Check-list du programme d’identification des clients

Check-list du programme d’identification des clients

Le principal programme de lutte contre le blanchiment d’argent (AML) aux États-Unis est le Bank Secrecy Act (BSA), qui exige que les institutions financières développent, mettent en œuvre et maintiennent un programme d’identification des clients (CIP). L’objectif d’un CIP est de garantir qu’une institution financière connaît la véritable identité de ses clients.

Pour vous conformer à la BSA, vous devez suivre une liste de contrôle pour établir votre CIP. Cet article fournit une liste de contrôle complète que vous pouvez suivre pour faciliter le processus.

L’importance d’une check-list du programme d’identification des clients

Savoir quelle étape suivre lors de la mise en œuvre d’un CIP aide les institutions financières et leurs équipes juridiques à se conformer au Bank Secrecy Act et à prévenir les activités de blanchiment d’argent. Les organisations peuvent être sûres qu’elles respectent leurs obligations financières, qu’elles recueillent les informations nécessaires auprès des clients, qu’elles vérifient leur identité et qu’elles créent un système financier plus sûr pour toutes les personnes concernées.

Qui peut bénéficier d’une check-list pour un programme d’identification des clients ?

  • Responsables de la conformité en matière de lutte contre le blanchiment d’argent

Il s’agit d’une personne nommée par une institution financière pour superviser les politiques de lutte contre le blanchiment d’argent et s’assurer qu’il n’y a pas de problèmes de conformité aux exigences réglementaires. Un professionnel de la conformité est généralement un cadre supérieur responsable de l’élaboration et de la mise à jour du CIP, ainsi que de la formation du personnel sur ses exigences.

  • Représentants de comptes

Ce sont les employés de première ligne d’une institution financière qui traitent directement avec les clients. Ils doivent connaître les exigences du programme d’identification des clients pour recueillir correctement les informations sur les clients et vérifier leur identité.

  • Personnel informatique

Ils jouent un rôle important dans le développement et la maintenance des systèmes utilisés pour stocker les informations sur les clients. Ils doivent également comprendre le fonctionnement du CIP pour le soutenir correctement.

  • Équipes de diligence appropriée pour les clients

Ces équipes sont chargées de mener des diligences renforcées sur les clients à haut risque. Elles doivent connaître le CIP pour évaluer correctement les risques et prendre les mesures appropriées.

  • Conseil d’administration

Ils sont chargés de définir l’orientation stratégique de l’institution financière, ce qui inclut l’approbation d’un CIP. En tant que tel, le conseil d’administration doit être informé des exigences du CIP et de la manière dont il aura un impact sur les opérations de l’organisation.

  • Actionnariat bénéficiaire

Une personne qui a la propriété effective d’une société – une personne qui possède ou contrôle en dernier ressort une participation dans une entité ou un arrangement juridique tel qu’une société, un trust ou une fondation – a tout intérêt à s’assurer que ses clients sont légitimes et qualifiés pour faire des affaires.

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Check-list du programme d’identification des clients

Ce groupe de personnes sera responsable du développement, de la mise en œuvre et de la maintenance du CIP.

Pourquoi est-il important de créer une équipe de lutte contre le blanchiment d’argent ?

Assurer la conformité avec la BSA exige que les entités financières prennent des mesures pour prévenir le blanchiment d’argent. C’est crucial pour la sécurité de chaque institution bancaire. Être responsable de la BSA signifie que cette équipe joue un rôle vital dans la préservation de l’intégrité de cette organisation.

Comment mettre en place une équipe de lutte contre le blanchiment d’argent?

Il n’existe pas de méthode unique, car la composition d’une équipe anti-blanchiment varie en fonction de la taille et de la structure de l’institution financière en question. Cependant, certaines étapes clés consistent à nommer un responsable du programme de conformité qui sera la personne chargée de superviser les politiques et procédures de lutte contre le blanchiment d’argent ; à réunir une équipe de représentants de comptes, de personnel informatique et d’analystes de la diligence raisonnable des clients ; et à fournir une formation à tous les employés sur les exigences du programme d’identification des clients.

Quels outils utiliser pour mettre en place une équipe anti-blanchiment ?

  • entretiens – pour déterminer le meilleur candidat pour le rôle de responsable du programme de conformité
  • matériel de formation – pour éduquer vos employés sur les exigences de la CIP
  • questionnaire – pour évaluer les connaissances de votre équipe sur la conformité AML et la CIP

Les institutions financières sont tenues de confirmer que leurs clients sont bien ceux qu’ils prétendent être dans le cadre du processus d’embarquement.

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Pourquoi est-il important de vérifier l’identité d’un nouveau client ?

En confirmant l’identité des clients, les organisations peuvent être sûres qu’elles ne font pas affaire avec des criminels ou des terroristes. Ceci, à son tour, contribue à protéger le système financier contre les abus et à prévenir le blanchiment d’argent.

Comment vérifier l’identité d’un nouveau client ?

Cela peut se faire par l’utilisation de documents, d’une authentification basée sur les connaissances, de méthodes non documentaires ou d’autres moyens. Les processus approuvés devraient déjà avoir été établis dans le cadre de votre CIP.

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Quels outils utiliser pour vérifier l’identité d’un nouveau client ?

  • Liste de contrôleCIP – pour vous assurer que vous suivez les procédures de vérification d’identité requises
  • documentation – pour recueillir les informations du client
  • authentification – pour confirmer les détails du client
  • méthodes non documentaires – pour confirmer autrement l’identité du client

Le suivi de leur processus d’ouverture de nouveaux comptes vous permettra de savoir quand le client a été embarqué, quel type de compte il a ouvert, et d’autres détails importants.

Pourquoi est-il important de créer un profil pour le client ?

Ce faisant, les institutions financières peuvent garder une trace de leurs relations d’affaires. Ces informations peuvent être utilisées pour évaluer les risques, surveiller les transactions financières et détecter les transactions ou les activités suspectes.

Comment créer un profil pour le client?

En recueillant des informations à leur sujet lors du processus d’ouverture de compte et en les stockant dans une base de données centrale. Ces données peuvent être utilisées pour créer un profil accessible à tous les départements concernés de l’organisation.

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Quels outils utiliser pour créer un profil pour le client ?

  • Formulaire d’ouverture de compte – pour recueillir les données du client
  • modèle de profil client – pour créer un format standard pour les profils
  • base de données – pour stocker les informations du client

L’équipe de lutte contre le blanchiment d’argent doit être informée chaque fois qu’un nouveau client est embarqué.

Pourquoi est-il important de notifier l’équipe AML d’un nouveau client ?

Cela permet à l’équipe d’évaluer les risques associés au client et de décider si des mesures supplémentaires doivent être prises. Il permet également de s’assurer que l’institution financière respecte les exigences de conformité de la CIP.

Comment informer l’équipe de lutte contre le blanchiment d’argent d’un nouveau client ?

Cela peut se faire en envoyant un e-mail ou en passant un appel téléphonique. La notification doit inclure toutes les informations pertinentes sur le client, telles que son nom, son adresse et sa date de naissance.

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Quels outils utiliser pour notifier l’équipe AML d’un nouveau client ?

  • outil de communication – pour contacter l’équipe AML (téléphone, email)
  • profil du client – pour fournir à l’équipe tous les détails pertinents sur le client

Revoir les détails fournis par les représentants de compte lors des entretiens avec les clients, ainsi que les données issues de la documentation et du processus d’authentification.

Pourquoi est-il important d’examiner les informations sur un nouveau client ?

Cela permet de s’assurer que toutes les informations requises ont été recueillies et que tout est vérifié. Cela vous permet également d’attraper tout drapeau rouge qui aurait pu être manqué lors de l’examen initial.

Comment examiner les informations sur un nouveau client ?

Passez toutes les données disponibles au peigne fin. Il s’agit notamment d’interroger les représentants du compte, d’examiner la documentation et d’authentifier les détails du client.

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Quels outils utiliser pour examiner les informations relatives à un nouveau client ?

  • Formulaire d’ouverture de compte – pour collecter les données du client
  • authentification – pour confirmer l’identité du client
  • Liste de contrôle CIP – pour vous assurer que vous suivez les procédures données

KYC est un ensemble de formulaires et de questions qui doivent être remplis et enregistrés pour chaque nouveau client.

Pourquoi est-il important de remplir la documentation KYC ?

Pour que les institutions financières puissent rassembler toutes les informations requises sur leurs clients. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour aider à déterminer les niveaux de risque avant de faire des affaires avec eux.

Il s’agit là d’une question de sécurité.

Comment remplir la documentation KYC ?

Insistez le client à suivre toutes les instructions du formulaire et à répondre sincèrement à toutes les questions. Celui-ci doit ensuite être signé par le client et un représentant de votre organisation. Utilisez la liste de contrôle KYC de LiveAgent pour ne manquer aucune étape.

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Quels outils utiliser pour remplir la documentation KYC ?

  • Check-list KYC de LiveAgent – pour compléter toutes les étapes requises
  • Formulaire KYC – pour recueillir les données du client
  • profil du client – pour fournir tous les détails pertinents sur

Pour vérifier l’identité du client, vous devrez recueillir auprès de lui certains détails et documents de confirmation.

Pourquoi est-il important de demander les documents requis ?

Pour confirmer l’identité du client et vérifier qu’il est bien celui qu’il dit. Cela vous permet également d’attraper tous les drapeaux rouges qui ont pu être manqués lors de l’examen initial.

Comment demander la documentation requise?

Prenez contact avec le client en utilisant sa méthode de communication préférée, en incluant une demande de toutes les informations pertinentes. Les documents nécessaires peuvent varier en fonction du pays dans lequel vous opérez, mais comprennent généralement une pièce d’identité délivrée par le gouvernement, une preuve d’adresse (par exemple, un relevé financier), la date de naissance, etc.

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Quels outils utiliser pour demander la documentation requise ?

  • outil de communication – pour contacter le client (téléphone, email)
  • profil du client – pour stocker toutes ses informations

Vérifiez toutes les informations du client afin de confirmer qu’elles sont complètes et correctes.

Pourquoi est-il important d’effectuer un examen par un spécialiste de la LBC ?

Pour vérifier que toute la documentation est en ordre et qu’il n’y a pas de drapeaux rouges qui ont été manqués. Cela permet de protéger votre organisation contre les crimes financiers.

Comment effectuer un examen par un spécialiste de la lutte contre le blanchiment d’argent?

Le spécialiste AML passera en revue toute la documentation et vérifiera que tout est en ordre. Il signalera également toute transaction suspecte, toute activité financière étrange ou toute information manquante.

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Quels outils utiliser pour effectuer un examen par un spécialiste de la AML ?

  • profil du client – pour fournir tous les détails pertinents sur le client
  • outil de communication – pour contacter le client (téléphone, e-mail)

Il s’agira d’effectuer une vérification du nom du client par rapport aux listes publiées.

Pourquoi est-il important d’effectuer un dépistage des sanctions ?

Vous devez vous assurer que vous ne faites pas affaire avec des personnes ou des organisations qui figurent sur ces listes. Ceci, à son tour, contribue à protéger votre entreprise contre les crimes financiers.

Comment effectuer un dépistage des sanctions ?

Il existe différents outils de dépistage, comme WorldCheck ou LexisNexis. Il suffit d’entrer le nom du client dans le système pour qu’il effectue une vérification dans les bases de données correspondantes.

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Quels outils utiliser pour effectuer le dépistage des sanctions ?

  • WorldCheck
  • LexisNexis

Si le nom du client potentiel est signalé dans l’une des vérifications de filtrage, vous devrez enquêter davantage.

Pourquoi est-il important de préparer un document d’escalade ?

Ce document contient toutes les informations pertinentes sur le client et son compte. Il sera utilisé pour transmettre le cas à un gestionnaire supérieur pour un examen plus approfondi.

Comment préparer un document d’escalade ?

Un modèle sera utile ici, alors cherchez en ligne si votre organisation n’en a pas déjà un. Si elle en a un, il suffit de remplir toutes les informations pertinentes et de l’envoyer pour examen.

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Quels outils utiliser pour préparer un document d’escalade ?

  • Modèle
  • Profil du client

Après avoir examiné toute la documentation, notez le client sur sa responsabilité potentielle envers votre entreprise.

Pourquoi est-il important d’attribuer une note de risque au client ?

Pour que vous puissiez prioriser vos dossiers et vous concentrer sur les clients qui présentent le plus grand risque pour votre organisation. Cela aide également le responsable de la conformité à décider d’approuver ou de rejeter le client potentiel.

Comment attribuer une cote de risque à un client ?

Il existe différentes méthodes pour le faire, mais vous pouvez utiliser un simple système de notation. Attribuez des points en fonction de facteurs tels que le pays d’origine du client ou son secteur d’activité.

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Quels outils utiliser pour attribuer une note de risque au client ?

  • profil du client
  • outils d’évaluation du risque – pour noter le client potentiel sur sa responsabilité perçue
  • agences de rapports sur les consommateurs – pour obtenir des informations sur les paiements et l’historique des activités de crédit, etc.

Si le client potentiel est considéré comme un danger possible, la décision de faire des affaires avec lui devrait être prise par le responsable de la conformité.

Pourquoi est-il important d’approuver ou de rejeter un client à haut risque ?

Pour réduire les chances que vous fassiez des affaires avec des personnes ou des organisations qui pourraient représenter une menace pour votre entreprise. En retour, cela contribue à vous protéger contre toute responsabilité financière.

Comment approuver ou rejeter un client à haut risque ?

La décision sera prise par le responsable de la conformité après qu’il ait examiné toutes les informations pertinentes. Ils donneront leur approbation pour l’ouverture du compte ou le rejetteront en fonction d’avoir une croyance raisonnable sur le fait qu’il s’agit d’un client à haut risque.

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Quels outils utiliser pour approuver ou rejeter un client à haut risque ?

  • profil du client
  • outil de communication

Si le client est approuvé, vous devrez créer un profil pour lui dans votre système.

Pourquoi est-il important d’ouvrir un compte pour le client en fonction du risque acceptable ?

Pour que vous puissiez commencer à faire des affaires avec eux et commencer à générer des revenus.

Comment ouvrir un compte pour le client en fonction du risque acceptable ?

Le processus variera en fonction des procédures internes de votre organisation, mais en général, vous devrez remplir des documents et les soumettre à l’approbation. Une fois que tout a été vérifié et approuvé, le compte sera ouvert dans votre système après la période d’attente requise.

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Quels outils utiliser pour l’ouverture d’un compte pour le client en fonction du risque acceptable ?

  • profil du client – à soumettre pour approbation
  • outil d’ouverture de compte – pour ouvrir le compte une fois que tout a été approuvé
  • outil de surveillance – pour rédiger un rapport d’activité suspecte après l’ouverture du compte, si nécessaire

Méthodes pour identifier efficacement un client

Tenue de registres

La première étape de tout programme d’identification des clients consiste à s’assurer que vous disposez de dossiers complets et précis sur tous les clients afin de pouvoir leur fournir le meilleur service client possible.

Comparaison des listes gouvernementales

Une autre façon d’identifier vos clients est de les comparer aux listes gouvernementales de personnes et d’organisations qui ont été signalées comme étant à haut risque. Cela permet d’écarter toute personne susceptible de représenter une menace pour votre entreprise.

Donnez un préavis suffisant

Dans le cadre de votre programme d’identification des clients, vous devrez informer le client que vous recueillez ses informations personnelles un certain nombre de jours ouvrables à l’avance. Cet avis doit être clair et bien visible, et il doit expliquer pourquoi vous collectez ces informations et comment elles seront utilisées.

Établissement des critères d’exemption

Certains clients peuvent être exemptés de votre programme d’identification des clients. L’établissement de critères d’exemption dès le départ vous évite de collecter inutilement des informations auprès de personnes qui ne présentent pas de risque pour votre entreprise.

Audits et tests

La mise à jour régulière de votre programme d’identification des clients est essentielle pour qu’il fonctionne efficacement. Ce processus permet d’identifier les éventuelles faiblesses du système et de s’assurer que vous êtes en conformité avec toutes les réglementations bancaires applicables.

Résumé de la check-list du programme d’identification des clients

  • Mettre en place une équipe de lutte contre le blanchiment d’argent
  • Vérifier l’identité d’un nouveau client
  • Créer un profil pour le client
  • Informer l’équipe AML du nouveau client
  • Examiner les informations sur le nouveau client
  • Compléter la documentation sur la connaissance du client avec la liste de contrôle KYC de LiveAgent
  • Demander les documents requis
  • Effectuer un examen de la documentation par un spécialiste de la lutte contre le blanchiment d’argent
  • Effectuer un dépistage des sanctions
  • Préparer un document d’escalade pour toute correspondance
  • Attribuer une cote de risque au client
  • Approuver ou rejeter un client à haut risque
  • Ouvrir un compte pour le client en fonction du risque acceptable

Frequently asked questions

Qu'est-ce qu'un programme d'identification des clients ?

Une CIP est un ensemble de politiques appropriées, spécifiques et fondées sur le risque que les institutions financières utilisent pour vérifier l’identité de leurs clients. Ce processus permet de prévenir la fraude et les activités de blanchiment d’argent et est exigé par la loi dans de nombreuses juridictions.

Quelles sont les meilleures pratiques en matière de PIC ?

Établissez des politiques claires et concises régissant les procédures d’identification des clients. Formez vos employés sur la façon d’identifier correctement les clients, utilisez la technologie pour aider à automatiser les processus d’identification et révisez régulièrement les procédures d’identification des clients.

Qui doit se conformer aux exigences du CIP ?

Les banques privées, les coopératives de crédit, les associations d’épargne et de prêt, les compagnies d’assurance, les courtiers-négociants enregistrés auprès de la SEC, et tout autre type d’entité juridique cliente. L’objectif commercial d’un CIP est d’empêcher ces institutions de faciliter à leur insu des activités financières criminelles en maintenant des comptes ou en effectuant des transactions financières pour des individus ou des entités qui cherchent à cacher leur identité à des fins illégales.

Quels sont les avantages d'un CIP ?

Pour une entité commerciale, il fournit un mécanisme permettant de découvrir et de vérifier les détails de ses clients afin de réduire le risque d’usurpation d’identité, de fraude et de transactions suspectes. Elle garantit le respect des exigences réglementaires gouvernementales telles que la norme Know Your Customer. Elle a également mis en place un programme de conformité anti-blanchiment d’argent. Pour les clients, les CIP constituent un moyen de protéger les informations personnelles et de s’assurer que les transactions sont sûres et sécurisées.

Comment puis-je m'assurer que mon CIP est efficace ?

D’abord, définissez clairement les buts et les objectifs du programme. Qu’essayez-vous d’atteindre ? Qui sont vos clients cibles ? Quelles sont les informations d’identification dont vous avez besoin de leur part ? Répondre à ces questions dès le départ vous aidera à créer un programme d’identification des clients ciblé et efficace. En outre, vous pouvez suivre une check-list de conformité comme celle-ci afin de ne manquer aucune étape cruciale.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des exigences du PIC ?

Selon la réglementation fédérale spécifique violée, les sanctions peuvent inclure des amendes monétaires, des sanctions pénales telles que l’emprisonnement, la révocation d’une licence d’entreprise ou des statuts constitutifs délivrés par le gouvernement, la confiscation de produits ou d’équipements, et/ou l’exclusion de la participation aux programmes gouvernementaux pour toute personne ayant la propriété effective et/ou siégeant au conseil d’administration.

À quelle fréquence dois-je revoir mon CIP ?

Le moment exact dépend de la nature de votre entreprise et du risque d’activité criminelle, mais en général, un examen périodique au moins tous les trimestres est un délai raisonnable pour maintenir l’exactitude. La clé d’un CIP efficace est de rester à jour avec les changements de votre clientèle et de conserver des dossiers précis.

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