Une liste de contrÎle complÚte pour aider les institutions financiÚres à mettre en place un programme d'identification des clients efficace pour se conformer au Bank Secrecy Act et prévenir les activités de blanchiment d'argent.
Le principal programme de lutte contre le blanchiment dâargent (AML) aux Ătats-Unis est le Bank Secrecy Act (BSA), qui exige que les institutions financiĂšres dĂ©veloppent, mettent en Ćuvre et maintiennent un programme dâidentification des clients (CIP). Lâobjectif dâun CIP est de garantir quâune institution financiĂšre connaĂźt la vĂ©ritable identitĂ© de ses clients.
Pour vous conformer Ă la BSA, vous devez suivre une liste de contrĂŽle pour Ă©tablir votre CIP. Cet article fournit une liste de contrĂŽle complĂšte que vous pouvez suivre pour faciliter le processus.
Savoir quelle Ă©tape suivre lors de la mise en Ćuvre dâun CIP aide les institutions financiĂšres et leurs Ă©quipes juridiques Ă se conformer au Bank Secrecy Act et Ă prĂ©venir les activitĂ©s de blanchiment dâargent. Les organisations peuvent ĂȘtre sĂ»res quâelles respectent leurs obligations financiĂšres, quâelles recueillent les informations nĂ©cessaires auprĂšs des clients, quâelles vĂ©rifient leur identitĂ© et quâelles crĂ©ent un systĂšme financier plus sĂ»r pour toutes les personnes concernĂ©es.
Il sâagit dâune personne nommĂ©e par une institution financiĂšre pour superviser les politiques de lutte contre le blanchiment dâargent et sâassurer quâil nây a pas de problĂšmes de conformitĂ© aux exigences rĂ©glementaires. Un professionnel de la conformitĂ© est gĂ©nĂ©ralement un cadre supĂ©rieur responsable de lâĂ©laboration et de la mise Ă jour du CIP, ainsi que de la formation du personnel sur ses exigences.
Ce sont les employĂ©s de premiĂšre ligne dâune institution financiĂšre qui traitent directement avec les clients. Ils doivent connaĂźtre les exigences du programme dâidentification des clients pour recueillir correctement les informations sur les clients et vĂ©rifier leur identitĂ©.
Ils jouent un rÎle important dans le développement et la maintenance des systÚmes utilisés pour stocker les informations sur les clients. Ils doivent également comprendre le fonctionnement du CIP pour le soutenir correctement.
Ces équipes sont chargées de mener des diligences renforcées sur les clients à haut risque. Elles doivent connaßtre le CIP pour évaluer correctement les risques et prendre les mesures appropriées.
Ils sont chargĂ©s de dĂ©finir lâorientation stratĂ©gique de lâinstitution financiĂšre, ce qui inclut lâapprobation dâun CIP. En tant que tel, le conseil dâadministration doit ĂȘtre informĂ© des exigences du CIP et de la maniĂšre dont il aura un impact sur les opĂ©rations de lâorganisation.
Une personne qui a la propriĂ©tĂ© effective dâune sociĂ©tĂ© â une personne qui possĂšde ou contrĂŽle en dernier ressort une participation dans une entitĂ© ou un arrangement juridique tel quâune sociĂ©tĂ©, un trust ou une fondation â a tout intĂ©rĂȘt Ă sâassurer que ses clients sont lĂ©gitimes et qualifiĂ©s pour faire des affaires.
Ce groupe de personnes sera responsable du dĂ©veloppement, de la mise en Ćuvre et de la maintenance du CIP.
Assurer la conformitĂ© avec la BSA exige que les entitĂ©s financiĂšres prennent des mesures pour prĂ©venir le blanchiment dâargent. Câest crucial pour la sĂ©curitĂ© de chaque institution bancaire. Ătre responsable de la BSA signifie que cette Ă©quipe joue un rĂŽle vital dans la prĂ©servation de lâintĂ©gritĂ© de cette organisation.
Il nâexiste pas de mĂ©thode unique, car la composition dâune Ă©quipe anti-blanchiment varie en fonction de la taille et de la structure de lâinstitution financiĂšre en question. Cependant, certaines Ă©tapes clĂ©s consistent Ă nommer un responsable du programme de conformitĂ© qui sera la personne chargĂ©e de superviser les politiques et procĂ©dures de lutte contre le blanchiment dâargent ; Ă rĂ©unir une Ă©quipe de reprĂ©sentants de comptes, de personnel informatique et dâanalystes de la diligence raisonnable des clients ; et Ă fournir une formation Ă tous les employĂ©s sur les exigences du programme dâidentification des clients.
Les institutions financiĂšres sont tenues de confirmer que leurs clients sont bien ceux quâils prĂ©tendent ĂȘtre dans le cadre du processus dâembarquement.
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En confirmant lâidentitĂ© des clients, les organisations peuvent ĂȘtre sĂ»res quâelles ne font pas affaire avec des criminels ou des terroristes. Ceci, Ă son tour, contribue Ă protĂ©ger le systĂšme financier contre les abus et Ă prĂ©venir le blanchiment dâargent.
Cela peut se faire par lâutilisation de documents, dâune authentification basĂ©e sur les connaissances, de mĂ©thodes non documentaires ou dâautres moyens. Les processus approuvĂ©s devraient dĂ©jĂ avoir Ă©tĂ© Ă©tablis dans le cadre de votre CIP.
Le suivi de leur processus dâouverture de nouveaux comptes vous permettra de savoir quand le client a Ă©tĂ© embarquĂ©, quel type de compte il a ouvert, et dâautres dĂ©tails importants.
Ce faisant, les institutions financiĂšres peuvent garder une trace de leurs relations dâaffaires. Ces informations peuvent ĂȘtre utilisĂ©es pour Ă©valuer les risques, surveiller les transactions financiĂšres et dĂ©tecter les transactions ou les activitĂ©s suspectes.
Comment créer un profil pour le client?
En recueillant des informations Ă leur sujet lors du processus dâouverture de compte et en les stockant dans une base de donnĂ©es centrale. Ces donnĂ©es peuvent ĂȘtre utilisĂ©es pour crĂ©er un profil accessible Ă tous les dĂ©partements concernĂ©s de lâorganisation.
LâĂ©quipe de lutte contre le blanchiment dâargent doit ĂȘtre informĂ©e chaque fois quâun nouveau client est embarquĂ©.
Cela permet Ă lâĂ©quipe dâĂ©valuer les risques associĂ©s au client et de dĂ©cider si des mesures supplĂ©mentaires doivent ĂȘtre prises. Il permet Ă©galement de sâassurer que lâinstitution financiĂšre respecte les exigences de conformitĂ© de la CIP.
Cela peut se faire en envoyant un e-mail ou en passant un appel téléphonique. La notification doit inclure toutes les informations pertinentes sur le client, telles que son nom, son adresse et sa date de naissance.
Revoir les dĂ©tails fournis par les reprĂ©sentants de compte lors des entretiens avec les clients, ainsi que les donnĂ©es issues de la documentation et du processus dâauthentification.
Cela permet de sâassurer que toutes les informations requises ont Ă©tĂ© recueillies et que tout est vĂ©rifiĂ©. Cela vous permet Ă©galement dâattraper tout drapeau rouge qui aurait pu ĂȘtre manquĂ© lors de lâexamen initial.
Passez toutes les donnĂ©es disponibles au peigne fin. Il sâagit notamment dâinterroger les reprĂ©sentants du compte, dâexaminer la documentation et dâauthentifier les dĂ©tails du client.
KYC est un ensemble de formulaires et de questions qui doivent ĂȘtre remplis et enregistrĂ©s pour chaque nouveau client.
Pour que les institutions financiĂšres puissent rassembler toutes les informations requises sur leurs clients. Ces donnĂ©es peuvent ensuite ĂȘtre utilisĂ©es pour aider Ă dĂ©terminer les niveaux de risque avant de faire des affaires avec eux.
Il sâagit lĂ dâune question de sĂ©curitĂ©.
Insistez le client Ă suivre toutes les instructions du formulaire et Ă rĂ©pondre sincĂšrement Ă toutes les questions. Celui-ci doit ensuite ĂȘtre signĂ© par le client et un reprĂ©sentant de votre organisation. Utilisez la liste de contrĂŽle KYC de LiveAgent pour ne manquer aucune Ă©tape.
Pour vĂ©rifier lâidentitĂ© du client, vous devrez recueillir auprĂšs de lui certains dĂ©tails et documents de confirmation.
Pour confirmer lâidentitĂ© du client et vĂ©rifier quâil est bien celui quâil dit. Cela vous permet Ă©galement dâattraper tous les drapeaux rouges qui ont pu ĂȘtre manquĂ©s lors de lâexamen initial.
Prenez contact avec le client en utilisant sa mĂ©thode de communication prĂ©fĂ©rĂ©e, en incluant une demande de toutes les informations pertinentes. Les documents nĂ©cessaires peuvent varier en fonction du pays dans lequel vous opĂ©rez, mais comprennent gĂ©nĂ©ralement une piĂšce dâidentitĂ© dĂ©livrĂ©e par le gouvernement, une preuve dâadresse (par exemple, un relevĂ© financier), la date de naissance, etc.
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VĂ©rifiez toutes les informations du client afin de confirmer quâelles sont complĂštes et correctes.
Pour vĂ©rifier que toute la documentation est en ordre et quâil nây a pas de drapeaux rouges qui ont Ă©tĂ© manquĂ©s. Cela permet de protĂ©ger votre organisation contre les crimes financiers.
Le spécialiste AML passera en revue toute la documentation et vérifiera que tout est en ordre. Il signalera également toute transaction suspecte, toute activité financiÚre étrange ou toute information manquante.
Il sâagira dâeffectuer une vĂ©rification du nom du client par rapport aux listes publiĂ©es.
Vous devez vous assurer que vous ne faites pas affaire avec des personnes ou des organisations qui figurent sur ces listes. Ceci, à son tour, contribue à protéger votre entreprise contre les crimes financiers.
Il existe diffĂ©rents outils de dĂ©pistage, comme WorldCheck ou LexisNexis. Il suffit dâentrer le nom du client dans le systĂšme pour quâil effectue une vĂ©rification dans les bases de donnĂ©es correspondantes.
Si le nom du client potentiel est signalĂ© dans lâune des vĂ©rifications de filtrage, vous devrez enquĂȘter davantage.
Ce document contient toutes les informations pertinentes sur le client et son compte. Il sera utilisé pour transmettre le cas à un gestionnaire supérieur pour un examen plus approfondi.
Un modĂšle sera utile ici, alors cherchez en ligne si votre organisation nâen a pas dĂ©jĂ un. Si elle en a un, il suffit de remplir toutes les informations pertinentes et de lâenvoyer pour examen.
AprÚs avoir examiné toute la documentation, notez le client sur sa responsabilité potentielle envers votre entreprise.
Pour que vous puissiez prioriser vos dossiers et vous concentrer sur les clients qui prĂ©sentent le plus grand risque pour votre organisation. Cela aide Ă©galement le responsable de la conformitĂ© Ă dĂ©cider dâapprouver ou de rejeter le client potentiel.
Il existe diffĂ©rentes mĂ©thodes pour le faire, mais vous pouvez utiliser un simple systĂšme de notation. Attribuez des points en fonction de facteurs tels que le pays dâorigine du client ou son secteur dâactivitĂ©.
Si le client potentiel est considĂ©rĂ© comme un danger possible, la dĂ©cision de faire des affaires avec lui devrait ĂȘtre prise par le responsable de la conformitĂ©.
Pour réduire les chances que vous fassiez des affaires avec des personnes ou des organisations qui pourraient représenter une menace pour votre entreprise. En retour, cela contribue à vous protéger contre toute responsabilité financiÚre.
La dĂ©cision sera prise par le responsable de la conformitĂ© aprĂšs quâil ait examinĂ© toutes les informations pertinentes. Ils donneront leur approbation pour lâouverture du compte ou le rejetteront en fonction dâavoir une croyance raisonnable sur le fait quâil sâagit dâun client Ă haut risque.
Si le client est approuvé, vous devrez créer un profil pour lui dans votre systÚme.
Pour que vous puissiez commencer à faire des affaires avec eux et commencer à générer des revenus.
Le processus variera en fonction des procĂ©dures internes de votre organisation, mais en gĂ©nĂ©ral, vous devrez remplir des documents et les soumettre Ă lâapprobation. Une fois que tout a Ă©tĂ© vĂ©rifiĂ© et approuvĂ©, le compte sera ouvert dans votre systĂšme aprĂšs la pĂ©riode dâattente requise.
La premiĂšre Ă©tape de tout programme dâidentification des clients consiste Ă sâassurer que vous disposez de dossiers complets et prĂ©cis sur tous les clients afin de pouvoir leur fournir le meilleur service client possible.
Une autre façon dâidentifier vos clients est de les comparer aux listes gouvernementales de personnes et dâorganisations qui ont Ă©tĂ© signalĂ©es comme Ă©tant Ă haut risque. Cela permet dâĂ©carter toute personne susceptible de reprĂ©senter une menace pour votre entreprise.
Dans le cadre de votre programme dâidentification des clients, vous devrez informer le client que vous recueillez ses informations personnelles un certain nombre de jours ouvrables Ă lâavance. Cet avis doit ĂȘtre clair et bien visible, et il doit expliquer pourquoi vous collectez ces informations et comment elles seront utilisĂ©es.
Certains clients peuvent ĂȘtre exemptĂ©s de votre programme dâidentification des clients. LâĂ©tablissement de critĂšres dâexemption dĂšs le dĂ©part vous Ă©vite de collecter inutilement des informations auprĂšs de personnes qui ne prĂ©sentent pas de risque pour votre entreprise.
La mise Ă jour rĂ©guliĂšre de votre programme dâidentification des clients est essentielle pour quâil fonctionne efficacement. Ce processus permet dâidentifier les Ă©ventuelles faiblesses du systĂšme et de sâassurer que vous ĂȘtes en conformitĂ© avec toutes les rĂ©glementations bancaires applicables.
Une CIP est un ensemble de politiques appropriĂ©es, spĂ©cifiques et fondĂ©es sur le risque que les institutions financiĂšres utilisent pour vĂ©rifier lâidentitĂ© de leurs clients. Ce processus permet de prĂ©venir la fraude et les activitĂ©s de blanchiment dâargent et est exigĂ© par la loi dans de nombreuses juridictions.
Ătablissez des politiques claires et concises rĂ©gissant les procĂ©dures dâidentification des clients. Formez vos employĂ©s sur la façon dâidentifier correctement les clients, utilisez la technologie pour aider Ă automatiser les processus dâidentification et rĂ©visez rĂ©guliĂšrement les procĂ©dures dâidentification des clients.
Les banques privĂ©es, les coopĂ©ratives de crĂ©dit, les associations dâĂ©pargne et de prĂȘt, les compagnies dâassurance, les courtiers-nĂ©gociants enregistrĂ©s auprĂšs de la SEC, et tout autre type dâentitĂ© juridique cliente. Lâobjectif commercial dâun CIP est dâempĂȘcher ces institutions de faciliter Ă leur insu des activitĂ©s financiĂšres criminelles en maintenant des comptes ou en effectuant des transactions financiĂšres pour des individus ou des entitĂ©s qui cherchent Ă cacher leur identitĂ© Ă des fins illĂ©gales.
Pour une entitĂ© commerciale, il fournit un mĂ©canisme permettant de dĂ©couvrir et de vĂ©rifier les dĂ©tails de ses clients afin de rĂ©duire le risque dâusurpation dâidentitĂ©, de fraude et de transactions suspectes. Elle garantit le respect des exigences rĂ©glementaires gouvernementales telles que la norme Know Your Customer. Elle a Ă©galement mis en place un programme de conformitĂ© anti-blanchiment dâargent. Pour les clients, les CIP constituent un moyen de protĂ©ger les informations personnelles et de sâassurer que les transactions sont sĂ»res et sĂ©curisĂ©es.
Dâabord, dĂ©finissez clairement les buts et les objectifs du programme. Quâessayez-vous dâatteindre ? Qui sont vos clients cibles ? Quelles sont les informations dâidentification dont vous avez besoin de leur part ? RĂ©pondre Ă ces questions dĂšs le dĂ©part vous aidera Ă crĂ©er un programme dâidentification des clients ciblĂ© et efficace. En outre, vous pouvez suivre une check-list de conformitĂ© comme celle-ci afin de ne manquer aucune Ă©tape cruciale.
Selon la rĂ©glementation fĂ©dĂ©rale spĂ©cifique violĂ©e, les sanctions peuvent inclure des amendes monĂ©taires, des sanctions pĂ©nales telles que lâemprisonnement, la rĂ©vocation dâune licence dâentreprise ou des statuts constitutifs dĂ©livrĂ©s par le gouvernement, la confiscation de produits ou dâĂ©quipements, et/ou lâexclusion de la participation aux programmes gouvernementaux pour toute personne ayant la propriĂ©tĂ© effective et/ou siĂ©geant au conseil dâadministration.
Le moment exact dĂ©pend de la nature de votre entreprise et du risque dâactivitĂ© criminelle, mais en gĂ©nĂ©ral, un examen pĂ©riodique au moins tous les trimestres est un dĂ©lai raisonnable pour maintenir lâexactitude. La clĂ© dâun CIP efficace est de rester Ă jour avec les changements de votre clientĂšle et de conserver des dossiers prĂ©cis.
Check-list pour le contrÎle préalable du client
Découvrez les éléments que vous devez inclure dans votre check-list de vérification des clients afin de protéger votre entreprise lors de l'accueil de nouveaux clients.
Check-list pour la sĂ©curitĂ© des centres dâappels
Les mesures de sécurité, telles que la gamification et la base de connaissances, augmentent l'engagement des agents. Il est également crucial de protéger les données des clients et de se conformer aux normes mondiales de sécurité des données. L'utilisation d'outils tels que le cryptage de bout en bout et l'automatisation peut aider à renforcer la sécurité des centres d'appels.
Ce texte est une liste de 44 check-lists pour divers domaines tels que les centres d'appels, le service clientÚle, les ressources humaines, le marketing et le référencement. Les check-lists incluent des sujets tels que l'assurance qualité du service client, les compétences en matiÚre de service à la clientÚle, la conception graphique, la transition des centres d'appels, la gestion des réseaux sociaux, l'installation d'un centre d'appels, le télétravail et l'audit de marketing.
Check-list dâaccueil dâun nouveau client
L'article explique l'importance d'envoyer un e-mail de bienvenue à un nouveau client pour créer une bonne premiÚre impression et présenter l'entreprise ainsi que ses produits et services. Il fournit également des conseils sur la façon de rédiger un e-mail de bienvenue et les outils nécessaires pour l'envoyer. En outre, l'article souligne la nécessité de planifier une réunion avec le client pour passer en revue les détails du contrat et clarifier toutes les questions. Le représentant commercial doit convenir d'un moment qui convient à tous les deux et choisir le meilleur format pour la réunion.
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Andrej Saxon | LiveAgent support team