Mauvais exemples d'e-mails

L’importance des mauvais exemples d’e-mails

En tant que moyen rapide et efficace de communiquer avec les gens, l’e-mail est une partie énorme de la communication professionnelle. C’est un excellent moyen de construire des relations avec les clients potentiels, les clients existants, les membres de l’équipe, les parties prenantes et les collaborateurs potentiels.

Cependant, si vous n’êtes pas prudent, vos e-mails peuvent sembler non professionnels ou même impolis.

Dans ce guide, nous examinerons quelques exemples d’e-mails mal rédigés et discuterons de la façon d’éviter de faire les mêmes erreurs vous-même et de devoir ensuite rédiger des messages d’excuses.

L’e-mail est l’un des outils les plus importants dans la boîte à outils de tout propriétaire d’entreprise ou employé, car cette méthode de communication peut être utilisée pour tout, du marketing, en passant par la prospection par e-mail, au service client. Cependant, s’il n’est pas fait correctement, l’e-mail peut faire plus de mal que de bien.

C’est pourquoi il est utile d’avoir quelques exemples de pratiques d’e-mail non professionnelles à consulter avant d’envoyer des messages à des clients potentiels ou à des collègues.

En sachant ce qu’il ne faut pas faire, vous serez en mesure de rédiger des e-mails professionnels efficaces au lieu de ceux qui ne sont même pas ouverts ou, pire encore, qui endommagent votre image professionnelle.

Comment éviter les mauvais titres d’e-mail

La ligne d’objet de chaque e-mail que vous envoyez doit être concise et pertinente par rapport au contenu du message. À ce titre, énoncez toujours le sujet de votre e-mail dans l’en-tête et non quelque chose de vague comme ’ bonjour ‘.

Par exemple, si vous envoyez un e-mail pour vous connecter avec quelqu’un que vous avez rencontré lors d’un événement récent, une ligne d’objet telle que ’ C’était agréable de vous rencontrer à la conférence la semaine dernière ’ fournira un contexte au destinataire. Il saura exactement de quoi parle l’e-mail et cela sera beaucoup plus efficace qu’un simple ’ Salut, on se rattrape ‘, qui risque d’être ignoré ou sauté dans une boîte de réception encombrée.

Il est encore plus important de clarifier le sujet de votre message dans la ligne d’objet si vous envoyez un e-mail de prospection, car le destinataire ne reconnaîtra pas le nom de l’expéditeur.

Lorsqu’un e-mail reçoit une réponse et que la conversation progresse, il est courant que la ligne d’objet soit précédée de ’ RE: ‘. C’est une pratique acceptable tant que le sujet de la discussion n’a pas changé, auquel cas il est préférable que l’en-tête change pour rester pertinent par rapport au sujet actuel et qu’un nouveau fil de discussion soit créé en conséquence.

De plus, vous devez toujours éviter d’utiliser des majuscules ou des points d’exclamation excessifs dans votre ligne d’objet, car cela peut sembler agressif ou non professionnel. De plus, l’utilisation d’une telle mise en forme ou ponctuation pourrait déclencher des filtres anti-spam et empêcher votre message d’arriver dans la boîte de réception principale du destinataire.

Exemples de mauvaises lignes d’objet d’e-mail

• URGENT!!!!
• Nous devons parler
• Puis-je vous poser une question ?
• Question rapide
• Juste un suivi
• Salut !
• Comment allez-vous ?
• Re: Re: [Sujet]
• Fwd: Fwd: [Sujet]
• Avez-vous vu ceci ???

Comment ne pas rédiger un mauvais e-mail

Pour le corps de l’e-mail, il est important d’utiliser un ton courtois et professionnel. Cela signifie ne pas utiliser d’argot, d’abréviations ou de jargon que le destinataire pourrait ne pas comprendre, ainsi que des émoticônes qui n’ont pas leur place dans la communication formelle.

Il est également préférable d’éviter de faire des blagues, des remarques spirituelles ou du sarcasme, car cela ne se traduit pas bien par écrit et pourrait entraîner des malentendus maladroits ou même désagréables. Il en va de même pour les plaintes ou les commérages sur les collègues ou la vie personnelle, qui doivent être limités aux e-mails personnels.

De plus, gardez vos messages e-mail aussi brefs et concis que possible. Personne ne veut lire un long e-mail qui s’éternise, alors allez droit au but et fournissez toute information ou pièce jointe pertinente d’avance.

L’utilisation excessive de majuscules dans le corps de l’e-mail, comme dans le cas de la ligne d’objet, peut également sembler agressive et potentiellement déclencher des filtres anti-spam. Il est également inutile d’utiliser différentes couleurs et/ou polices car le texte personnalisé pourrait toujours s’afficher de la manière par défaut pour le destinataire ou, pire encore, être illisible.

Commencer le corps de votre message par une mauvaise et inefficace ligne d’ouverture est un autre moyen infaillible de faire une mauvaise impression. Parmi les plus courants, on trouve ’ Salut ‘, et ’ J’espère que cet e-mail vous trouve bien ‘. Ces lignes sont souvent surutilisées et clichées.

Formater votre e-mail autrement qu’une lettre professionnelle est une autre erreur. Cela inclut la majuscule susmentionnée, les couleurs et les polices, ainsi que l’ajout de vidéos ou d’images qui ne sont pas pertinentes pour la discussion.

Un autre élément d’un mauvais e-mail serait l’inclusion d’appels à l’action (CTA) peu clairs ou leur surutilisation. Une instruction au destinataire de l’e-mail lui indiquant quoi faire ensuite, comme ’ Veuillez me rappeler à votre convenance ‘, peut être efficace. Cependant, si vos CTA sont vagues ou s’il y en a plusieurs, ils pourraient être complètement ignorés.

Ce qui pourrait être inclus dans un mauvais e-mail

• Argot
• Abréviations
• Jargon
• Émoticônes
• Blagues
• Remarques spirituelles
• Sarcasme
• Plaintes
• Commérages
• Trop d’informations
• Longs blocs de texte
• Utilisation excessive de majuscules
• Utilisation inutile de couleurs et/ou de polices
• Mauvaise ou inefficace ligne d’ouverture
• Images, vidéos ou autres médias non pertinents
• CTA peu clairs ou surutilisés
• Image de signature personnelle
• Avertissements verbeux ou messages après la signature

Exemples et modèles d’e-mails non professionnels

URGENT!!!!

Nous devons parler

Puis-je vous poser une question ?

Question rapide

Juste un suivi

Salut !

Comment allez-vous ?

Re: Re: [Sujet]

Fwd: Fwd: [Sujet]

Avez-vous vu ceci ???

Mauvaises pratiques d’e-mail

• Inclure trop de destinataires dans le champ ’ À: ‘ – utilisez des listes de diffusion si vous envoyez des messages à plusieurs personnes à la fois.
• Mettre quelqu’un en copie ou en copie cachée sans son consentement – incluez quelqu’un dans une conversation uniquement avec son consentement, sinon cela peut entraîner des malentendus.
• Oublier de joindre un fichier mentionné dans l’e-mail – c’est une erreur courante et peut être frustrante pour la personne à qui vous envoyez un e-mail. Vous devrez également envoyer un e-mail de suivi avec la pièce jointe, ce qui risque d’encombrer la boîte de réception du destinataire.
• Envoyer de grandes pièces jointes – si vous envoyez un fichier volumineux, téléchargez-le sur un service de stockage en nuage comme Google Drive ou Dropbox et partagez le lien à la place.
• Répondre à tous quand ce n’est pas nécessaire – incluez tout le monde dans la conversation uniquement si votre réponse est pertinente pour chacun d’eux.
• Transférer un transfert – évitez de faire circuler un e-mail tellement de fois que le message original est à peine reconnaissable. Si vous transférez un e-mail précédent, réduisez-le aux parties pertinentes.
• Ne pas inclure de salutation (comme Cher) ou de fermeture (par exemple, Cordialement) – ce sont des bonnes manières élémentaires qui ne doivent pas être négligées au début ou à la fin d’un e-mail.
• Omettre un nom ’ de ‘ – si vous n’incluez pas votre nom dans l’e-mail, le destinataire peut ne pas savoir de qui il provient. Cela peut être particulièrement déroutant si vous répondez à un fil de discussion par e-mail où les noms des autres participants sont visibles.
• Ne pas relire votre e-mail avant d’appuyer sur envoyer – prenez toujours quelques moments pour relire votre message avant de l’envoyer, afin d’éviter toute faute de frappe ou erreur grammaticale embarrassante.
• Envoyer un e-mail quand vous êtes contrarié – il est toujours préférable d’attendre quelques heures (ou mieux encore, un jour) avant d’appuyer sur envoyer sur un message en colère dont vous regretterez plus tard.
• Écrire quelque chose dans un e-mail quand vous pourriez le dire au destinataire en personne – si possible, il est souvent préférable d’avoir une conversation au lieu d’essayer de régler les choses par e-mail.
• Ne pas utiliser une adresse e-mail professionnelle – si votre adresse e-mail ressemble à ’ iluvkitties@gmail.com ‘, il est temps d’en créer une nouvelle à des fins professionnelles.
• Personnalisation insuffisante résultant d’une recherche insuffisante – les messages génériques sont plus susceptibles d’être ignorés. Prenez le temps d’en savoir plus sur votre destinataire et ce qui pourrait l’intéresser avant de commencer à écrire.
• Manque d’avantages pour le destinataire – chaque e-mail doit avoir un objectif et cet objectif doit être clair pour la personne à qui vous l’envoyez. Assurez-vous que votre message est quelque chose qu’il trouvera utile ou intéressant.
• Omettre complètement une signature – à tout le moins, incluez votre nom et vos coordonnées afin que le destinataire sache comment vous contacter. Vous pouvez également ajouter votre titre de poste, votre entreprise et d’autres informations pertinentes telles que vos profils de médias sociaux.
• Envoyer des messages aux mauvais destinataires – bien que particulièrement embarrassant, cela peut arriver plus facilement que vous ne le pensez. Vérifiez toujours le(s) destinataire(s) avant d’appuyer sur envoyer.

Résumé

Les mauvais e-mails professionnels peuvent vous coûter du temps, de l’argent et des clients. N’oubliez pas de relire vos messages, de respecter le temps du destinataire et de vous assurer que votre e-mail a un objectif.

En suivant nos conseils simples et en ne répétant pas les mauvais exemples mentionnés ci-dessus, vous êtes sûr de faire bonne impression avec votre correspondance professionnelle.