’icône Réponse prédéfinie et sélectionnez la réponse prédéfinie que vous avez enregistrée.

Lorsque vous créez une réponse prédéfinie, vous pouvez :

  • Précisez le nom (pour trouver plus rapidement vos réponses prédéfinies)
  • Définir l’objet (ne sera utilisé que lors de la composition d’un nouveau ticket, il n’est pas utilisé lors de la réponse à un ticket existant)
  • Créer un message (texte qui sera automatiquement ajouté à votre ticket si cette réponse prédéfinie est sélectionnée)
  • Définir sa disponibilité (définir la visibilité de votre message standardisé, visible pour : moi, tous, un service spécifique)

Voici quelques réponses prédéfinies que nous avons préparées pour vous :

Nous avons déjà établi que les réponses prédéfinies sont un énorme gain de temps. Alors, où pouvez-vous les utiliser ? Voici une liste de catégories qui renvoient à des modèles d’exemples créatifs pour vous inspirer.

Tickets

Les représentants du service clientèle reçoivent quotidiennement de nombreuses demandes similaires. Cela peut être aussi bien long que frustrant. Facilitez la tâche de vos agents et de vos clients en leur donnant des réponses prédéfinies. Si vous souhaitez en savoir plus, lisez Les modèles de tickets.

Entreprise

La communication avec des clients ou partenaires potentiels par mail est une méthode bien connue et courante. Cependant, nous avons parfois besoin d’un coup de pouce ou d’une inspiration pour écrire un mail engageant qui pourrait peut-être convertir les clients. Si vous souhaitez rédiger un mail transactionnel, promotionnel ou relationnel, n’hésitez pas à utiliser ces modèles d’entreprise.

Service client

Vous souhaitez faire gagner du temps à vos représentants clients et réduire les erreurs humaines inutiles ? Lisez Modèles de service à la clientèle et apprenez-en davantage.

Chat en Direct

C’est le canal de communication le plus populaire auprès des clients. Utilisez cet outil au maximum et aidez vos agents à gagner du temps avec les Modèles de Chat en direct.

Portail personnalisé

Avez-vous besoin de créer des mails de vérification, d’accueil, de confirmation, de réinitialisation, de retour d’information ou d’invitation ? Utilisez ces modèles de portail client et créez immédiatement une communication efficace avec le service client.

Centre d’assistance

Vous souhaitez aider vos agents à gérer des conversations difficiles et à gagner du temps ? Inspirez votre équipe de service clientèle avec ces modèles de centre d’assistance.

Marketing

Vous essayez de fidéliser un client sur votre site web ou d’encourager un partenariat avec d’autres entreprises ? Peut-être vous manque-t-il les mots justes pour le dire ? Voici quelques bonnes idées – Modèles de marketing.

Ventes

Le mail est toujours un élément très important dans presque toutes les entreprises. Il permet d’atteindre des prospects, de lancer un nouveau produit, de mettre en place des programmes de fidélisation, etc. Tous ces éléments sont généralement communiqués par mail, d’où la nécessité d’avoir des mails structurés. Comme nous le savons tous, les mots sont importants. Découvrez de nouveaux concepts grâce à ces modèles de vente.

Centre d’appels

Les appels sont toujours au sommet des interactions avec les clients, c’est pourquoi le fait d’avoir quelques réponses prédéfinies peut aider vos représentants du service clientèle à créer l’expérience client ultime ainsi qu’une image professionnelle pour votre entreprise. Si vous souhaitez en savoir plus, lisez Modèles de centres d’appels.

Réseaux Sociaux

Répondre aux clients sur les réseaux sociaux peut être délicat. Afin de paraître professionnel et de gagner du temps, vous devez avoir quelques réponses générales sous la main. Par exemple, des réponses de remerciement ou des réponses négatives. Si vous avez du mal à trouver des idées, rendez-vous sur modèles de réseaux sociaux pour vous inspirer.

Base de Connaissances

Vous créez des articles pour vos clients afin que votre service clientèle fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ? Laissez-vous inspirer par Modèles de base de connaissances pour les FAQ, les articles pratiques, les articles de dépannage, la description des outils, les guides d’utilisation et les didacticiels.

En quoi les réponses prédéfinies diffèrent-elles des messages standardisés ?

  • Lors de la création d’une réponse prédéfinie, vous pouvez définir l’objet d’un mail
  • Les messages standardisés ne peuvent stocker qu’une courte séquence de texte
  • Les réponses prédéfinies peuvent contenir des pièces jointes

Ressources de base de connaissances :

Si vous souhaitez en savoir plus, lisez LiveAgent – Guide des réponses prédéfinies.

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